Giáo trình microsoft excel 2010 - Đỗ Trọng Danh

Nội dung text: Giáo trình microsoft excel 2010 - Đỗ Trọng Danh

1. MỤC LỤC Hình 3.9 – Đặt màu cho các tab sheet 44 Hình 3.10 – Cách chọn màu cho sheet tab 44 Hình 3.11 – Chèn thêm ô, dòng và cột 45 Hình 3.12 – Xóa ô, dòng và cột 46 Hình 3.13 – Đặt tên ô/ khối ô 47 Hình 3.14 – Xóa tên ô/khối ô 48 Hình 3.15 – Ẩn và hiển thị bảng tính 48 Hình 3.16 – Minh họa thao tác chia cửa sổ bảng tính thành nhiều vùng khác nhau 50 Hình 3.17 – Minh họa cố định tiêu đề bảng tính 50 Hình 3.18 – Cửa sổ Watch Window 51 Hình 3.19 – Các công cụ định dạng văn bản và số 51 Hình 3.20 – Hộp thoại Format Cells 52 Bảng 3.1 – Giải thích hộp thoại Format Cells 52 Hình 4.1 – Lệnh sao chép đặc biệt (Paste Special) 62 Hình 4.2 – Lệnh dán 63 Hình 4.3 – Hộp thoại Paste Special 63 Hình 4.4 – Sao chép đặc biệt dùng chuột phải 65 Hình 4.5 – Hộp tên (Name Box) 67 Hình 4.6 – Hộp thoại Goto 68 Hình 5.1 – Thanh Formulas 73 Hình 5.2 – Minh họa công thức 74 Hình 5.3 – Minh họa sao chép công thức 76 Hình 5.4 – Minh họa sao chép công thức 76 Hình 5.5 – Menu Excel Option 77 Hình 5.6 – Minh họa chế độ tính toán Automatic 77 Hình 5.7 – Minh họa chế độ tính toán Manual 77 Hình 5.8 – Công cụ Calculate now 78 Hình 5.9 – Mô tả quy trình cố định địa chỉ ô 80 Hình 5.10 – Nhập công thức hàm trên địa chỉ ô 82 Hình 5.11 – Nhập công thức hàm trên thành Formula 83 Hình 5.12 – Minh họa công cụ AutoSum 83 Hình 5.13 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 1 84 Hình 5.14 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 2 85 Hình 5.15 – Sử dụng chức năng Insert Function 85 Hình 5.16 – Chức năng Insert Function 1 85 Hình 5.17 – Chức năng Insert Function 2 86 Hình 5.18 – Chức năng Insert Function 3 86 Hình 6.1 – Ví dụ hàm CountIF 88 Hình 6.3 – Ví dụ hàm Rank 89 Hình 6.4 – Xử lý tính huống cho nhóm hàm Thống kê 89 Hình 6.5 – Xử lý tình huống cho nhóm hàm thời gian 93 Hình 7.1 – Xử lý tình huống cho nhóm hàm luận lý 99 Hình 7.2 – Minh họa ví dụ hàm Match 101 Hình 7.3 – Minh họa ví dụ hàm Index 102 Hình 7.4 – Minh họa tình huống xử lý nhóm hàm dò tìm 102 Trang ix
2. MỤC LỤC Hình 7.5 – Minh họa ví dụ hàm CountBlank 103 Hình 8.1 – Mô tả biểu đồ 106 Hình 8.3 – Mô tả thao tác chọn kiểu cho đồ thị 107 Hình 8.4 – Đồ thị cơ bản 107 Hình 8.6 – Mô tả chế độ chèn tiêu đề 108 Hình 8.7 – Mô tả thao tác hiệu chỉnh khung lƣới 109 Hình 8.8 – Mô tả thao tác hiệu chỉnh trục đồ thị 109 Hình 8.9 – Chuyển đổi số liệu dòng thành cột 110 Hình 8.10 – Minh họa thao tác thay đổi kiểu đồ thị 110 Hình 8.11 – Minh họa thay đổi màu đồ thị 111 Hình 8.12 – Minh họa thay đổi các thành phần trong đồ thị 111 Hình 8.13 – Mô tả thao tác tạo màu nền cho đồ thị 112 Hình 8.14 – Mô tả thao tác thiết kế kiểu chữ cho dữ liệu 112 Hình 8.15 – Minh họa thao tác in đồ thị 113 Hình 9.1 – Minh họa về một cơ sở dữ liệu 114 Hình 9.2 – Chọn Data Form từ Customize Quick Access Toolbar 115 Hình 9.4 – Hộp thoại Data Form 116 Hình 9.5 – Tìm kiếm dữ liệu trong Data Form 1 118 Hình 9.6 – Tìm kiếm dữ liệu trong Data Form 2 118 Hình 9.7 – Mô tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng Data Form 119 Hình 9.8 – Mô tả thao tác xóa vùng tin bằng Data Form 119 Hình 9.9 – Mô tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng chức năng Insert 120 Hình 9.10 – Mô tả thao tác chèn vùng tin mới bằng chức năng Insert 121 Hình 9.11 – Mô tả thao tác xóa mẫu tin bằng chức năng Delete 122 Hình 9.12 – Mô tả thao tác xóa vùng tin bằng chức năng Delete 123 Hình 9.13 – Mô tả thao tác sắp xếp dữ liệu trên một cột 124 Hình 9.14 – Mô tả thao tác sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột 124 Hình 9.15 – Mô tả thao tác trích lọc Filter 125 Hình 9.16 – Mô tả lọc dữ liệu theo điều kiện kiểu chuỗi 126 Hình 9.17 – Mô tả dữ liệu chuỗi sau khi lọc 126 Hình 9.18 – Mô tả lọc dữ liệu theo điều kiện kiểu số 127 Hình 9.19 – Mô tả thao tác hiện lại dòng dữ liệu ẩn 127 Hình 9.20 – Mô tả vùng cơ sở dữ liệu 128 Hình 9.21 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện đơn cho kiểu chuỗi 129 Hình 9.22 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện cho kiểu số 129 Hình 9.23 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện Giao 129 Hình 9.24 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện Hội 130 Hình 9.25 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện liên kết hỗn hợp 130 Hình 9.26 – Mô tả tiêu chuẩn điều kiện không tƣờng minh 130 Hình 9.27 – Mô tả hộp thoại Advanced Filter 131 Hình 9.28 – Mô tả dữ liệu trích lọc Advanced Filter 132 Hình 9.29 – Ví dụ chức năng trích lọc Advanced Filter 132 Hình 9.30 – Mô tả kết quả trích lọc Filter the list, in-place 133 Hình 9.31 – Kết quả trích lọc Copy to another location 133 Hình 9.32 – Xử lý tính huống cho thao tác trích lọc 133 Trang x
3. MỤC LỤC Hình 10.1 – Xử lý các hàm trong cơ sở dữ liệu 139 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 – Danh sách một số AutoFill có sẵn 31 Bảng 3.1 – Giải thích hộp thoại Format Cells 52 Trang xi
4. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 “We can only see a short distance ahead, but we can see plenty there that needs to be done.” Alan Turing, Founder of computer science 1.1. GIỚI THIỆU EXCEL 1.1.1. Excel là gì? Microsoft Excel (gọi nhanh là Excel) là một phần mềm ứng dụng, dùng để tạo ra các bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: . Tính toán đại số, phân tích dữ liệu . Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách . Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau . Vẽ đồ thị và các sơ đồ . Tự động hóa các công việc bằng các macro . Và nhiều ứng dụng khác trong nhiều lĩnh vực kế toán, kỹ thuật, thống kê 1.1.2. Ribbon là gì? Excel 2010 thay thế các thanh thực đơn (menu) và thanh công cụ (toolbar) truyền thống bằng dải các nút lệnh và biểu tƣợng chức năng nằm ngay phía trên vùng làm việc, đƣợc gọi là Ribbon. Hình 1.1 hiển thị các nhóm Ribbon chính nhƣ Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View. Ngoài ra, excel cho phép hiển thị/ẩn nhóm ribbon Developer và Add-Ins. Hình 1.1 – Thanh công cụ Ribbon Bên dƣới là giới thiệu ngắn về các nhóm Ribbon. . Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu . Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu . Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. . Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Trang 1
5. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 . Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu, . Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. . View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, . Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào ribbon File > Options > Popular > Show Developer tab in the Ribbon. . Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung ví dụ nhƣ khi bạn cài đặt chƣơng trình SnagIt để chụp màn hình. 1.2. TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL Để hiểu đƣợc các tính năng của Excel, chúng ta cần hình dung đƣợc các đối tƣợng ứng dụng và quản lý của nó. Đối tƣợng chính của Excel là dữ liệu (số liệu), hình ảnh, âm thanh có liên quan đến đối tƣợng cần xử lý. 1.3. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 2010 Chúng tôi không trình bày tất cả thao tác của Excel 2010 mà chỉ nêu ra một số thao tác chính để bạn làm quen với ứng dụng. Đầu tiên, để làm việc đƣợc với Excel 2010, bạn cần biết cách khởi động nó. 1.3.1. ở ộ Exce 2010 Excel 2010 có thể đƣợc khởi động theo một trong các cách sau: Cách 1 Trang 2
6. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 3 2 4 1 Hình 1.2 – Khở ộng Excel 2010 từ Start Menu Bước 1. Chọn thực đơn Start, Bước 2. All Programs, Bước 3. Microsoft Office, Bước 4. Microsoft Excel 2010. Cách 2 Hình 1.3 – Khở ộng Excel 2010 từ biểu tƣợng trên Desktop Bước 1. Tìm (hoặc tạo) biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên Desktop, Bước 2. Bấm đôi chuột (double click) v o iểu tượn Microsoft Excel 2010 trên Desktop Cách 3 (sử dụ trê W dows V sta/7) Trang 3
7. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 2 1 Hình 1.4 – Khở ộng Excel 2010 từ hộp thoại Search Bước 1. Chọn Start, Bước 2. Nhập chữ Excel vào ô Search, bấm Enter. Trên Windows XP, ô Search không giống như Windows Vista/7. Do vậy, thông thường theo cách thứ 3 này, bạn sẽ gõ Excel vào ô Run, và nhấn Enter. 1.3.2. Đ ều chỉnh cửa sổ Excel 2010 Hình 1.5 – Các út iều chỉnh cửa sổ 1.3.3. T oát ỏ Exce 2010 Hình 1.6 – Đó cửa sổ Excel Có thể thực hiện một trong các cách sau: Cách 1 Chọn menu File > Exit, Cách 2 Nhấn tổ hợp phím [Alt + F4] Cách 3 Nhấn nút Close đầu nút phải của thanh tiêu đề Nếu chúng ta thoát khỏi Excel mà các thao tác trước đó trên bảng tính trong Workbook chưa được lưu trữ, Excel sẽ hiện thông báo như Hình 1.6 Tùy vào mục đích công việc mà mỗi ngƣời sẽ: . Chọn Yes: Lƣu trữ hiện trạng bảng tính hiện hữu lên đĩa từ và thoát khỏi Excel. . Chọn No: Thoát khỏi Excel mà không lƣu trữ dữ liệu. Trang 4
8. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 . Chọn Cancel: Không thoát khỏi Excel, tiếp tục làm việc. 1.4. CỬA SỔ LÀM VIỆC EXCEL 2010 1.4.1. Cửa sổ làm việc chuẩn của Excel 2010 Hình 1.7 – Giao diện màn hình Excel Thực hành trong giờ: khởi động Excel bằng một trong các cách đã trình bày. Tạo một checklist với các thành phần trong Hình 1.7. Xác định tối thiểu 10 thành phần trên màn hình Excel mà bạn vừa khởi động và đánh dấu vào checklist. Trang 5
9. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 1.4.2. Các thành phần của một sổ bảng tính Excel 2010 Workbook ChartSheet Worksheet Dòng Chart 1,048,576 Cột 16,384 Hình 1.8 – Các thành phần trong một bảng tính 1.4.2.1. Workbook Là một tập tin Excel, dùng để thực hiện các thao tác tính toán, vẽ đồ thị và lƣu trữ dữ liệu. Một workbook sẽ chứa nhiều Worksheet hay Chartsheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính cũng nhƣ nhu cầu công việc của mỗi ngƣời sử dụng. Chúng ta thống nhất dùng từ sổ bảng tính thay cho workbook trong các phần sau của cuốn sách. 1.4.2.2. Title Bar Gồm menu điều khiển (Control menu icon), tập tin Workbook hiện hành và các nút: Minimize, Maximize, Restore. 1.4.2.3. Chartsheet Cũng là một Sheet trong Workbook, nhƣng chỉ chứa một đồ thị bên trong, giúp cho việc quản lý từng đồ thị riêng lẻ. 1.4.2.4. Worksheet Worksheet còn gọi là sổ bảng tính, dùng để nhập dữ liệu và thực hiện những thao tác tính toán, tạo biểu mẫu, tạo lập cơ sở dữ liệu, thống kê Mỗi bảng tính đƣợc đặt tên mặc định là Sheet1, Sheet2 Chúng ta có thể đặt lại một tên nào đó sao cho phù hợp với nội dung lƣu trên bảng tính. Từ giờ trở đi, chúng ta sẽ dùng cụm từ “bảng tính” thay cho “worksheet” Mặc định, mỗi sổ bảng tính chứa 3 bảng tính, muốn thay đổi số lượng bảng tính mặc định trong một sổ bảng tính ta thực hiện nhƣ sau: Bước 1. Chọn menu File Bước 2. Chọn Options Bước 3. Tại General Include this many sheets trong When creating new workbooks: nhập số lượng sheet cần tạo Trang 6
10. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 Hình 1.9 – Quy ịnh số ƣợng bảng tính mặc ịnh trong một sổ bảng tính 1.4.3. Cấu trúc của một bảng tính Excel 2010 1.4.3.1. Tabsheet Hiển thị tên của các bảng tính có trong một Workbook, mặc định là 3 bảng tính với tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Muốn làm việc với bảng tính nào ta nhấn chuột vào tên bảng tính đó. Sau khi khởi động xong, Excel tự động mở một tập tin Workbook mới trong cửa sổ bảng tính và đặt tên tạm thời là Book1. Excel 2010 Nếu bạn tạo mới một tập tin Workbook, Excel cũng đặt tên tạm thời là Book# (với # là số thứ tự tương ứng với số lần tạo mới). 1.4.3.2. Row và Column Một bảng tính gồm tập hợp nhiều dòng (row) và cột (column) . Dòng: có tất cả 1,048,576 dòng (đánh chỉ số từ 1 đến 1,048,576) . Cột: có tất cả 16,384 cột (đánh tên từ A đến XFD) Trang 7
11. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 1.4.3.3. Cell và Range  Ô (Cell) Là giao điểm giữa dòng và cột. Ô đƣợc xác định bởi tọa độ (địa chỉ) dựa theo ký hiệu của cột và số thứ tự của dòng. Địa c ỉ ô Ví dụ Địa chỉ ô B2 là nơi giao nhau giữa cột B và dòng 2  ố ô (Ra e) Khối ô là tập hợp gồm nhiều ô nằm liền kề nhau trong Sheet. Ở đây, chúng ta cần phân biệt khái niệm cho vùng ô không liên tiếp, khi đó gọi là multi-ranges. Địa c ỉ ố ô : Ví dụ Khối ô B2:D7 là tập hợp các địa chỉ ô từ B2 đến D7. Khung viền màu đen thể hiện đang chọn vùng B2:D7 Trang 8
12. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 1.4.3.4. Cell pointer Cell pointer đƣợc gọi là con trỏ ô. Đó là khung đậm viền quanh ô và có một ô vuông nhỏ màu đen ở cạnh dƣới bên phải gọi là quai điền (Fill handle) dùng để định vị ô. Khi đƣa chuột vào Fill handle, con trỏ chuột chuyển thành một dấu thập màu đen mảnh. Trỏ ô có thể đƣợc di chuyển bằng các phím mũi tên. Ô chứa trỏ ô gọi là ô hiện hành (Active Cell) hay ô chọn (Seleted Cell). Địa chỉ của ô hiện hành đƣợc hiển thị trong hộp tên trên thanh công thức. Fill handle 1.4.3.5. Column Heading Để nhận diện các cột trong bảng tính. Nó còn đƣợc dùng để chọn khối cột. Nút phía ngoài bên trái là nút chọn toàn bộ bảng tính (Select All) . 1.4.3.6. Row Heading Để nhận diện các dòng trong bảng tính. Nó còn đƣợc dùng để chọn khối dòng. Nút phía trên cùng để chọn toàn bộ bảng tính (Select All) . 1.4.3.7. Scroll Bar Là hai thanh ở cạnh bên phải và cạnh dƣới của cửa sổ bảng tính. Trên thanh cuộn có chứa một hộp cuộn (Scroll bar) và hai nút mũi tên. Nhấn nút mũi tên hay hộp cuộn khi chúng ta cần di chuyển nhanh đến khu vực khác của bảng tính. 1.4.3.8. Tab Sheet Hình 1.10 – Mô tả Tab Sheet Đây là thành phần chính của màn hình làm việc. Cửa sổ bảng tính hiển thị một phần của bảng tính, khoảng 9 – 15 cột (cột A đến cột I hoặc cột O), 20 – 29 dòng với những đƣờng kẻ lƣới Trang 9
13. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 (gridlines) phân cách giữa các ô. Số dòng và số cột trên hiển thị trên bảng tính sẽ thay đổi nếu ta thay đổi chiều rộng cột hay chiều cao dòng hoặc chọn độ phân giải khác nhau (zoom). 1.5. QUẢN LÝ SỔ BẢNG TÍNH 1.5.1. Tạo mới tập tin bảng tính (Create a new workbook) Chọn từ menu File > New, một hộp thoại hiện ra (Hình 1.11) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo mới một sổ bảng tính nhƣ: sổ bảng tính trống (Blank workbook), sổ bảng tính theo mẫu cài đặt sẵn (Recent templates, Sample templates, My templates), sổ bảng tính dựa trên một sổ bảng tính đã có (New from existing). Để tạo một sổ bảng tính trống (chƣa có gì cả), bạn thực hiện các bƣớc nhƣ sau: Bước 1. Click vào menu File, Bước 2. Click vào lệnh New, Bước 3. Dưới vùng Available Templates, click chọn Blank workbook, Bước 4. Click nút Create để tạo sổ bảng tính. Thực hành trong giờ: khởi động nhanh Excel (nếu nó không đang chạy) và mở mới một số bảng tính từ mẫu Blank Workbook (sẽ có tên là Book2). Chuyển ngược lại Book1 (tự động mở ra khi chạy Excel) và lưu ý sự thay đổi tên trên thanh tiêu đề của chương trình Excel. Sau đó, đóng sổ bảng tính Book1. Lưu ý điều gì xảy ra khi bạn đóng Book1. Và hãy để Book2 mở cho bài tập kế tiếp. 1 3 2 4 Hình 1.11 – Cửa sổ thêm mới một sổ bảng tính 1.5.2. Mở sổ bảng tính có sẵ trê ĩa (Ope a ex st wor boo ) Mở một sổ bảng tính có sẵn đƣợc thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1 (Hình 1.12) Bước 1. Chọn nút File, Bước 2. Chọn danh sách Recent, Bước 3. Chọn tên tập tin cần m trong danh sách. Trang 10
14. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 Hình 1.12 – Hộp thoại mở một tập tin từ danh sách Recent Có thể có tối đa 50 tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút File > Options > Advance, trong phần Display > Show this number of Recent Documents) Cách 2 (Hình 1.13) Bước 1. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, Bước 2. Tìm đến nơi lưu trữ tập tin, Bước 3. Nhấp đúp chuột lên tập tin cần m . Hình 1.13 – Hộp thoại mở một tập tin bằng Windows Explorer Cách 3 (Hình 1.14) Bước 1. Chọn nút File > Open, hộp thoại Open hiện ra, Bước 2. Chọn nơi lưu trữ tập tin, Bước 3. Chọn tên tập tin cần m sau đó nhấn nút Open để m tập tin. Trang 11
15. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 Hình 1.14 – Hộp thoại mở một sổ bả tí a tồn tại Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi). 1.5.3. Lƣu tập tin bảng tính (Save a workbook) Một điều cần lƣu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lƣu lại công việc đã thực hiện thƣờng xuyên. Việc ra lệnh lƣu trữ không tốn nhiều thời gian nhƣng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng AutoRecover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lƣu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút File > Excel Options > Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes. Một số cách lƣu workbook Cách 1 . Chọn nút File > Save Cách 2 . Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) Cách 3 . Dùng tổ hợp phím [Ctrl+S] hoặc [Shift+F12] Trang 12
16. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 . Nếu tập tin đã đƣợc lƣu trƣớc đó rồi thì Excel sẽ lƣu tiếp các phần cập nhật . Nếu là tập tin đƣợc ra lệnh lƣu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra (Hình 1.15) . Trong hộp thoại Save As Bước 1. Chọn nơi lưu trữ tập tin, Bước 2. Đặt tên cho tập tin tại hộp File name, Bước 3. Chọn kiểu tập tin tại Save as type, Bước 4. Chọnnút Save để lưu trữ. 1 3 2 4 Hình 1.15 – Hộp thoạ ƣu tập tin  Qu tắc ặt tê Đặt tên tập tin Excel dùng chung quy tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không đƣợc dùng các ký hiệu nhƣ: \ ? : * “ Save As, hộp thoại Save As hiện ra, Bước 2. Nhấn nút Tools > General Options (xem Hình 1.15), hộp thoại General Options hiện ra, Bước 3. Nhập mật mã m và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã n y nên khác nhau để tăn mức độ bảo mật). Sau đó nhấn nút OK (xem Hình 1.16), Bước 4. Xác nhận lại mật mã m work ook. Sau đó nhấn nút OK, Bước 5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh work ook. Sau đó nhấn nút OK, Bước 6. Nhấn nút Save để hoàn tất. Trang 13
17. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 Hình 1.16 – Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn trong hộp General Options: . Always create backup: tạo bản sao có đuôi *.xlk trƣớc khi gán mật mã . Password to Open: mật mã để mở workbook . Password to modify: mật mã để cập nhật nội dung workbook . Read-only recommended: mở dƣới dạng chỉ đọc. 1.5.4. Đó sổ bảng tính (Close a workbook) Một số cách đóng workbook: Cách 1: . Chọn nút File > Close Cách 2: . Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). Cách 3: . Dùng tổ hợp phím [Ctrl + F4] hoặc [Ctrl + W]. Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lƣu lại các thay đổi đó. Thực hành trong giờ: Mở hai workbook vừa tạo trong các mục , thực hiện 2 cách đóng workbook mà bạn chọn. 1.5.5. Sắp xếp sổ bảng tính (Arrange workbooks) Đôi khi bạn cần mở nhiều workbook cùng lúc để tham khảo qua lại lẫn nhau, và khi đó ta nên sắp xếp chúng lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View, nhấn nút Arrange All, chọn kiểu bố trí thích hợp. Trang 14
18. BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 Hình 1.17 – Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel Thực hành trong giờ: Bằng cách mở hai workbook vừa tạo trong phần thực hành ở trên để thực hiện chức năng sắp xếp workbook. 1.5.6. Ẩn một workbook (Hide a workbook) Tình huống nào bạn cần ẩn một workbook? Cách thực hiện: Chọn thẻ View, sau đó click vào nút Hide. Ví dụ: trong Hình 1.18, bạn sẽ nhìn thấy cách thức để ẩn workbook tên là Touchdowns. Sau khi bấm nút Hide, bạn sẽ nhìn thấy cửa sổ làm việc của Excel nhƣ Hình 1.19. Hình 1.18 – Cách thực hiện ẩn một workbook Trang 15