Bài giảng Quản trị dự án - Chương 7: Kiểm soát lực dự án - Trịnh Thùy Anh

Nội dung text: Bài giảng Quản trị dự án - Chương 7: Kiểm soát lực dự án - Trịnh Thùy Anh

1. Các phương pháp theo dõi • Phương pháp đơn giản: 0 – 100 • Phương pháp theo dõi chi tiết – Phương pháp 50 – 50 – Phương pháp mốc thời gian – Đánh giá thực tế theo đúng khối lượng hoàn thành
2. Đo lường tiến trình và phân tích kết quả Có những điểm mốc không thể vượt qua
3. Khái niệm xem xét, ghi nhận kết quả các công việc trong quá trình thực hiện dự án theo các lịch trình đã định sẵn Thời gian, Chất lượng, Chi phí
4. Báo cáo tiến trình thực hiện dự án dữ liệu thực tế Tình hình bằng văn bản thực hiện dự án
5. Phân tích kết quả Kế hoạch Thực tế Phát hiện Phân tích sai lệch xu thế Phản ứng điều chỉnh
6. Điều chỉnh trong quá trình kiểm soát dự án Thêm muối trong món súp của tôi
7. 1. Tìm một phương án giải quyết khác? 2. Xem xét lại chi phí? 3. Xem xét lại thời hạn? 4. Xem xét lại quy mô/nội dung các công việc dự án? 5. Dừng dự án?
8. Nội dung kiểm soát dự án Đừng bao giờ làm ông chủ phải ngạc nhiên
9. Kiểm soát tiến độ thời gian t C Nội dung Thời gian t V 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 A Làm móng nhà (0/-1) (-1/-1) 2 B Vận chuyển cần trục (-1/0) 3 C Lắp dựng cần trục (0/1) 4 D Vận chuyển cấu kiện (-1/-1) 5 E Lắp ghép khung nhà
10. Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí tích luỹ 180 160 140 120 Chi phí tích luỹ 100 Ngân sách tích luỹ 80 Giới hạn kiểm soát dưới 60 Giới hạn kiểm soát trên 40 20 0 1 2 3 4 5
11. Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí theo thời kỳ 50 40 Chi phí 30 giới hạn trên 20 Giới hạn dưới 10 0 1 2 3 4 5
12. Kiểm soát chất lượng và các thay đổi thiết kế Kiểm soát Phát hiện sai khác so với chất lượng các chỉ tiêu kỹ thuật, các tiêu chuẩn nhận diện, kiểm soát các Kiểm soát đặc tính thiết kế của hệ thiết kế thống (sản phẩm của dự án)
13. Tích hợp kiểm soát dự án Kiểm soát tiến độ Kiểm soát Kiểm soát cung ứng rủi ro Kiểm soát Kiểm soát chất lượng chi phí
14. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIểM SOÁT CHI PHÍ DA
15. Phương pháp truyền thống • Hiện vẫn được sử dụng trong nhiều dự án • Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ đối với một công việc hoặc 1 nhóm công việc trong WBS. • Mỗi báo cáo gồm: – Mô tả công việc – Tiến độ theo thời gian – Ai là người chịu trách nhiệm – Ngân sách theo thời gian – Nguồn lực yêu cầu (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu )
16. Phương pháp mới: kiểm soát chi phí theo giá trị làm ra • PP các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/chi phí C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) hoặc PP giá trị làm ra (Earned Value) • là sự phát triển của hệ thống PERT/COST và tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ • PP này tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển của dự án
17. Các đại lượng cơ bản Phân tích về kết quả (Performance Analysis) • Dự chi (BCWS: Budgeted Cost of the Work Schedule) • Thực chi (ACWP: Actual Cost of the Work Performed) • Giá trị làm ra (BCWP: Budgeted Cost of the Work Performed) Phân tích về sai lệch (Variance Analysis) • Sai lệch về tiến độ (SV: Schedule Variance) • Sai lệch về chi phí (CV: Cost Variance) • Sai lệch kế toán (AV: Accounting Variance) • Sai lệch thời gian (TV: Time Variance) Chỉ số kết quả công việc • Chỉ số kết quả về tiến độ (SPI: Schedule Performance Index) • Chỉ số kết quả về chi phí (CPI: Cost Performance Index)
18. Ví dụ • Dự án làm 1.000m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. • Kế hoạch: – cứ 1 ngày làm được 25m – chi phí phải tốn là 200 USD/m. • Giả sử đến cuối ngày 18: – đã làm được 400m – thực chi là 80.000 USD. • Yêu cầu: – Đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18
19. 1.1 Dự chi (BCWS) • Là chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch hay giá trị công việc theo kế hoạch • Là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của kế hoạch • Công thức: Ngân sách dự tính % công việc được cho toàn bộ công X hoạch định cho đến BCWS = việc thời điểm xem xét • Theo ví dụ: – BCWS = 200.000 x 18/40 = 90.000 (USD) hoặc – BCWS = 200 x 25 x 18 = 90.000 (USD)
20. 1.2 Thực chi (ACWP) • Là chi phí thực sự của công việc đã được thực hiện trong một giai đoạn thời gian. • Là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi trong thực tế để thực hiện một công việc cụ thể trong một giai đoạn thời gian • Lưu ý: – chi phí NVL mua trước và trả chậm – ACWP bao gồm tất cả biến phí và có tỷ lệ CP qlý tương ứng • Theo ví dụ: – ACWP = 80.000 (USD) đến cuối ngày 18
21. 1.3 Giá trị làm ra (BCWP) • Là chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện • Công thức: % công việc thực Ngân sách dự sự đã làm cho BCWP = tính cho toàn bộ X đến thời điểm công việc • Ước tính giá trị làm ra trong thực tế xem xét – Sử dụng phán xét chủ quan – Dựa trên số lượng các đơn vị SP đã làm ra – Sử dụng mốc tăng trưởng: giá trị định mức của mốc dự án • Theo ví dụ: – BCWP = 200.000 x 400/1000 = 80.000 (USD) hoặc – BCWP = 400 x 200 = 80.000 (USD)
22. 2.1 Sai lệch về tiến độ (SV) • SV Là con số tính bằng tiền thể hiện tổng cộng công việc đã hoàn thành cho tới thời điểm đánh giá là ít hơn hay nhiều hơn so với kế hoạch • SV đánh giá dự án đang chậm hay nhanh so với kế hoạch • Công thức SV = BCWP – BCWS • Đánh giá: – SV > 0 : Dự án đang tiến triển vượt tiến độ (Ahead Schedule) – SV = 0 : Dự án đang tiến triển đúng tiến độ (On Schedule) – SV < 0 : Dự án đang tiến triển chậm tiến độ (Behind Schedule)
23. 2.1 Sai lệch về tiến độ (SV) • Theo ví dụ, đến cuối ngày thứ 18: SV = 80.000 – 90.000 = - 10.000 (USD) • Giải thích • Dự án đang tiến triển chậm tiến độ vì SV < 0 • Cụ thể là chậm tiến độ tương ứng với 10.000/200 = 50 (m) 50/25 = 2 (ngày)
24. 2.2 Sai lệch về chi chí (CV) • CV đo chi phí hoạt động của dự án • Lưu ý: – Cần tính đúng, tính đủ, kể cả CP không là tiền mặt – Khi tính BCWP đã có tính CP dự phòng • Công thức CV = BCWP – ACWP • Đánh giá: – CV > 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí không vượt mức (Cost Under Run) – CV = 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí đúng mức (On Cost) – CV < 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí vượt mức (Cost Over Run)
25. 2.2 Sai lệch về chi chí (CV) • Theo ví dụ, cuối ngày 18: – CV = 80.000 – 80.000 = 0 – Giải thích: • Dự án đang tiến triển với CP đúng mức
26. 2.3 Sai lệch kế toán (AV) • AV là chênh lệch giữa dự chi và thực chi trong một giai đoạn thời gian • Công thức AV = BCWS – ACWP • Đánh giá: – AV > 0 : Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi – AV = 0 : Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi – AV < 0 : Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi
27. 2.3 Sai lệch kế toán (AV) • Theo ví dụ, đến cuối ngày 18: – AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 (USD) – Giải thích: dự án đang tiến triển với ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi
28. 2.4 Sai lệch thời gian (TV) • TV chỉ ra theo đơn vị thời gian dự án chậm hay nhanh bao nhiêu so với kế hoạch • Công thức TV = SD – BCSP • Trong đó: – SD (Status Date): ngày xem xét/ngày đánh giá dự án – BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà tại đó BCWS = BCWP (chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch bằng chi phí dự tính cho công việc đã thực hiện)
29. 2.4 Sai lệch thời gian (TV) • Theo ví dụ – BCSP = 80.000 / 25 / 200 = 16 (tại ngày 16 thì BCWS = BCWP) – TV = SD – BCSP = 18 – 16 = 2 (ngày) • Dự án chậm 2 ngày so với kế hoạch
30. 3. Chỉ số kết quả • Chỉ số kết quả tiến độ (SPI) SPI = BCWP/BCWS – Giải thích • SPI > 1: công việc được thực hiện nhanh hơn so với kế hoạch • SPI < 1: báo hiệu các vấn đề về tiến độ công việc • Theo ví dụ – SPI = 80.000 / 90.000 = 0,89 < 1 – Giải thích: dự án đang chậm tiến độ
31. 3. Chỉ số kết quả • Chỉ số kết quả chi phí (CPI) CPI = BCWP/ACWP – Giải thích • CPI > 1: công việc được thực hiện dưới mức dự chi • CPI < 1: báo hiệu các vấn đề về chi phí • Theo ví dụ – CPI = 80.000/80.000 = 1 – Giải thích: dự án đang chi đúng mức
32. 4. Dự báo chi phí thực hiện tương lai (Forcasting Future Cost Performance) FCTC FCAC SD n BCWS BCAC BCWP ACWP • Trong đó: – BCAC (Budgeted Cost At Completion): CP dự trù tại thời điểm hoàn thành dự án – SD (Status Day): ngày đánh giá – FCTC (Forecast Cost To Complete Project): CP dự báo để hoàn thành phần còn lại của dự án – FCAC (Forecast Cost At Completion): CP dự báo cho toàn bộ dự án
33. 4. Dự báo chi phí thực hiện tương lai (Forcasting Future Cost Performance) • FCTC (Forecast Cost To Complete Project): CP dự báo để hoàn thành phần còn lại của dự án • FCAC (Forecast Cost At Completion): CP dự báo cho toàn bộ dự án FCAC = ACWP + FCTC • Khi xác định được FCTC và FCAC, dự án sẽ dự trù thêm CP để có thể hoàn tất dự án nếu có sự vượt CP ở các thời điểm kiểm soát.
34. 4. Dự báo chi phí thực hiện tương lai (Forcasting Future Cost Performance)
35. Thời điểm hoàn thành Thời điểm Thời điểm dự kiến ban hoàn thành báo cáo đầu hiệu chỉnh Chi phí vượt Ước tính chi Ước quá phí hiệu chỉnh tính CP còn lại BCWS AV ACWP CV SV Thời gian chậm trễ TV dự kiến BCWP
36. Đại lượng PT kết quả (Performance Analysis) Tên gọi Kí hiệu Giải thích Cách xách định Dự chi BCWS CP dự tính của CV (NS dự tính toàn bộ (ĐVT: (Budgeted Cost of theo kế hoạch công việc) x (% tiền) the Work Giá trị CV theo kế công việc hoạch Schedule) hoạch định cho đến thời điểm xem xét) Thực chi ACWP CP thực sự của CV đã Tất cả các CP có (ĐVT: (Actual Cost of được thực hiện liên quan đến CV tiền) the Work Performed) Giá trị làm BCWP CP dự tính của CV đã (NS dự tính toàn bộ ra (Budgeted Cost of được thực hiện công việc) x (% (ĐVT: the Work công việc thực sự Performed) tiền) đã làm cho đến thời điểm xem xét)
37. Đại lượng PT sai lệch (Variance Analysis) Tên gọi Kí hiệu Giải thích Cách xách định Sai lệch về SV SV > 0: vượt tiến độ SV = BCWP – BCWS tiến độ (Schedule SV = 0: đúng tiến độ (ĐVT: tiền) Variance) SV 0: CP không vượt mức CV = BCWP – ACWP CP (Cost CV = 0: đúng mức (ĐVT: tiền) Variance) CV 0: NS kế hoạch > thực chi AV = BCWS – ACWP toán (Accountin AV = 0: NS kế hoạch = thực chi (ĐVT: tiền) g Variance) AV < 0: NS kế hoạch < thực chi Sai lệch thời TV Theo đơn vị thời gian, dự án TV = SD – BCSP gian (Time chậm hay nhanh bao nhiêu so SD: ngày đánh giá (ĐVT: tgian) Variance với kế hoạch BCSP: thời điểm BCWS = BCWP
38. Chỉ số kết quả công việc Tên gọi Kí hiệu Giải thích Cách xách định Chỉ số kết SPI SPI > 1: nhanh hơn kế quả về (Schedule hoạch Performance tiến độ Index) SPI 1: thực hiện dưới quả về (Cost mức dự chi Performance chi phí Index) CV < 1: vấn đề về CP
39. CPI 1,1 Dự án tiến Dự án gặp vấn đề về tiến độ triển tốt về tiến 1,05 3 độ và chi phí 1 1 0,95 0,9 Dự án gặp vấn Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí đề về chi phí 2 0,85 4 0,8 0,75 SPI 0,75 0,8 0,85 0,9 0,95 1 1,05 1,1
40. Các vấn đề mấu chốt • Làm thế nào để kiểm soát dự án? • Phương pháp, công cụ, kỹ năng kiểm soát dự án?
41. Hết chương 7 .