Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

1. 70 Tuổi X 365 Ngày 24 Giờ 60 Phút 36.792.000 Phút 11
2. 70 Tuổi X 365 Ngày 24 Giờ 60 Phút 60 Giây 2.207.520.000 Giây 12
3. Thời gian là miễn phí, nhưng nó là vô giá. Bạn không có thể sở hữu nó, nhưng bạn có thể sử dụng nó. Bạn không thể giữ nó, nhưng bạn có thể dùng nó. Một khi bạn đã đánh mất nó, bạn không bao giờ có thể nhận được nó trở lại.
4. Ý nghĩa của thời gian Để hình dung ra giá trị của một năm, hãy hỏi một sinh viên mới thi hỏng.
5. Để hình dung ra giá trị của một tháng, hãy hỏi một người mẹ mới vừa sinh con non tháng
6. • Để hình dung ra giá trị của một tuần, hãy hỏi người biên tập một tuần báo
7. • Để hình dung ra giá trị của một giờ, hãy hỏi những cặp tình nhân đang hẹn hò nhau.
8. • Để hình dung ra giá trị của một giây, hãy hỏi người vừa thóat khỏi một tai nạn giao thông.
9. • Để hình dung ra giá trị của một milligiây, hãy hỏi người vừa đọat một Huy chương bạc môn điền kinh Olympic
10. Khái niệm về quản lý thời gian
11. Khái niệm về quản lý thời gian vQuản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn Nguyên Thói tắc quen Công Hệ cụ thống
12. Khái niệm về quản lý thời gian Động cơ đúng Tâm trạng đúng Kỹ năng chính xác
13. Nguyên nhân lãng phí thời gian 1.Làm việc không có kế hoạch 2.Các mục đích không rõ ràng 3.Đặt quá nhiều mục tiêu 4.Giám sát quá chặt chẽ 5.Lo lắng thái quá 23
14. Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả. 24
15. Nguyên nhân lãng phí thời gian 6. Có quá nhiều công việc giấy tờ 7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo 8. Vòng vo 9. Sửa sai 10.Trì hoãn công việc 25
16. Treo việc là Treo cổ
17. Không làm cũng được Không làm Không làm không được Làm ngay tức thì
18. Nguyên nhân lãng phí thời gian 11.Mất thời gian chờ đợi 12.Dự các cuộc họp vô bổ 13.Nghỉ sớm 14.Tức giận 15.Có quá nhiều giao tiếp xã hội 28
19. Không ai muốn chịu mất mát một mình, họ luôn kéo người khác cùng lãng phí thời gian.
20. Ta có đồng tình với những người móc ví của ta?
21. Hội chứng vội vÝ tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian vDạo này anh bận, phải về muộn vNgày mai nhé, mai lại mai vTôi không có thời gian để làm hết mọi việc vGiá 1 ngày có 25 tiếng vGiá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt biết mấy 31
22. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém vLuôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ vSống một cách ích kỷ và vô tình vĐeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồng vRập khuôn mà không có tính sáng tạo
23. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém vÝ tưởng rất hay nhưng chưa có thời gian vNgày mai nhé, mai . mai, và . mãi mãi vTôi không có thời gian để làm hết mọi việc vGiá một ngày có 25 tiếng vGiá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấy
24. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém vBị nhấn chìm trong công việc vDường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đó vVội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họp vNgỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt vHẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ
25. Người thông minh không bao giờ lãng phí thời gian
26. Lợi ích của việc quản lý thời gian vLàm cuộc sống trở nên dễ dàng hơn vGiảm căng thẳng vTăng hiệu quả học tập vTăng niềm vui trong cuộc sống vTăng năng suất của cá nhân và tập thể vTăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng
27. Bài tập 1 vVào buổi tối, có 4 người đàn ông phải đi qua 1 chiếc cầu. Nhưng chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tối đa chỉ có 2 người có thể đi 1 lần qua cầu. Dù 1 người đi hay 2 người đi đều cần phải có đèn pin đi cùng. Và dù đi hay trở lại cũng cần phải có đèn pin và không thể ném nó trở lại. Mỗi người đi với vận tốc khác nhau. Tốc độ qua cầu lần lượt là: vA. 1 phút vB. 2 phút vC. 5 phút vD. 8 phút Hỏi thời gian nhanh nhất để tất cả qua cầu là bao nhiêu lâu?
28. Cấu trúc 1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian 2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
29. 2. Các phương pháp để quản lý thời gian vSơ đồ quản lý thời gian vNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
30. Sơ đồ quản lý thời gian
31. Aware – Nhận biết vThiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị
32. vTrả lời các câu hỏi sau: vĐiều gì là quan trọng cho công việc của bạn? vĐiều gì là quan trọng trong cuộc sống của bạn? vMục tiêu của bạn trong tương lai gần là gì?
33. Tìm đường đi đến mục tiêu
34. Aware – Nhận biết vKhi thiết lập mục tiêu, bạn nên: § Cụ thể hóa mục tiêu § Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ § Đảm bảo chúng có thể thực hiện được § Để chúng công khai
35. Analyze – Phân tích Phân tích hiện tại của bạn sử dụng thời gian như thế nào? Hiểu chính xác những gì bạn đang làm? Thói quen tốt khi bạn sử dụng thời gian? Thói quen xấu khi bạn sử dụng thời gian? Những gì bạn dành nhiều thời gian nhất?
36. Bài tập thảo luận: Lập thời gian biểu của 1 ngày làm việc chi tiết đến 30 phút.
37. Attack – Kẻ cắp thòi gian vNguyên nhân vật lý § Tiếng ồn § Thiết bị liên lạc § Tiện nghi làm việc § Lưu trữ tài liệu vNguyên nhân tâm lý § Sự lo sợ § Sự thất vọng § Không thích thú § Mâu thuẩn cá nhân
38. Attack – Kẻ cắp thòi gian 1. Thiếu tổ chức kế hoạch 2. Trì hoãn, thiếu quyết đoán 3. Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung 4. Sự vội vàng, hấp tấp 5. Công việc giấy tờ 6. Không biết nói “KHÔNG”
39. Assign - Lập trật tự ưu tiên Trả lời các câu hỏi: • Bạn ưu tiên thời gian làm gì • Điều gì là cần thiết để được thực hiện đầu tiên? • Điều gì là ít quan trọng và có thể làm sau này?
40. Assign - Lập trật tự ưu tiên vMức độ ưu tiên § A: Chính § B: Hỗ trợ § C: Nên có vPhân loại § Kiểm soát được Chủ động § Quan trọng § Khẩn trương § Giao cho ai khác
41. Arrange – Lập kế hoạch •Lập kế hoạch, lên lịch cho công việc •Sử dụng lịch, to-do list, ghi chú,
42. Arrange – Lập kế hoạch
43. 10 bí quyết quản lý thời gian 1. Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại. 2. Kiên trì và nhẫn nại tiến hành công việc từ đầu đến cuối. 3. Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả chỉ đọc và giải quyết 1 lần. 4. Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa. 5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng. 6. Giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc. 7. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng. 8. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích đừng sợ. 9. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận. 10.Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?
44. 2. Các phương pháp để quản lý thời gian vSơ đồ quản lý thời gian vNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
45. Mô hình Ma trận quản lý thời gian 55 Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II Không quan III IV trọng
46. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp I II Quan •Khủng hoảng •Làm việc trong C/ lược •Các vấn đề cấp bách •Xây dựng quan hệ trọng •Các dự án đến hạn •Tìm kiếm cơ hội •Công việc tồn đọng •Lập kế hoạch III IV Không •Các việc đột xuất •Các công việc vô bổ quan •Thư từ, e-mail •Điện thoại trọng •Họp hành •Tán gẫu •Các vấn đề cấp bách •Hoạt động “giải trí”
47. I II Kết quả: - Căng thẳng (stress) - Kiệt sức - Luôn trong tình trạng khủng hoảng - Làm việc ngoài phạm vi chức năng IV III 57
48. I II IV III Kết quả: - Tập trung vào ngắn hạn - Công việc vụn vặt - Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch - Cảm giác là nạn nhân, thụ động - Quan hệ hời hợt
49. I II III IV Kết quả: - Vô trách nhiệm - Tách rời công việc - Phụ thuộc vào người khác 60
50. I II Kết quả: - Tầm nhìn, triển vọng - Cân bằng - Sống có kỷ luật - Chủ động - Ít khủng hoảng III IV 62
51. Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan I II trọng Làm ngay Làm sau, nhưng kiên quyết Không III IV quan Giao cho Chỉ làm nếu trọng người khác có thời gian 64
52. -Bài kiểm tra - Điện thoại cắt ngang - Mail hỏi thăm sức khỏe - Bài tiểu luận cho tuần sau - Bài tập về nhà - Kế hoạch đi dã ngoại dịp Lễ 25-12 - Chơi game -Đi uống cà phê với bạn bè -Đi xem phim với người yêu
53. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Việc quan trọng nhất ở vị trí số một (tổ chức vùng II)
54. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Lập ưu tiên cho các việc trong lịch Lập lịch cho các việc ưu tiên
55. Có thể quản lý thời gian? Quản lý thời gian là việc khó Nhưng có thể nếu có quyết tâm 68
56. Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian vNguyên tắc SMART vNguyên tắc Pareto 80/20 vNguyên tắc Parkinson
57. Nguyên tắc SMART vS-Specific vM-Measurable vA-Achievable vR-Realistic vT-Time bound
58. Bài tập thực hành vMỗi sinh viên lập mục tiêu cho 6 tháng tới theo nguyên tắc SMART.
59. Nguyên tắc Pareto
60. Nguyên tắc Pareto
61. Nguyên tắc Parkinson vRút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto) vGiảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)
62. Nguyên tắc quản lý thời gian 1. Đọc có chọn lọc 2. Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày 3. Ưu tiên hoá các công việc 4. Ngăn nắp 5. Làm nhiều việc không quan trọng một lúc 77
63. Nguyên tắc quản lý thời gian 6.Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ 7.Chia nhỏ các công việc lớn 8.Xác định 20% công việc quan trọng 9.Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng 10.Dành một thời gian không bị quấy rầy 78
64. Nguyên tắc quản lý thời gian 11.Không trì hoãn công việc 12.Đặt ra hạn cuối cùng 13.Luôn để ý thời gian 14.Làm gì đó lúc chờ đợi 15.Làm việc bận rộn vào một thời điểm 79
65. 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian vKhái niệm về lập kế hoạch vVai trò của việc lập kế hoạch vCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
66. Khái niệm về lập kế hoạch vLập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện. v Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
67. Khái niệm về lập kế hoạch
68. Khái niệm về lập kế hoạch vNếu không có kế hoạch § Chọn những gì trước mắt § Làm những việc cấp bách § Chịu sự hối thúc của thời gian § Chọn theo cảm tính § Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác
69. Khái niệm về lập kế hoạch Muốn phóng nhanh thì phải Nhìn xa
70. Khái niệm về lập kế hoạch
71. Khái niệm về lập kế hoạch Mục tiêu + = Mộng mơ + Hành động = Qua ngày 87
72. Khái niệm về lập kế hoạch Mục tiêu + Hành động = Kết quả Mục Hành Sống + = tiêu động đẹp
73. Planning is bringing the future into the present so you can do something about it now. (Alan Lakein)
74. Vai trò của lập kế hoạch vTư duy có hệ thống trong quản lý thời gian vPhối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu vNắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm vSẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài vTiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p
75. Lập kế hoạch vBước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được
76. Lập kế hoạch
77. Lập kế hoạch vBước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C
78. Lập kế hoạch Bước 3: Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp
79. Lập kế hoạch vBước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên
80. Phương pháp tổ chức và quản lý công việc vKế hoạch gồm (5 W 2 H): § What - Việc gì cần làm? § Why - Tại sao phải làm? § Who - Ai sẽ làm việc gì? § When - Khi nào làm? § Where - Làm ở nơi đâu? § How - Cách làm như thế nào? § How much - Cần bao nhiêu tiền để làm?
81. Thực hành vLập kế hoạch, trả lời các câu hỏi 5W 2H để thực hiện mục tiêu đã xác lập ở mục tiêu SMART?
82. Làm gì Làm để Ai làm? Làm khi Làm ở Làm như Cần bao (What) làm gì (Who) nào đâu thế nào nhiêu tiền (Why) (Where) (When) (How) để làm
83. Viết tạo ra suy nghĩ Suy nghĩ tạo ra hình ảnh Hình ảnh tạo nên cảm nhận Cảm nhận dẫn đến hành động Hành động tạo ra kết quả
84. 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian vKhái niệm về lập kế hoạch vVai trò của việc lập kế hoạch vCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
85. Các công cụ lập kế hoạch 101 vCông cụ truyền thống vCông cụ hiện đại
86. Các công cụ Mẩu bút chì Hơn Trí nhớ tốt
87. Trí nhớ đậm Không bằng Nét mực mờ
88. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp vĐầu tư ban đầu: - Sổ tay cá nhân - Bút chì, bút highlight - Miếng dán nhiều màu
89. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp vMỗi trang là một ngày vLiệt kê những công việc bạn muốn thực hiện trong ngày
90. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp vTiếp theo, sắp xếp mỗi công việc theo mức quan trọng
91. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp vHighlight 03 công việc quan trọng nhất và tập trung thực hiện chúng
92. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp vGạch ngang hoặc đánh dấu vào những công việc đã làm.
93. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp vNhững công việc chưa hoàn thành thì phải được chuyển sang trang sau
94. Danh sách công việc Công việc hàng tháng
95. Danh sách công việc Công việc hàng tuần
96. Danh sách công việc Công việc hàng ngày
97. Câu chuyện về chiếc cốc v Đá lớn: Những công việc có mức độ ưu tiên và thời gian hòan thành cao nhất và giá trị lớn nhất, thường quan trọng nhưng không phải là nhiệm vụ cấp bách để hướng tới mục tiêu của bạn v Sỏi nhỏ: những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng v Cát: Đây là những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quá quan trọng v Nước: Những công việc thường không quan trọng và không cấp bách thường gây lãng phí thời gian
98. Các công cụ lập kế hoạch 115 vCông cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml vĐiện thoại di động vMáy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi § Phần mềm: Microsoft Outlook § Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar
99. Bài tập thực hành 1 vBạn có 2 tuần để thực hiện bài tiểu luận môn kinh tế vĩ mô về vấn đề lạm phát trong 5 năm trở lại đây. Yêu cầu phải có powerpoint thuyết trình Hãy lập kế hoạch thực hiện công việc trên.
100. Gợi ý Tập trung vào đề bài Nghiên cứu tài liệu tổng quan Dàn bài và kế hoạch thực hiện Viết bản nháp Phản biện Chỉnh sửa và viết bản chính thức Làm silde
101. Lập kế hoạch Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun 1 2 3 4 Focus 5 6 7 8 9 10 11 Research Organize Draft 12 13 14 15 16 17 18 Feedback Final Slide 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
102. Ngày Công việc Hoàn thành 02/03 Tập trung vào đề bài 05/03 Nghiên cứu tài liệu tổng quan 07/03 Dàn bài và kế hoạch thực hiện 10/03 Viết bản nháp 12/03 Phản biện 14/03 Chính sửa và viết bản chính thức 15/03 Làm slide và nộp bài
103. Bài tập thực hành 2 vBạn tham gia cuộc thi sinh viên nghiên cứu khoa học ở trường Đại học Ngoại thương. Thời gian thực hiện 1 đề tài là 3 tháng. Từ 01/01 – 31/03. Hãy lập kế hoạch thực hiện đề tài trên. Dự trù kinh phí thực hiện.
104. Bạn sẽ làm việc nào trước? vLàm bài tập về nhà v Kiểm tra thư (check mail)
105. Bạn sẽ làm việc nào trước? vTìm tài liệu cho bài v“Facebook” nghiên cứu
106. Giải quyết việc chần chừ I am a great believe in luck, and I find the vSự chần chừ có nghĩa là trì hoãn harder I work, the more I một công việc (hoặc thậm chí một số have of it. nhiệm vụ) mà nên ưu tiên. Thomas Jefferson vKhả năng vượt qua sự chần chừ và giải quyết những hành động quan trọng có tác động tích cực lớn nhất trong cuộc sống của bạn là một dấu hiệu của những người thành công nhất hiện có
107. Ca khúc: Đừng ngồi yên trong bóng tối Nhạc sỹ: Võ Thiện Thanh Ca sỹ: Văn Mai Hương
108. Tại sao chúng ta chần chừ? vKhông có thời hạn rõ ràng vThiếu nguồn lực sẵn có vKhông biết bắt đầu từ đâu vQuá tải công việc vKhông có niềm đam mê để làm công việc vSợ thất bại hay thành công
109. 9 cách để vượt qua sự chần chừ 1.Biết từ bỏ 2.Giao phó, ủy thảc 3.Bắt đầu ngay 4.Nhờ tư vấn
110. 9 cách để vượt qua sự chần chừ • 5. Chia nhỏ công 6. Tuân theo quy tắc việc 15 phút
111. 9 cách để vượt qua sự chần chừ 7. Những 8. Biết tặng thưởng “deadlines” rõ bản thân ràng
112. 9 cách để vượt qua sự chần chừ 9. Bỏ qua sự mất tập trung
113. Chương trình món ngon mỗi ngày Thứ 2: Ếch sống Thứ 3: Ếch sống Thứ 4: Ếch sống Thứ 5: Ếch sống Thứ 6: Ếch sống Thứ 7, Chủ nhật: Ếch sống
114. Nếu bạn phải ăn hai con ếch, thì hãy ăn con nào xấu xí nhất trước
115. vHãy hành động ngay vPhát triển thói quen nghiện “ăn ếch” vKhông bao giờ có đường tắt
116. Bài tập thực hành vNhững “con ếch” của bạn hiện tại là gì? Đâu là công việc mà bạn hay “chán ngán” phải làm mỗi ngày? vMột khi bạn đã tìm ra được con ếch đó, hãy tạo thói quen ăn nó ngay mỗi ngày ngay khi vừa thức giấc. Hãy làm nó ngay mỗi sáng trước bất kì công việc nào khác.
117. QUYẾT ĐOÁN
118. vKhông nói “KHÔNG" có thể đặt bạn trong rất nhiều công việc. vBạn không thể làm tất cả mọi thứ vKhông thực hiện những điều bạn không thể hoàn thành vHọc cách nói “KHÔNG"
119. Nói “KHÔNG” với những lời yêu cầu vBạn có thể làm việc đó cho tôi? vLàm ơn giúp tôi với? Tôi sẽ mời bạn uống nước? vTôi phải có việc ra ngoài gấp, bạn có thể làm việc này giúp tôi không?
120. Quyết đoán vNói không, tiếp theo là một lời giải thích trung thực. vNói không và nói ngắn gọn lý do của bạn mà không làm. vNói không, và sau đó cung cấp cho một sự thay thế. vMột cách cảm thông, lặp lại các yêu cầu theo cách của bạn, và sau đó nói không. vNói có, sau đó đưa ra lý do bạn không làm việc đó, và cung cấp một giải pháp thay thế. vCung cấp từ chối quyết đoán
121. THỰC HÀNH Nói “KHÔNG” với các lời đề nghị. Bạn A: Đề nghị Bạn B: Từ chối