Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Đăng Đình Bôi

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Đăng Đình Bôi

1. BÀI 4. KỸ NĂNG VIẾT 4.1.Khái niệm, tầm quan trọng của viết. Viết theo nghĩa đơn giản là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý lên giấy theo quy luật, cấu trúc của ngôn ngữ (hoặc lên màn hình máy tính). Viết thường là để nhấn mạnh hoặc giải thích ý tưởng. Một bài viết tốt là một bài viết rõ ràng, xúc tích, đúng ngữ pháp và cú pháp, đúng hình thức trình bày, người đọc có thể dễ dàng hiểu được đúng và chính xác ý tưởng, mục đích của người viết. Viết là một công cụ tốt để giao tiếp có hiệu quả, muốn rèn luyện kỹ năng viết tốt cần phải luyện tập. Viết giúp người gửi thông tin có thể xem xét tất cả các khía cạnh chi tiết của thông tin mà mình gửi dưới dạng văn bản chính xác và chau chuốt. Viết làm người nhận thông tin có thể xem qua thông tin sau đó nghiên cứu nó chi tiết hơn, lưu lại thông tin lâu dài. Viết là để truyền tải thông tin. Kỹ năng viết tốt mở ra nhiều cơ hội cho chúng ta trong công việc và thăng tiến (cơ hội cá nhân, cơ hội nhóm nơi bạn làm việc). 4.2.Quá trình viết một văn bản Để viết một văn bản nào đó người ta chú ý đến các yếu tố : đề cương, nội dung, văn phong, câu văn và độ chính xác.Lập đề cương cho văn bản có thể theo cách truyền thống, liệt kê các ý chính cấp một, cấp hai rồi cấp nhỏ hơn nữa. Hoặc lập đề cương theo sơ đồ tư duy, từ một ý chính phân ra các ý chính cấp một, ý chính cấp hai và nhỏ hơn nữa liên hệ với nhau như các dây thần kinh. Các bước soạn thảo một văn bản gồm chuẩn bị, thực hiện viết, và hoàn thiện bài viết. -Chuẩn bị: Đầu tiên là việc xác định đối tượng đọc: bài viết của bạn là nói cho ai đó một điều gì đó, là người viết bạn phải quyết định viết cái gì và viết như thế nào để nói cho người đọc của bạn một cách tốt nhất. Vì thế bạn phải xác định ai là người đọc bài viết của bạn, họ sẽ thu được gì khi đọc bài viết của bạn, tại sao họ lại phải đọc (đây là vấn đề quan trọng để xác định mục đích viết của bạn) và cuối cùng là họ đọc bài viết của bạn như thế nào. 11
2. Thứ hai là xác định nội dung bài viết, viết cái gì, thông điệp chính là gì. Phải xác định nội dung bài viết chính xác theo chủ đề của bài viết, sau đó phải sắp xếp các ý tưởng của bài viết một cách hệ thống, hài hòa. Thứ ba là xác định văn phong của bài viết. Văn phong bài viết của bạn là cách mà bạn giao tiếp với người đọc của bạn. Văn phong tốt giúp cho người đọc dễ dàng thu được thông tin trong bài viết của bạn nhanh nhất và chính xác nhất. Văn phong thể hiện qua ngôn ngữ sử dụng trong bài viết, cấu trúc của bài viết và những minh họa sử dụng trong bài viết. Thứ tư là xác định hình thức trình bày. Tùy theo các loại văn bản khác nhau thì hình thức trình bày khác nhau. Hình thức trình bày bao gồm định dạng bài viết, căn lề (trên, dưới, trái, phải), loại chữ, cỡ chữ, tiêu đề Một số văn bản thường có quy định hình thức trình bày nhất định chúng ta phải tuân theo (bài báo, báo cáo khoa học, luận văn ) -Thực hiện viết: Đầu tiên phải viết bản thảo. Sau khi xác định được các vấn đề chúng ta bắt tay vào viết bản dự thảo đầu tiên. Một bài viết thường có phần giới thiệu, phần triển khai ý tưởng và phần kết luận. Phần giới thiệu: Mục đích của phần giới thiệu thường cho người đọc biết chủ đề bạn viết là gì, thông báo cho người đọc về quan điểm của bạn, gợi được trí tò mò cho người đọc để tìm hiểu về bài viết của bạn. Phần giới thiệu nên trình bày chung về chủ đề của bài viết sau đó kết thúc với ý chính của chủ đề mà bạn viết. Phần chính: Phần này bao gồm các đoạn giải thích các ý của bài viết. Phần chính gồm các đoạn văn. Mỗi đoạn thường giải thích trọn là một ý của bài viết. Giữa các đoạn sử dụng từ chuyển tiếp để đảm bảo sự thông suốt giữa các đoạn. Phần kết luận: Đây là phần cuối cùng tổng kết lại các ý chính của bài viết, nhấn mạnh một lần nữa thông điệp muốn gửi. Sau khi viết xong bản thảo thì sẽ là công việc chỉnh sửa bài viết. Chỉnh sửa là quá trình “xem lại” bài viết của bạn. Có thể thực hiện nhiều lần chỉnh sửa. Mỗi lần chỉnh sửa giúp người viết đến sát hơn mục đích dự định viết. Chúng ta thường chỉnh sửa về nội dung sao cho sát với chủ đề, chính xác, đầy đủ. Chỉnh sửa văn phong bài viết về ngôn ngữ sử dụng, minh họa, cấu trúc. Chỉnh sửa về hình thức trình bày có đúng với loại văn bản mà bạn viết hay không, ngữ pháp, chính tả -Hoàn thiện bài viết: Sau khi chỉnh sửa bạn thêm vào hay bớt đi những phần cần thay đổi và hoàn chỉnh lại bài viết bằng cách thêm vào hay bớt đi những liên từ nối các đoạn văn, xem xét bài viết có theo logic hay không, sau đó sửa theo đúng hình thức quy định và mặc định. 12
3. 4.3.Viết báo cáo khoa học Viết báo cáo: Báo cáo nói chung là một loại văn bản được dùng để trình bày các kết quả đã đạt được trong hoạt động của 1 đơn vị, tổ chức, cá nhân giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế của người quản lý, lao động và giúp đưa ra chủ trương phù hợp. Báo cáo còn dùng để mô tả sự phát triển, diễn biến, kết quả của một công việc hoặc một vấn đề nào đó. Như vậy báo cáo lấy vấn đề làm cơ sở thông tin. Nếu không có vấn đề thì bản báo cáo không cần thiết nữa. Đã là vấn đề thì phải có xác định được vấn đề, lựa chọn giải pháp, thu thập dữ liệu, đưa ra câu trả lời. Có rất nhiều loại báo cáo tùy theo cách phân chia. Thông thường chúng ta có các loại báo cáo: báo cáo bất thường, báo cáo định kỳ, báo cáo về lĩnh vực chuyên môn hay báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học Đặc trưng của báo cáo là nó không phải là văn bản suy luận, tưởng tượng mà là văn bản mô tả, trình bày. Một báo cáo do đó phải được trình bày hợp lý và phù hợp với tính chất của công việc và đối tượng nhận báo cáo hay người đọc báo cáo. Trong trường học chúng ta sẽ phải tiếp cận với báo cáo thu hoạch các môn học, báo cáo nghiên cứu khoa học, báo cáo tiến độ công việc Báo cáo thường bao gồm 3 phần. Phần 1 là phần mô tả tình hình công việc, hoặc kết quả đã đạt được. Phần 2 là phần phân tích, đánh gía. Phần 3 là phần nêu phương pháp tiếp tục hoạt động, biện pháp giải quyết hoặc kiến nghị. Sau đây chúng ta nói rõ hơn về một báo cáo khoa học. Báo cáo khoa học: Cấu trúc của một bài báo cáo khoa học thường gồm các phần như liệt kê trong bảng sau: Các mục Đặc điểm 1.Tiêu đề 1.Tên báo cáo và tác giả 2.Tóm tắt 2.Mục tiêu, những phát hiện chính, ý nghĩa kết quả 3.Giới thiệu 3.Nêu rõ tại sao thực hiện nghiên cứu này 4.Vật liệu, phương 4.Nghiên cứu được thực hiện thế nào, cách nào pháp 5.Kết quả 5.Trình bày những kết quả đạt được, những phát hiện 6.Thảo luận, kết luận 6.Giải thích các phát hiện trên có ý nghĩa gì? Có gì khác với các nghiên cứu trước? kết quả nghiên cứu dẫn tới hệ quả gì? Đề xuất và khuyến nghị gì? 7.Tài liệu tham khảo 7.Những tài liệu bạn đề cập tới 13
4. 8.Phụ lục 8.Đưa thêm những thông tin bổ sung cần thiết. Báo cáo gồm nhiều đoạn văn, mỗi đoạn văn thường có cấu trúc nhất định. Đoạn văn phải tập trung thể hiện một chủ đề. Phát triển câu chủ đề thành các ý. Có sự liên kết các ý trong một đoạn văn. Tuy nhiên phải giữ nòng cốt là câu chủ đề để không bị phân tán. Kết thúc một đoạn văn có câu kết. Trong báo cáo có trình bày các số liệu theo bảng. Các bảng này phải tuân theo quy định của cơ quan quản lý báo cáo. Trong báo cáo nên hạn chế liệt kê ý theo kiểu gạch đầu dòng. Nếu có liệt kê thì một phần liệt kê tối đa nên chỉ có 7 đến 8 ý. Các ý này phải tương đồng về mặt ý nghĩa, cấu trúc câu, ngữ pháp Cần có sự kết nối giữa tiêu đề, phần liệt kê và ý tưởng. Trong phần ghi tài liệu tham khảo cũng phải viết đúng theo quy định của cơ quan quản lý. Tài liệu tham khảo cần thiết phải có trong báo cáo. Tài liệu tham khảo phải làm tăng độ tin cậy của báo cáo. Không được copy tài liệu tham khảo mà chỉ được trích dẫn. Chỉ dẫn những tài liệu nào mà bạn thực sự nắm vững. 14
5. BÀI 5. KỸ NĂNG NÓI VÀ THUYẾT TRÌNH 5.1.Nói và sử dụng ngôn từ. Ngôn từ được hiểu là hệ thống những từ và các nguyên tắc kết hợp chúng mà những người trong cộng đồng dùng làm phương tiện truyền đạt thông tin cho nhau. Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng lực được thể hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục. Kỹ năng nói được quyết định bởi 3 yếu tố: sự phát âm (phonation), khả năng diễn đạt (articulation) và sự phát âm chính xác (pronunciation). Sự phát âm có các đặc trưng về cao độ (giọng cao, thấp), trường độ (dài, ngắn) và cường độ (mạnh, yếu). Khả năng diễn đạt liên quan tới cách phát âm, khuyết tật cơ quan liên quan đến phát âm, và sự bất cẩn trong khi nói cũng như điểm mạnh và yếu của tiếng địa phương. Phát âm chính xác liên quan đến các từ khó phát âm, phát âm lẫn lộn một số chữ ở một số vùng lấy tiếng phổ thông của một quốc gia làm chuẩn. Sử dụng ngôn từ tốt giúp truyền đạt thông tin và giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả. Nó tạo ra mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp. Nó giúp con người nâng cao uy tín bản thân, tự khẳng định và là công cụ tạo ảnh hưởng đối với người khác. 5.2.Chuẩn bị bài nói Trước khi nói hoặc trình bày vấn đề, thông tin nào đó cần phải có bước chuẩn bị. Chuẩn bị bài nói là bước quan trọng . Như Richard Hal, một nhà thuyết trình người Mỹ nói rằng thành công bài thuyết trình của ông là “chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị”. Một bài nói chuyện thông thường gồm ba phần: mở đầu, nội dung, và kết luận. - Mở đầu/Đặt vấn đề: Mở đầu là phần nêu ra thông điệp chính mình muốn gửi tới người nghe. Phần mở đầu nêu mục đích, tầm quan trọng của bài nói. Để mở đầu cho linh hoạt có thể dùng một hoạt động gây hứng thú, một câu chuyện được kể, một câu hỏi gợi suy nghĩ được đưa ra hoặc đưa ngay nội dung khái quát buổi nói chuyện. - Nội dung: Đầu tiên lựa chọn các nội dung chính, nổi bật thứ nhất, thứ hai thứ ba viết ra giấy, sau đó sắp xếp các nội dung đó theo thứ tự rồi viết thành các đoạn văn. Sau đó viết các ý liên kết giữa các nội dung này. Toàn phần viết để chuẩn bị sử dụng một kiểu hành văn. Chuẩn 15
6. bị các số liệu thống kê để hỗ trợ, minh họa cho các ý kiến đưa ra. Chuẩn bị một số giai thoại hoặc câu trích dẫn, một số câu chuyện vui, lời nói đùa để đưa vào trong lúc nói nếu thấy phù hợp. Chuẩn bị thêm những hình ảnh, ví dụ minh họa cho bài nói. - Kết luận: Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo của bài nói, thông điệp chính một lần nữa. Dừng bài nói ở một câu trích dẫn hay, chọn lọc, kịch tính làm đẹp buổi nói chuyện. Phải thể hiện và có thái độ trân trọng đối với người nghe ngay khi viết chuẩn bị. Khi nói sử dụng ngôn từ theo những lới khuyên sau: chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, sinh động, cụ thể, gần gũi, nhã nhặn, lịch sự, phù hợp bối cảnh, phù hợp đối tượng, hướng vào đối tượng, kết hợp yếu tố phi ngôn từ, phối hợp khéo léo với các yếu tố minh họa 5.3.Ngôn ngữ cơ thể: Khi nói trước mọi người, ngôn ngữ cơ thể cũng mang thông điệp tốt hoặc xấu gửi tới người nghe. Đây là các yếu tố phi ngôn từ. Ngôn ngữ không lời gồm có: ánh mắt, nét mặt, tiếp xúc cơ thể, tư thế đứng đứng, chuyển động tay, di chuyển, khoảng cách, trang phục. Khi nói ngôn ngữ không lới bổ sung cho lời nói. Trong khi nói tư thế đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai chân đứng trên khoảng cách bằng vai Tránh tự tạo ra các trạng thái đứng gò bó như nghiêng người, ngả người về trước. Tay có các cử động vừa phải, minh họa bằng các ngón tay và bàn tay, tránh vung tay và cử động thái quá. Nếu đứng không có bục thì hai bàn tay ở trước bụng, vị trí ngang thắt lưng. Tránh chắp tay ngang hông hoặc khoanh tay trước ngực. Khi nói với ai đó nên nhìn vào mặt họ. Khi nói với đám đông thì nhìn bao quát với con mắt thân thiện, miệng luôn tươi. Ngôn ngữ không lời cũng cần phải được rèn luyện chó thành thói quen và để tự tin thì phải chuẩn bị kỹ. 5.4.Kỹ năng thuyết trình, trình bày: Thuyết trình là trình bày trước một số hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó. Thuyết trình có thể chỉ trong một vài phút, nhưng cũng có thể nhiều giờ. Thuyết trình có thể với mục đích thông báo (báo cáo với mọi người việc mình đã làm hoặc về vấn thuộc mối quan tâm của mọi người) hoặc thuyết phục (báo cáo về lợi ích của vấn đề nào đó và kêu gọi sự đồng tình của mọi người, dẫn tới hành động sau thuyết trình). Thuyết trình tốt cần có sự chuẩn bị. Thông thường người ta chia ra 3 công việc: chuẩn bị thuyết trình, tiến hành thuyết trình và đánh giá kết quả thuyết trình. Hai công việc đầu bắt buộc phải có ở mỗi bài thuyết trình. 16
7. -Chuẩn bị thuyết trình: Trước khi thuyết trình bạn phải tự đặt các câu hỏi: bạn có hứng thú với chủ đề đó và có đủ kiến thức để thuyết trình hay không? Mục tiêu của bài nói của bạn là thông tin, thông báo hay thuyết phục? Bạn có bao nhiêu thời gian cho chuẩn bị, cho thực hiện? Đối tượng người nghe bạn thuyết trình là ai (người lao động nông thôn, miền núi, các bộ, công chức, thanh niên, sinh viên, học sinh, nhà khoa học, hội đồng xét duyệt, tuyển chọn )? Ngôn ngữ nào được sử dụng? Thông điệp chính của buổi thuyết trình của bạn là gì? Bạn thuyết trình ở đâu và các phương tiện được sử dụng hỗ trợ khi thuyết trình là các phương tiện nào? Kiểm tra cơ sở vật chất nơi thuyết trình xem tất cả mọi người có thể nghe rõ không, có thiết bị âm thanh tốt không, nhìn rõ không? Liệu ánh sáng trong phòng có vừa đủ? Dàn bài của bài thuyết trình chia làm 3 phần: mở đầu, thân bài (nội dung) và kết luận như đã trình bày ở mục 5.2. -Thực hiện thuyết trình: Thực hiện thuyết trình cũng theo thứ tự: vào đề (mở đầu), nội dung chính, và kết luận (kết thúc). Nên nhớ rằng mức độ chú ý của người nghe giảm dần về cuối buổi thuyết trình và gần cuối có thể tăng lên chút ít. Do đó khoảng giữa buổi phải làm thế nào kéo sự tập trung của người nghe, giảm căng thẳng. Khi thực hiện thuyết trình phần mở đầu có thể có nhiều cách tiến hành. Có thể vào buổi thuyết trình một cách trực tiếp, có thể dẫn nhập bằng những sự kiện tương phản, có thể dẫn nhập bằng một câu chuyện liên hệ với vấn đề trình bày, có thể bằng cách đặt câu hỏi với người nghe, có thể dẫn nhập bằng bằng một câu trích dẫn của người nổi tiếng, có thể dẫn nhập bằng sự việc gây “chấn động” hoặc “sốc” Mở đầu thuyết trình phải gây được sự chú ý, xây dựng lòng tin của người nghe và nêu được khái quát vấn đề thuyết trình. 17
8. Phần nội dung chủ yếu phải được liên kết chặt chẽ các ý với nhau. Trong khi thuyết trình phải quan sát , có biện pháp duy trì sự chú ý của người nghe. Để duy trì sự chú ý cần sử dụng các biện pháp sau đây cho đúng lúc: không đọc nguyên văn hay thuộc lòng; không dùng nhiều lời lẽ hùng hồn; sắp xếp các ý theo trình tự hợp lý; đưa những ví dụ, số liệu minh họa; xây dựng cách nói tùy theo đối tượng người nghe; có thể thêm những câu nói, câu chuyện khôi hài đúng lúc và liên hệ với nội dung trình bày; luôn bám sát chủ đề. Có thể thuyết trình được thực hiện bằng cách học thuộc lòng, đọc bài đã viết, dựa vào các phiếu ghi dàn ý, và thuyết trình tự do. Mỗi kiểu thuyết trình có những ưu điểm và nhược điểm của nó. Thuyết trình khi học thuộc lòng có nhiều hạn chế nhất vì sự đơn điệu, sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ không dựa vào phản hồi của người nghe mà thay đổi, nếu quên một chỗ nào đó thì làm hỏng cả buổi nói chuyện, nó chỉ hiệu quả khi lời thuyết trình ngắn, lúc khai mạc buổi họp nào đó. Thuyết trình bằng cách đọc thích hợp với những buổi nói chuyện, báo cáo số liệu phức tạp, không được phép nói sai số liệu, báo cáo khoa học, thời gian hạn chế so với nội dung. Cách trình bày đọc như vậy tạo khoảng cách người nói và người nghe, dễ gây buồn ngủ, phân tán, sao lãng việc nghe. Cách thuyết trình tự do hoặc ghi dàn ý là hấp dẫn người nghe hơn cả vì tùy theo đối tượng người nghe, phản ứng , phản hồi của người nghe khi quan sát mà thay đổi cách nói, ngôn ngữ không lời, thêm chuyện vui, câu nói đùa. Cách này người thuyết trình phải chuẩn bị kỹ, có kinh nghiệm nhiều, là cách mà các thày giáo và nhà thuyết trình chuyên nghiệp sử dụng. Phần kết thúc bài thuyết trình nên nhắc lại, tóm tắt các ý chính đã trình bày, mô tả, khuyến cáo các hoạt động tiếp theo, kết thúc bằng nhận xét tích cực. Yêu cầu khuyến cáo người nghe hành động hoặc xem xét vấn đề theo quan điểm mới. Nên kết thúc thuyết trình đúng thời gian đã ghi trong chương trình hoặc sớm hơn ít giây. Sau đó nên dành một thời gian để cho người nghe hỏi và trả lời các câu hỏi, thắc mắc đó. Cám ơn người nghe trước khi dừng nói. Nếu có đánh giá thì cần thiết kế các phiếu đánh giá buổi thuyết trình, hoặc nghe những phản hồi để cải thiện thuyết trình lần sau và có dành thời gian cho việc đánh giá này. 5.5.Kỹ năng đối phó với hồi hộp khi thuyết trình: Nói, thuyết trình trước đám đông với đa số mọi người đều là công việc khó, gây ra hồi hộp, run, nhất là những lần đầu. Sợ hãi trong trường hợp này là bản chất tự nhiên của con người vì nhu cầu bị đe dọa (theo Maslow). Việc sợ hãi sẽ biểu hiện về mặt sinh lý như vã mồi hôi, tay chân run, nói lắp hoặc nói nhịu. Để đối phó với hồi hộp và run thì trước tiên phải chuẩn bị kỹ nội dung bài nói và tập nói một mình trước khi nói trước đám đông. Khi tập nói có thể nhờ một số người nghe và nhận xét để sửa về nội dung, giọng nói, tư thế, dụng cụ hỗ trợ. Nói chung việc chuẩn bị 18
9. kỹ góp phần rất quan trọng vào chống hồi hộp. Trước khi thuyết trình nên có chuẩn bị cả về mặt sức khỏe, nghỉ ngơi thoải mái một buổi trước thuyết trình. Cần dành thời gian làm quen và sử dụng thành thạo các dụng cụ hỗ trợ, làm quen với căn phòng nơi thuyết trình. Buổi thuyết trình nên đến sớm trước người nghe, có thể làm quen với vài người nghe đi sớm để tranh thủ sự cảm tình của họ. Khi được giới thiệu đi thong thả từ dưới lên bục Trong khi thuyết trình phải tin tưởng rằng người nghe có thiện chí và quan tâm tới vấn đề mình trình bày. Khi nói luôn nhìn xuống người nghe, bao quát thính phòng để luôn có mối liên hệ với người nghe để điều chỉnh. Hãy coi buổi thuyết trình như là cuộc nói chuyện, đối thoại giữa hai người với nhau. Thỉnh thoảng hít thở sâu hoặc uống một hớp nước lạnh nhỏ khi có cảm giác hồi hộp. Phối hợp các công cụ hỗ trợ, chiếu lên bảng hình ảnh nào đó. Có thể cầm chặt cái gì đó (cây bút, mảnh giấy, hay micro) trong tay. 19
10. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Chua; Kỹ năng giao tiếp-ứng xử; tài liệu tham khảo, Trường Đoàn Lý Tự Trọng, 2009. 2.Bussiness Edge; Giao tiếp trong quản lý để tránh lỗi giao tiếp hàng ngày; Nhà xuất bản trẻ, 2006. 3.Lydia Braakman, Karen Edwards; Nghệ thuật xây dựng năng lực thúc đẩy; RECOFTC; Nhà xuất bản Bản đồ, 2003. 4.TS.Vũ Thị Phượng; Dương Quang Huy; Giao tiếp trong kinh doanh; Nhà xuất bản tài chính, 2006. 5.Nguyễn Hữu Thân; Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh; Nhà xuất bản Thống kê, 2006. 20