Bài giảng Quản lý đại cương - Chương 5: Lập kế hoạch và ra quyết định - Vũ Thị Cẩm Thanh

Nội dung text: Bài giảng Quản lý đại cương - Chương 5: Lập kế hoạch và ra quyết định - Vũ Thị Cẩm Thanh

1. Vai trò của lập kế hoạch 1 Là cơ sở cho các chức năng khác Lập kế 2 Ứng phó với những bất định trong tương lai hoạch 3 Phương án tốt nhất để phối hợp nguồn lực 4 Tạo sự thống nhất trong hoạt động 5 Thuận tiện cho việc kiểm tra VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 11
2. Phân loại kế hoạch (1) . Căn cứ vào thời gian: - Kế hoạch dài hạn - Kế hoạch trung hạn - Kế hoạch ngắn hạn VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 12
3. Phân loại kế hoạch (2) . Căn cứ vào phạm vi, quy mô: - Kế hoạch vĩ mô - Kế hoạch vi mô VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 13
4. Phân loại kế hoạch (3) . Căn cứ vào lĩnh vực quản lý: - Kế hoạch tài chính - Kế hoạch nhân lực - Kế hoạch an ninh - VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 14
5. Phân loại kế hoạch (4) . Căn cứ vào cấp kế hoạch: - Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch tác nghiệp Chiến lược Tác nghiệp Thời gian Dài Ngắn Phạm vi Rộng Hẹp Mức độ cụ thể Cô đọng, tổng Cụ thể, chi tiết thể VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 15
6. Phân loại kế hoạch (5) . Căn cứ theo mức độ rõ ràng của các thông tin ghi trong kế hoạch: - Kế hoạch định tính - Kế hoạch định lượng - Kế hoạch kết hợp định tính và định lượng VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 16
7. Quá trình lập kế hoạch (1) . Harold Kzoont đưa ra 8 bước để lập kế hoạch  Bước1: Nhận thức cơ hội/thách thức  Bước 2: Xác định mục tiêu  Bước 3: Phát triển các tiền đề  Bước 4: Thiết lập các phương án  Bước 5: Đánh giá các phương án  Bước 6: Lựa chọn phương án hành động  Bước 7: Xây dựng các kế hoạch hỗ trợ  Bước 8: Lượng hóa các kế hoạch VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 17
8. Quá trình lập kế hoạch (2) . Bước 1: Nhận thức cơ hội/thách thức, đánh giá thực trạng của tổ chức. - Đánh giá thực trạng - Điều tra, khảo sát và dự báo - Yêu cầu của nhận thức cơ hội VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 18
9. Quá trình lập kế hoạch (3) . Bước 2: Xác định mục tiêu - Thiết lập các mục tiêu + Specific: cụ thể, rõ ràng + Measurable: đo lường được +Achievable: có thể đạt được + Realistic: tính hiện thực + Time – bound: giới hạn về thời gian - Xác định thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 19
10. Quá trình lập kế hoạch (4) . Bước 3: Kế thừa, phát triển các tiền đề - Trên cơ sở phân tích những nguồn lực hiện có, xem xét và tận dụng những nguồn lực còn giá trị sử dụng tiết kiệm chi phí - Dựa trên những tiền đề hiện có, cần phát triển thêm để phù hợp với hoàn cảnh và môi trường mới. VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 20
11. Quá trình lập kế hoạch (5) . Bước 4: Thiết lập các phương án - X©y dùng c¸c ph¬ng ¸n lµ x©y dùng c¸c gi¶i ph¸p ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc cô thÓ, nhng c«ng viÖc cÇn thiÕt vµ c¸ch thøc tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc ®ã. - X©y dùng nhiÒu ph¬ng ¸n, lµm tiÒn ®Ò cho viÖc lùa chän ph¬ng ¸n tèi u ®Ó øng phã víi sù thay ®æi cña m«i trêng. VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 21
12. Quá trình lập kế hoạch (6) . Bước 5: Đánh giá các phương án - Xem xét điểm mạnh, điểm yếu của các phương án VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 22
13. Quá trình lập kế hoạch (7) . Bước 6: Lựa chọn phương án hành động - Phương án hành động: phương án tối ưu - Lu ý: Khi lùa chän ph¬ng ¸n tèi u, thùc tÕ cho thÊy kh«ng nªn chØ chän mét ph¬ng ¸n dï cho lµ tèi u mµ ph¶i chän 2, 3 ph¬ng ¸n ®Ó dù phßng. VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 23
14. Quá trình lập kế hoạch (8) . Bước 7: Xây dựng các kế hoạch hỗ trợ - Ph©n nh¸nh kÕ ho¹ch tæng thÓ thµnh nhiÒu nhiÖm vô nhá. - LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn tõng nhiÖm vô nhá. VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 24
15. Quá trình lập kế hoạch (9) . Bước 8: Lượng hoá các kế hoạch bằng việc lập ngân quỹ - Lượng hóa các kế hoạch chính là bước để kế hoạch có tính khả thi - Thiết lập ngân quỹ phù hợp với kế hoạch VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 25
16. Phương pháp lập kế hoạch . Các phương pháp dự báo . các phương pháp so sánh – đánh giá . Các phương pháp dự toán – tổng hợp VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 26
17. Các phương pháp dự báo 1. Dự báo theo kịch bản : Xây dựng các kịch bản khác nhau về tương lai và đề ra các phương án tương ứng 2. Dự báo theo mô phỏng tình huống: Xây dựng mô hình mô phỏng với các biến số tương ứng. 3. Kỹ thuật dự báo Delphi: Dự báo dựa trên sự nhất trí của một tập thể các chuyên gia VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 27
18. Các phương pháp so sánh – đánh giá (1) 1. Ma trận SWOT: Internal factors Bước 1: Liệt kê các nội dung chính STRENGTHS OPPORTUNITIES Bước 2: Xây dựng các phương án SO, WO, SWOT ST, WT WEAKNESSES THREATS Exter al factors VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 28
19. Các phương pháp so sánh – đánh giá (2) 2. Ma trận BCG VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 29
20. Các phương pháp so sánh – đánh giá (3) 3. Phân tích hoà vốn (break-even analysis) VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 30
21. Các phương pháp so sánh – đánh giá (4) 4. Sơ đồ mạng nhện (Spider diagram): dùng để phân tích và cung cấp bản tóm tắt bằng hình ảnh về năng lực thể chế của đối tượng được phân tích. 3 3 3 22 1 3 1 0 0 VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 31
22. Sơ đồ mạng nhện về năng lực của cơ quan quản lý nguồn nước và nhu cầu phát triển năng lực VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 32
23. Các phương pháp dự toán - tổng hợp (1) 1. Phương pháp khung logic: LFA là một quá trình phân tích và là một bộ các công cụ được sử dụng nhằm hỗ trợ việc lập kế hoạch và quản lý dự án. VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 33
24. Khung Logic (Logical Framework) Mô tả Chỉ số Nguồn thông tin Giả thiết Description Indicators đối chứng Assumptions Source of information Mục tiêu tổng quát (Overall Objectives) Mục tiêu cụ thể (Specific objectives) Kết quả dự kiến (Expected results) Hoạt động (Activities) VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 34
25. Các phương pháp dự toán - tổng hợp (2) 2. Phương pháp xác định nội dung công việc 5W1H2C5M . Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) . Xác định nội dung công việc 1W (what) . Xác định 3W: where, when, who . Xác định cách thức thực hiện 1H (how) . Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) . Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) . Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money, Material, Machine, Method) VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 35
26. Các phương pháp dự toán - tổng hợp (3) 3. Đường găng (Critical Path) . Thể hiện lộ trình tiến hành các hoạt động/ công việc.A: Hoạt động A . EST: Thời gian bắt đầu sớm nhất của hoạt động A . T: thời gian dành cho hoạt động A . EFT: Thời gian kết thúc sớm nhất của hoạt động A . LST: Thời gian bắt đầu muộn nhất của hoạt động A . LFT: thời gian kết thúc muộn nhất của hoạt động A . Float: Sự luân chuyển thời gian EST T EFT A LST Float LFT VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 36
27. VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 37
28. Các phương pháp dự toán - tổng hợp (4) 4. Biểu đồ Gantt: VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 38
29. Nguyên tắc của lập kế hoạch (1) 1. Chính xác 2. Khách quan 3. Khả thi 4. Tác nghiệp 5. Linh hoạt 6. Dân chủ VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 39
30. Nguyên tắc lập kế hoạch (2) . Chính xác: - Phải dự báo, dự đoán chính xác, rõ ràng. - Xây dựng các kế hoạch với độ chính xác về thông tin cao VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 40
31. Nguyên tắc lập kế hoạch (3) . Khách quan: иnh gi¸ kh¸ch quan c¸c nguån lùc hiÖn cã ®Ó thÊy ®îc ®iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu, c¬ héi vµ th¸ch thøc cña tæ chøc VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 41
32. Nguyên tắc lập kế hoạch (4) . khả thi: Khi lập kế hoạch phải tính đến việc kế hoạch đó liệu có thực hiện được không hay mãi chỉ là kế hoạch trên giấy. Ví dụ: Đeo lục lạc cho mèo 42
33. Nguyên tắc lập kế hoạch (4) . Tác nghiệp: Kế hoạch vạch ra phải chỉ rõ kế hoạch sẽ được thực hiện trong thời gian bao lâu? 43
34. Nguyên tắc lập kế hoạch (5) . Linh hoạt: xây dựng kế hoạch dự phòng để đối phó với sự thay đổi của hoàn cảnh Ví dụ: Kế hoạch cuộc đời 44
35. Nguyên tắc lập kế hoạch (6) . Dân chủ: Ph¸t huy d©n chñ trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch 45
36. Câu hỏi và thảo luận 1. Hãy chọn một tình huống quản lý và lập bảng phân tích SWOT. Sau đó thử đưa ra các khuyến cáo và đề nghị cần thiết. 2. Nền kinh tế chỉ huy, mọi hoạt động đều dựa trên kế hoạch của nhà nước. Nói như vậy không có nghĩa là trong nền kinh tế thị trường ta không dùng kế hoạch. Anh/chị có nhận xét gì về nhận định này? Và “kế hoạch” trong nền kinh tế chỉ huy và nền kinh tế thị trường có đồng nhất không? VŨ THỊ CẨM THANH 4/25/2018 46