Giáo trình Tin học văn phòng - Trường Đại học Sư phạm Huế

Nội dung text: Giáo trình Tin học văn phòng - Trường Đại học Sư phạm Huế

1. - Xóa tên đã gán sai: dùng menu [Insert]\Name\Define Trong hộp [Define Name], ta chọn tên cần xóa và chọn nút [Delete]. TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI 1 11
2. BÀI 2 LÀM VIÊC VỚI BẢNG TÍNH 2.1.Các thao các cơ bản 1. Chọn các ô, hàng, cột - Chọn 1 ô: click vào ô muốn chọn - Chọn nhiều ô liên tục: chọn ô đầu tiên (góc trên trái) của khoảng cần chọn, sau đó drag (kéo lê) mouse (hoặc shift-click) đến vị trí cuối (góc dưới phải) . - Để chọn thêm các ô rời rạc nhấn giữ phím Ctrl trong khi click vào các ô. F Ngoài ra, còn có thể chọn nhanh bằng cách nhập khoảng cần chọn vào hộp tên. - Việc chọn hàng hoặc cột tương tự như chọn ô. Thay cho click vào ô, ta click vào nhãn cột hoặc số hiệu hàng để chọn 1 cột hoặc 1 hàng. Chọn nhiều liên tục bằng kỹ thuật drag hoặc shift-click. Chọn rời rạc bằng Ctrl-click. (Drag ở đầu dòng, đầu cột để chọn một hoặc nhiều dòng và chọn một hoặc nhiều cột) 2. Các cách thực hiện lệnh - Dùng menu hoặc shortcut menu (dùng Right-click) - Dùng biểu tượng lệnh trong thanh công cụ 12 Hoàng Vũ Luân
3. - Dùng phím tắt 3. Chèn, xóa các ô, hàng, cột 1- Chọn các ô, hàng, cột cần tác động 2- Click mouse phải (Right-click) làm xuất hiện shortcut menu 3- Chọn lệnh thích hợp từ shortcut menu: Insert để chèn thêm Delete để xóa Clear contents để xóa nội dung các ô (hoặc nhấn phím Del) F Có thể dùng menu thay cho việc nhấn R-click. Menu [Edit]\Del hoặc [Edit]\Clear để xóa. Menu [Insert]\Cells, Rows hoặc Columns để chèn thêm. F Số đối tượng chèn thêm vào hoặc xóa đi bằng với số đối tượng đã chọn (ví dụ, nếu đang chọn 3 hàng thì lệnh Insert sẽ chèn 3 hàng) 4. Nhập và sửa chữa nội dung của ô Ÿ Nhập: Chọn ô, sau đó nhập nội dung. Lưu ý đến cách thức Excel chỉnh lề tùy thuộc vào dạng dữ liệu sẽ nhập. Nếu là chuỗi ® chỉnh trái; ngày, giờ hoặc số ® chỉnh phải. Để nhập chuỗi các số như 2356 ta thêm dấu nháy đơn (‘) phía trước chuỗi số này: ‘2356. Kết thúc việc nhập nội dung bằng phía Enter. Nếu không muốn thay đổi nội dung đã có trước đó thì nhấn Esc. Ÿ Sửa: Nhấn Double-click (D-click) hoặc F2 vào một ô đang chọn để sửa chữa nội dung, nếu chỉ click vào ô thì dữ liệu nhập vào sẽ thay dữ liệu đã có trước đó. Trong chế độ sửa chữa có thể dùng các phím ¬, ®, Home, End để di chuyển. Dùng dấu bằng (=) để bắt đầu nhập công thức. Nếu trong công thức cần tham chiếu ô thì hoặc là tự nhập tên các ô cần tham chiếu, hoặc là dùng mouse để chọn. Ví dụ: tại ô D7 cần nhập công thức tính: = B7 + C7, đầu tiên nhập dấu =, sau đó dùng mouse click vào ô B7, nhập dấu + và click vào C7 và nhấn Enter để hoàn tất. Tiến hành tương tự đối với khoảng liên tục các ô (dùng drag thay cho click). nhấn enter ta được  Tạo dạng ô (Format Cells): Excel cung cấp nhiều khả năng trong việc thay đổi dạng thức của một ô. Ví dụ: đối với 1 con số có thể được biểu diễn bằng nhiều dạng: nó có thể là số, là ngày, giờ, biểu diễn phần trăm, tiền tệ với ký hiệu $, đ TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI 2 13
4.  Để tạo dạng một hoặc nhiều ô, đầu tiên ta chọn chúng, sau đó dùng menu [Format]Cells hoặc nhấn phím phải và chọn Format Cells Trong hộp thoại có chứa nhiều mục phục vụ cho việc tạo dạng. Chúng bao gồm: - Mục [Number] dùng để tạo dạng số, gồm: Number tạo dạng các con số, Currency dạng tiền tệ; Date, Time dạng ngày giờ; Percentage dạng phần trăm; Fraction dạng phân số; Text dạng văn bản  Custom là dạng đặc biệt, nó cho phép người sử dụng tự điều chỉnh việc tạo dạng. Một số mã tạo dạng hay dùng là: * Mã tạo dạng số: (ví dụ số cần tạo dạng: 3149.457) Mã Kết quả Ý nghĩa 0 3149 Làm tròn đến hàng đơn vị (không có số lẻ) 0.00 3149.46 Lấy 2 chữ số lẻ #,##0 3,149 Có ký tự phân cách nhóm 3 số và làm tròn 0.00% 314945.70% Theo dạng % có hai số lẻ 0.00 “đ” 3149.46 đ Thêm chuỗi vào kết quả (trong cặp “ ”) * Mã tạo dạng ngày (ví dụ: ngày 15 tháng 7 năm 1999) Mã Kết quả Ý nghĩa dd/mm/yy 15/07/99 ngày/tháng/năm, mỗi vị trí có 2 số mm/dd/yy 07/15/99 tháng/ngày/năm, mỗi vị trí có 2 số mm/dd/yyyy 07/15/1999 năm có 4 chữ số dd-mmm-yy 15-Jul-99 tên tháng có 3 ký tự viết tắt - Mục [Alignment] dùng để chỉnh sắp dữ liệu theo 2 hướng: ngang (Horizontal), đứng (Vertical); và điều khiển việc cho phép văn bản xuống dòng (Wrap text) hay 14 Hoàng Vũ Luân
5. trải lấp sang các ô bên cạnh. Ngoài ra còn cho phép quay văn bản theo các góc quay khác nhau. - Mục [Font] dùng để tạo dạng về font chữ. - Mục [Border] dùng cho việc thiết lập đường viền của các ô với rất nhiều lựa chọn: 5. Tạo dãy tự động Một dãy số liệu liên tục (ví dụ: a1, a2, ) có thể được tạo ra một cách tự động bằng cách nhập số liệu đầu (a1), sau đó chọn nó sẽ làm xuất hiện một nút vuông nhỏ ở góc dưới phải, di chuyển mouse đến vị trí này (mouse có hình dấu cộng) kéo lê nút vuông đến ô cuối của dãy số liệu sẽ tạo ra một dãy liên tục. Nếu dãy là dãy số (ví dụ: 1, 2, ) thì phải nhấn thêm phím Ctrl để tạo dãy liên tục. Nếu ô đầu tiên là công thức thì việc kéo nút điều khiển sẽ sao chép công thức đến các ô, khi đó các tham chiếu sẽ được điều chỉnh tự động. Drag 2.2.Sử dụng menu FILE Menu File chứa các lệnh tác động lên tổng thể workbook, bao gồm: + New Bắt đầu tạo mới một workbook. + Open Mở một workbook đã ghi trước đó. + Close Đóng cửa sổ workbook đang làm việc. TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI 2 15
6. + Save Ghi workbook đang làm việc ra file. Toàn bộ Sheet có trong workbook sẽ cùng được lưu trữ trong một file có phần mở rộng là XLS. + Save as Ghi ra dưới một tên mới. Nếu là lần đầu tiên ghi file thì chức năng này sẽ tự động được chọn thay cho Save. + Print preview Xem tổng thể workbook trước khi in chính thức. + Print In toàn bộ workbook, hoặc chỉ in Sheet đang làm việc hiện thời. + Exit Kết thúc phiên làm việc với Excel. 2.3.Sử dụng hàm (function) trong công thức Hàm có thể được nhập trực tiếp trong công thức hoặc sử dụng công cụ chèn hàm của Excel. Để chèn hàm vào công thức, dùng menu [Insert]Function hoặc click vào biểu tượng Function Wizard [fx]. Chủ đề: Các hàm thường dùng Liệt kê tất cả các hàm Các hàm tài chính Ngày và giờ Toán và lượng giác Thống kê Tìm kiếm và tham chiếu Hàm cơ sở dữ liệu Hàm văn bản Hàm lôgic Hàm thông tin Trong hộp thoại Function Wizard có hai bảng, bên trái là chủ đề các hàm, bên phải là hàm sẽ chọn. Các hàm được tổ chức theo chủ đề để dễ sử dụng. Sau khi chọn được hàm thích hợp, sẽ thực hiện tiếp các bước còn lại để nhập nội dung cho các đối số của hàm. Ví dụ, đối với hàm SUM cần chỉ ra khoảng các ô sẽ lấy tổng Trong quá trình nhập nội dung, để tham chiếu đến các ô ta có thể dùng mouse để chỉ định các ô cần tham chiếu mà không cần phải nhập trực tiếp. Cũng có thể sử dụng việc đặt tên để đơn giản hóa việc quản lý các ô. Sau khi hoàn tất nhấn [Finish] hoặc [OK] để kết thúc. 16 Hoàng Vũ Luân
7.  Lưu ý: nếu tiến trình nhập công thức ở một ô chưa xong thì không thể kết thúc Excel, khi đó sẽ có thông báo lỗi về việc chưa hoàn tất công thức (hoặc trong công thức có lỗi) - Và tiếp đó là thông báo không thể kết thúc Excel:  Để giải quyết lỗi này, ta nhấn OK để quay về ô chứa công thức đang nhập và nhấn ESC để hủy công thức, sau đó sẽ có thể kết thúc Excel bình thường. TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI 2 17
8. BÀI 3 CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL 3.1.Các hàm tính toán và thống kê (Statistical) 1. Hàm Sum * Cú pháp: SUM(danh sách đối số) Hàm Sum tính tổng các số có mặt trong danh sách đối số của nó. * Trong đó: danh sách đối số có thể là hằng (số hoặc chuỗi số), khoảng các ô chứa số hoặc một hàm trả về giá trị kiểu số. * Ví dụ: Sum(2, “4”, True) = 7, vì “4” được chuyển thành số 4; True=1 (False=0) Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Sum(C2:C4) = 21 2. Hàm Max * Cú pháp: MAX(danh sách đối số) Hàm Max trả lại giá trị số lớn nhất trong danh sách đối số. * Ví dụ: Max(2, 5, 7) = 7 Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Max(C2:C4) = 10 3. Hàm Min * Cú pháp: MIN(danh sách đối số) Hàm Min trả lại giá trị số nhỏ nhất trong danh sách đối số. 4. Hàm Average * Cú pháp: AVERAGE(danh sách đối số) Hàm Average trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách đối số. * Ví dụ: Average(2, 5, 7) = 4.66(6) Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Average(C2:C4) = (7+4+10)/3 = 7 5. Hàm Round * Cú pháp: ROUND(số, số_chữ_số) Hàm Round trả lại giá trị số (kiểu số thực) đã được làm tròn đến độ chính xác tùy thuộc vào số_chữ _số. Nếu: - số chữ số > 0 làm tròn phần lẻ ví dụ: Round(21.546, 2) = 21.55 - số chữ số = 0 lấy số nguyên gần nhất ví dụ: Round(21.546, 0) = 22 - số chữ số < 0 làm tròn phần nguyên ví dụ: Round(21.546, -1) = 20 6. Hàm Int * Cú pháp: INT(số) Hàm Int trả lại phần nguyên của số (làm tròn số đến số nguyên gần bằng nhất) So sánh với hàm Round(n, 0) là hàm làm tròn trên, Int là hàm làm tròn dưới. * Ví dụ: Int(2.57) = 2; Int(7/4) = 1; Int(-3.49) = -4 18 Hoàng Vũ Luân
9. 7. Hàm Mod * Cú pháp: MOD(số, số chia) Hàm Mod tính phần dư trong phép chia nguyên của số với số chia * Ví dụ: Mod(13, 4) = 1 vì 13 chia 4 được 3, dư 1 Giả sử tại ô C3 chứa số ngày làm việc, khi đó công thức = Int(C3/7) sẽ cho số tuần; và công thức = Mod(C3, 7) cho lại số ngày lẻ. 8. Hàm Count * Cú pháp: COUNT(danh sách đối số) Danh sách đối số có thể là các giá trị số, ngày, logic, chuỗi hoặc một danh sách tham chiếu. Hàm Count đếm các giá trị kiểu số (hoặc giá trị có thể chuyển tự động thành kiểu số, như: kiểu ngày, chuỗi số, lôgic ) có mặt trong danh sách đối số. Hàm này có thể kết hợp với hàm Sum để thay cho Average khi cần đảm bảo tính chính xác của phép lấy trung bình một khoảng giá trị mà không chắc các giá trị này là số. * Ví dụ: Count(13, “432”, “abc”) = 2 vì chuỗi 432 được chuyển thành giá trị số Count(12/8/98, TRUE) = 2 các kiểu ngày, lôgic được chuyển thành số 9. Hàm CountA * Cú pháp: COUNTA(danh sách đối số) Hàm CountA đếm số các giá trị có mặt trong danh sách đối số và chỉ bỏ qua không đếm các ô rỗng trong khoảng tham chiếu. * Ví dụ: Xét 4 ô A1:D1 như sau: A B C D 1 xy 25 True Khi đó: CountA(A1:D1) = 3 vì B1 rỗng 10. Hàm Rank * Cú pháp: RANK(số cần xếp hạng, danh sách số, phương pháp sắp) Hàm Rank trả lại thứ hạng của số cần xếp hạng theo các giá trị của danh sách số. Nếu phương pháp sắp bằng 0 (hoặc bỏ qua) thì danh sách số được sắp theo thứ tự giảm dần, ngược lại là thứ tự tăng dần trước khi so sánh giá trị. Ví dụ nếu cần sắp thứ hạng học lực thì phương pháp sắp sẽ là 0, nếu cần sắp thứ hạng thành tích vận động viên theo thời gian thì phương pháp sắp sẽ khác 0 (bằng 1 chẳng hạn). Đối với các giá trị bằng nhau trong danh sách số thì thứ hạng tương ứng của chúng sẽ bằng nhau. * Ví dụ: Giả sử các ô từ A1 đến A5 chứa giá trị tương ứng là 5, 6, 9, 4, 8 Khi đó: Rank(A1, A1:A5, 1) = 2 (thứ tự tăng: 4, 5, 6, 8, 9) nhưng: Rank(A1, A1:A5, 0) = 4 (thứ tự giảm: 9, 8, 6, 5, 4)  Ví dụ tổng hợp về các hàm tính toán, thống kê: A B C D E F G 1 5 7 6 =SUM(A1:C1) =MAX(A1:C1) =MIN(A1:C1) =AVERAGE(A1:C1) 2 3 9 8 =SUM(A2:C2) 2 2.57 21.546 3 2 4 7 =SUM(A3:C3) =MOD(B2,E2) =INT(F2) =ROUND(G2,2) 4 6 9 5 =SUM(A4:C4) =RANK(A1,A1:A4,0) =ROUND(G2,0) 5 a x =COUNT(A4:C5) =COUNTA(A4:C5) =ROUND(G2,-1) TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI 3 19
10. Từ các công thức và số liệu cho ở trên, ta có các kết quả sau: 3.2.Các hàm lôgic Các hàm logic thường sử dụng, hoặc tạo ra - các biểu thức logic. Biểu thức logic là một biểu thức được lượng giá bởi hai giá trị: đúng (True = 1) và sai (False = 0). Trong đó các toán hạng có thể là hằng, tham chiếu ô, kết quả của một hàm nhưng chúng được liên kết với nhau bởi các toán tử so sánh ( , =, =, 4; “A” 8; (2*10) = ((5-2)*9) 1. Hàm And * Cú pháp: AND(danh sách biểu thức logic) Hàm And trả lại giá trị True nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là True; ngược lại nếu có ít nhất một biểu thức logic trong danh sách nhận giá trị False thì hàm trả lại giá trị False. * Ví dụ: And(3>2, “Toi” >= “Ta”, C3=0) sẽ là True nếu ô C3 chứa giá trị 0 vì khi đó 3 biểu thức trong danh sách đều nhận giá trị True; ngược lại sẽ có giá trị False. 2. Hàm Or * Cú pháp: OR(danh sách biểu thức logic) Hàm OR trả lại giá trị False nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là False; ngược lại nếu có ít nhất một biểu thức logic trong danh sách nhận giá trị True thì hàm trả lại giá trị True. * Ví dụ: OR(3<=2, “Anh” = “Em”, C3=0) sẽ là False nếu ô C3 chứa giá trị khác 0 vì khi đó cả 3 biểu thức trong danh sách đều nhận giá trị False; ngược lại sẽ có giá trị True. 3. Hàm Not * Cú pháp: NOT(biểu thức logic) Hàm Not đổi ngược giá trị của biểu thức logic. (Not(True) = False và Not(False)=True) * Ví dụ: Not(3<5) = True vì 3<5 là False 4. Hàm If * Cú pháp: IF(bt_logic, giá trị nếu bt_logic đúng, giá trị nếu bt_logic sai) 20 Hoàng Vũ Luân
11. Hàm If căn cứ vào sự lượng giá của bt_logic để trả về một trong hai giá trị: giá trị nếu bt_logic đúng và giá trị nếu bt_logic sai. Giá trị trả lại có thể lại được nhận thông qua kết quả của một hàm khác. Điều này chính là khả năng lồng nhau của các hàm trong Excel. * Ví dụ: Giả sử tại ô A3 chứa thông tin về trình độ văn hóa. Khi đó công thức: If(A3 = “ĐH”, “Đại học”, If(A3 = “CĐ”, “Cao đẳng”, “Trung cấp”)) sẽ trả về một trong 3 chuỗi ký tự “Đại học”, “Cao đẳng” hoặc “Trung cấp” tùy thuộc vào nội dung của A3 là “ĐH”, “CĐ” hay “TC” 3.3.Các hàm chuỗi (string), văn bản (text) Các hàm loại này thường yêu cầu đối số có kiểu ký tự, hoặc kết quả của hàm trả lại là một kiểu ký tự. Nếu kết quả của các hàm là một chuỗi số thì có thể được sử dụng trong các phép tính toán vì Excel tự động chuyển chuỗi số thành giá trị số khi cần thiết. Trong các trường hợp khác cần lưu ý đến kiểu của giá trị để xử lý đúng. 1. Hàm Len * Cú pháp: LEN(text) Hàm Len lấy đối số text có kiểu ký tự và trả lại độ dài của text. Các ký tự trống (khoảng cách) trong text cũng được đếm như các ký tự khác. * Ví dụ: Len(“Đây là một chuỗi”) = 16 Len(“”) = 0 (chuỗi rỗng) Nếu ở ô G2 có chứa chuỗi “MASO 125” thì Len(G2) = 8 2. Hàm Left * Cú pháp: LEFT(text, num) Hàm Left trả lại num ký tự bên trái nhất của text. Nếu bỏ qua đối số num thì xem như lấy ký tự đầu tiên của text. Nếu num lớn hơn độ dài của text thì lấy toàn bộ text. * Ví dụ: Left(“AC035”, 2) = “AC” (lấy 2 ký tự bên trái) Left(“AC35”) = “A” (bỏ qua đối số num) 3. Hàm Right * Cú pháp: RIGHT(text, num) Hàm Right trả lại num ký tự bên phải nhất của text. Nếu bỏ qua đối số num thì xem như lấy ký tự cuối cùng của text. Nếu num lớn hơn độ dài của text thì lấy toàn bộ text. * Ví dụ: Right(“AC035”, 2) = “35” (lấy 2 ký tự bên phải) Right(“AC035”) = “5” (bỏ qua đối số num xem như lấy 1 ký tự) Right(“A035”, 2)*20 = 700 (tự động chuyển kiểu khi tính toán) 4. Hàm Mid * Cú pháp: MID(text, pos, num) Hàm Mid trả lại num ký tự của text, tính từ vị trí pos. Ký tự đầu tiên của text được đếm là 1. Nếu pos lớn hơn độ dài của text thì trả lại chuỗi rỗng. * Ví dụ: Mid(“AC035”, 2, 3) = “C03” (tính từ vị trí thứ 2, lấy 3 ký tự) TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI 3 21
12. Mid(“AC035”, 6, 1) = “” (vị trí pos vượt quá độ dài của text) 5. Nối hai chuỗi & * Cú pháp: text1 & text2 Toán tử nối chuỗi & lấy hai đối số kiểu ký tự text1 và text2 để tạo thành chuỗi mới là hợp của hai chuỗi này. * Ví dụ: “MASO là ” & Left(“A124”) ® “MASO là A” 3.4.Các hàm ngày, giờ (Date & Time) Dữ liệu kiểu ngày trong Excel được tính từ ngày 01/01/1900 đến 31/12/2078 (hoặc 31/12/9999 trong Excel 97) tương ứng với giá trị từ 1 đến 65380. Kiểu ngày có thể được chuyển thành một số và ngược lại; ví dụ: ngày 05/01/1900 được tính như là giá trị 5, và giá trị 1245 được xem như ngày 29/05/1903. Tùy theo mã định dạng ngày của Windows mà Excel có thể tạo định dạng mặc định là mm-dd-yy (tháng-ngày-năm) hay dd-mm-yy (ngày-tháng-năm). Khi nhập ngày trong một ô cần lưu ý đến điều này, và nếu ngày hợp lệ thì Excel thường tự động chỉnh phải ngược lại là chỉnh trái. Trong thực hành, thường nhập thử ngày 13 tháng 01 để kiểm tra (13/01/98), nếu sau khi nhập, giá trị được chỉnh lề phải, thì dạng ngày là dd/mm/yy, ngược lại là dạng ngày mm/dd/yy. Để nhập năm lớn hơn 2000 cần phải nhập đủ 4 chữ số chỉ năm, nếu nhập 2 chữ số thì Excel tự động hiểu là thuộc năm 19xx. Dạng giờ trong Excel là hh:mm:ss (giờ:phút:giây), giờ có thể theo dạng 12 giờ (dùng ký tự AM và PM để biểu thị buổi sáng, chiều) hoặc dạng 24 giờ. Trên các kiểu dữ liệu này có thể thực hiện các phép tính số học thông thường như +, - giữa các đối số kiểu ngày (tính toán sự chênh lệch giữa hai ngày) hoặc giữa một đối số kiểu ngày với một số nguyên (tăng hoặc giảm ngày). 1. Hàm Day * Cú pháp: DAY(dãy số kiểu ngày) Hàm Day trả lại giá trị ngày (từ 1 đến 31) từ dãy số kiểu ngày. Dãy số kiểu ngày có thể là một chuỗi ngày (“03/01/98”) hoặc tham chiếu đến ô chứa giá trị ngày. * Ví dụ: Day(“07/21/98”) = 21 (ngày 21 tháng 7 – dạng mm/dd/yy) 2. Hàm Month * Cú pháp: MONTH(dãy số kiểu ngày) Hàm Month trả lại giá trị tháng (từ 1 đến 12) từ dãy số kiểu ngày. * Ví dụ: Month(“07/21/98”) = 7 (ngày 21 tháng 7 – dạng mm/dd/yy) 3. Hàm Year * Cú pháp: YEAR(dãy số kiểu ngày) Hàm Year trả lại giá trị năm (từ 1900 đến năm lớn nhất có thể) từ dãy số kiểu ngày. * Ví dụ: Year(“07/21/98”) = 1998 (năm nhập 2 chữ số được xem như 19xx) 22 Hoàng Vũ Luân
13. 4. Hàm Now * Cú pháp: NOW() Hàm Now không có đối số, trả lại giá trị là một dãy số gồm ngày, tháng, năm và giờ hiện tại đang được lưu trong đồng hồ của máy tính. * Ví dụ: Year(Now()) trả lại năm hiện tại (là 2005) Giả sử ô C7 chứa ngày sinh, khi đó công thức: Year(Now()) - Year(C7) sẽ cho giá trị là tuổi của đối tượng. 5. Các hàm về thời gian * Hour ® trả lại giá trị giờ (1 – 24) * Minute ® trả lại giá trị phút (1 – 60) * Second ® trả lại giá trị giây (1 – 60) 3.5.Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (Lookup & Reference) Các hàm trong nhóm này thường sử dụng một bảng chứa các giá trị sẽ trả lại qua một quá trình tìm kiếm theo khóa tìm. Bảng này thường được gọi là bảng dò hay bảng tìm và để dễ xử lý ta nên đặt tên cho bảng. Có hai loại bảng: bảng ngang và bảng dọc. a) Bảng ngang (chứa giá trị cần tìm theo hàng ngang), ví dụ: LPH A B C TTUAN x1 x2 x3 TNGA y1 y2 y3 Y Ở bảng trên, các giá trị cần tìm A, B, C trải ra theo phương ngang ở hàng số 1; các giá trị x1, x2, x3 (ở hàng 2) và y1, y2, y3 (ở hàng 3) là các giá trị sẽ trả lại sau quá trình tìm. Các ô LPH, TTUAN, TNGAY chỉ có tính chất tham khảo, làm rõ ý nghĩa của bảng, chứ không tham gia vào quá trình tìm kiếm. Thực chất bảng trên chỉ có 9 ô (từ ô chứa A đến ô chứa y3. b) Bảng dọc (chứa giá trị cần tìm theo hàng dọc), ví dụ: LPH TTUAN TNGA Y A x1 y1 B x2 y2 C x3 y3 Các ô chứa A, B, C ở cột 1, các giá trị còn lại ở cột 2 và cột 3. Tương ứng với hai loại bảng ở trên là hai loại hàm tìm kiếm: HLOOKUP và VLOOKUP. 1. Hàm VLookup * Cú pháp: VLOOKUP(gt_tìm, bảng_tìm, cột_trả_gt, cách_tìm) Nếu cách_tìm = 1 (True) thì cột đầu tiên của bảng_tìm được sắp thứ tự tăng dần. TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI 3 23
14. Ngược lại, nếu cách_tìm = 0 (False) thì bảng_tìm không yêu cầu sắp. Hàm VLOOKUP tìm trong cột đầu tiên của bảng_tìm một giá trị hợp lệ so với gt_tìm, sau đó nếu tìm thấy thì sẽ trả lại giá trị tương ứng theo hàng ở cột_trả_gt. Bảng_tìm là một bảng, trong đó cột đầu tiên (đánh số 1) của bảng này chứa các giá trị tương hợp với các giá trị sẽ tìm. Các cột còn lại chứa các giá trị trả lại tương ứng với hàng của giá trị tìm thấy. * Ví dụ: VLookUp(“B”, [Bảng_tìm], 2, 0) = x2 2. Hàm HLookup * Cú pháp: HLOOKUP(gt_tìm, bảng_tìm, hàng_trả_gt, cách_tìm) Nếu cách_tìm = 1 (True) thì hàng đầu tiên của bảng_tìm được sắp thứ tự tăng dần. Ngược lại, nếu cách_tìm=0 (False) thì bảng_tìm không yêu cầu sắp. Hàm HLOOKUP tìm trong hàng đầu tiên của bảng_tìm một giá trị hợp lệ so với gt_tìm, sau đó nếu tìm thấy thì sẽ trả lại giá trị tương ứng theo cột ở hàng_trả_gt. Bảng_tìm là một bảng, trong đó hàng đầu tiên (đánh số 1) của bảng này chứa các giá trị tương hợp với các giá trị sẽ tìm. Các hàng còn lại chứa các giá trị trả lại tương ứng với cột của giá trị tìm thấy. * Ví dụ: HLookUp(“C”, [Bảng_tìm], 3, 0) = y3 3. Hàm Columns * Cú pháp: COLUMNS(khoảng tham chiếu) Hàm Columns trả lại số cột trong khoảng tham chiếu. * Ví dụ: Columns(A5:C10) = 3 (từ A ® C là 3 cột) 4. Hàm Rows * Cú pháp: ROWS(khoảng tham chiếu) Hàm Rows trả lại số hàng trong khoảng tham chiếu. * Ví dụ: Rows(A5:C10) = 6 (từ 5 ® 10 là 6 hàng) 24 Hoàng Vũ Luân