Bài giảng Quản lý dự án - Chương 7: Quản lý truyền thông

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án - Chương 7: Quản lý truyền thông

1. Quan hệ giữa số người và số kênh thông tin x QLDA 11
2. Mạng truyền thông QLDA 12
3. 1.c. Báo cáo thực thi  Dùng để thông báo cho stakeholder về việc tài nguyên đã được sử dụng như thế nào  Nhiều người dùng lẫn lộn giữa báo cáo thực thi và báo cáo tình trạng (status report). QLDA 13
4. Các loại báo cáo  Báo cáo tình trạng (Status report): mô tả nơi mà dự án đạt được tại 1 thời điểm nào đó. Cần phải xét đến bộ ba ràng buộc. . Bao nhiêu tiền đã bỏ ra đến thời điểm đó? . Bao nhiêu lâu để làm xong 1 nhiệm vụ nào đó? . Công việc có hoàn thành như kế hoạch không?  Báo cáo diễn tiến (Progress report): mô tả đội dự án đã hoàn thành cái gì trong khoảng 1 thời gian xác định.  Báo cáo dự báo (Forecast report): dự đoán tình trạngvà tiến triển của dự án trong tương lai dựa vào thông tin trước đó và khuynh hướng. QLDA 14
5. 1.d. Quản lý stakeholder  Hai công cụ hỗ trợ: Ma trận Quản lý Kỳ vọng (Expectation Management Matrix) và Nhật ký Phát sinh (Issue Log). QLDA 15
6. Ma trận Quản lý Kỳ vọng
7. Ma trận Quản lý Kỳ vọng
8. Lưới quyền lực và sự quan tâm QLDA 18
9. 2. Cải thiện truyền thông dự án a. Phát triển kỹ năng truyền thông b. Họp hiệu quả c. Dùng email hiệu quả d. Dùng các mẫu trong truyền thông QLDA 19
10. 2.a. Phát triển kỹ năng truyền thông  Các công ty thường không chú ý đến tầm quan trọng của phát triển kỹ năng nói, viết, và nghe.  Dietitian Carol M. Coughlin (2000) phát biểu rằng “người ta nhớ 10% những gì người ta đọc, 20% những gì người ta nghe, 30% những gì người ta thấy, và 70% những gì người ta thấy, nghe và đọc“.  Môi trường truyền thông . Bằng lời (verbal): bằng miệng (oral), bằng từ ngữ. . Bằng hình ảnh (visual): biểu đồ, hình ảnh. . Không bằng lời (nonverbal): hoạt động và hành vi.
11. Ngôn ngữ cơ thể 1. Rào cản giữa bạn và người giao tiếp - khoanh tay. 2. Đăng nhập của sự hoài nghi - gãi cằm. 3. Sức khỏe tốt và thái độ tích cực - thể hiện tư thế thẳng đứng. 4. Mệt mỏi - giảm tư thế. 5. Tức giận - siết chặt nắm tay. 6. Sự quyết đoán - chỉ ngón tay. 7. Chán nản - xoáy trôn ốc một bàn chân. 8. Che giấu điều gì đó - không có giao tiếp bằng mắt. QLDA 21
12. Ngôn ngữ cơ thể 9. Thách thức - tay lên hông. 10. Sự thống trị - ngồi ngược trên một cái ghế. 11. Tất cả mọi thứ trong tầm kiểm soát - ngón tay cái trong vành đai hoặc quần. 12. Kỳ vọng - lòng bàn tay cọ xát. 13. Trung thực - lòng bàn tay mở thỉnh thoảng chạm vào ngực. 14. Thiếu kiên nhẫn - trống ngón tay. 15. Mất an ninh - cắn móng tay. 16. Quan tâm đến một người nào đó hoặc một cái gì đó - nghiêng đầu. QLDA 22
13. 2.b. Họp hiệu quả  Xác định định có nên tránh được buổi họp nào không  Xác định mục đích và kết quả đạt được của buổi họp  Xác định những người tham gia cuộc họp  Cung cấp chương trình họp cho người tham gia trước buổi họp  Chuẩn bị tài liệu và các hỗ trợ trực quan  Tiến hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp  Xây dựng quan hệ
14. 2.c. Dùng email hiệu quả  Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả  Bảo đảm gởi e-mail đến đúng người  Các đề trong email phải phù hợp  Giới hạn nội dung cho một chủ đề chính, càng rõ ràng và súc tích càng tốt  Giới hạn số lượng và kích thước các tập tin đính kèm  Xóa các email không cần thiết, và không đọc email nếu lo ngại có vấn đề  Bảo đảm luôn cập nhật phần mềm chống virút (virus)  Trả lời nhanh các email  Học cách sử dụng các tính năng hữu ích
15. Email  Email rất nguy hiểm vì có thể gởi nhiều người và chỉ bằng 1 cú nhấn nút send.  Các bước cho email quan trọng: . Vài phút để thu thập ý. . Nghiên cứu một số sự kiện để hỗ trợ. . Chọn những từ đúng cho việc chuyển tải thông tin gởi. . Xác định thông tin gởi sẽ được xử lý bằng email điện thoại hay với cá nhân. . Nếu bạn viết nháp trong vội vã, đừng gởi nó cho đến khi đọc lại ngày hôm sau. Cần thời gian cho nội dung được tốt hơn. QLDA 25
16. 2.d Dùng các mẫu trong truyền thông  Nhiều người sợ yêu cầu người khác giúp đỡ  Cung cấp các ví dụ và các mẫu truyền thông để tiết kiệm thời gian và tiền bạc  Các công ty có thể phát triển mẫu truyền thông riêng của họ, dùng của các công ty bên ngoài, hoặc dùng các mẫu trong sách giáo khoa  Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty giỏi về quản trị dự án dùng các mẫu truyền thông rất hiệu quả
17. Mẫu mô tả dự án
18. Mẫu tiến độ hàng tháng
19. Câu hỏi QLDA 29