Giáo trình Tin học cơ bản - Phần IV: Chương trình bảng tính

Nội dung text: Giáo trình Tin học cơ bản - Phần IV: Chương trình bảng tính

1. . Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên bảng tính. 2.3 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô . Các phím thường dùng - Phím Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột. - Phím Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/sửa dữ liệu. - Các phím mũi tên ←↑→↓ : di chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang phải và xuống dưới một cột/hàng. - Ctrl + Home: di chuyển con trỏ ô về ngay ô A1. . Nhập dữ liệu - Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu. - Nhập vào dữ liệu từ bàn phím, sử dụng các phím Backspace và Delete để xóa kí tự. Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến hàng cần nhập. - Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn Enter để đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nhập. . Chỉnh sửa dữ liệu Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau: - Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa. - Chỉnh sửa dữ liệu - Nhấn Enter để kết thúc chỉnh sửa . Chú ý: Để xóa dữ liệu trong ô, bạn chọn ô cần xóa dữ liệu rồi ấn phím Delete trên bàn phím. . Nhập dữ liệu kiểu số Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự chữ số: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 và một số kí tự khác: + - ( ), / $ % . E e. Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 140
2. Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "-" trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp ngoặc đơn ( ). Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu "." để ngăn cách phần nguyên với phần thập phân. . Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu v iết ngày tháng được hệ điều hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel. Thông thường là nhập theo khuôn mẫu dạng: tháng - ngày - năm. Ví dụ: Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 22-06-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúng kiểu viết ngày tháng). Nếu bạn nhập vào ô nội dung 06-22-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 6/22/06, đây là giá trị kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết ngày tháng). Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô. Nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiển thị được hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######". Chú ý: o Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng t a thay đổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình. o Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu. . Nhập dữ liệu kiểu văn bản Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống. Ví dụ: - 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A. - 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách). 141
3. Khi số kí tự nhập vào lớn hơn độ rộng của của ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải. Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các kí tự vượt quá ô. Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị đã nhập của ô. Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, ví dụ nhập vào dãy số chứng minh nhân dân của một người, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí tự nháy đơn ( ' ), kí tự nháy kép ("). Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí tự ép kiểu. 2.4 CÁC THAO TÁC CHỌN . Chọn ô o Chọn một ô: Để chọn một ô, bạn nhấp chuột vào ô cần chọn hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô đó. o Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật Bạn thực hiện theo các bước sau: 1) Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn. 2) Ấn và giữ phím Shift rồi kích chuột vào ô dưới cùng bên phải. 3) Nhả phím Shift để kết thúc việc chọn. Chú ý: 1) Bạn có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách nhấp chuột thay đổi ô dưới cùng bên phải mà bạn không cần phải làm lại từ đầu. 2) Nếu bạn quen dùng chuột bạn thực hiện thao tác này như sau: nhấp chuột vào ô đầu tiên trong vùng cần chọn, giữ phím chuột rồi kéo di theo đường tréo của vùng cần chọn, kết thúc bạn nhả phím chuột. 3) Địa chỉ của vùng chọn sẽ được hiển thị theo khu ôn dạng: Địa chỉ ô đầu:Địa chỉ ô cuối. Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là: B1:D4. 142
4. Chọn vùng ô theo hình chữ nhật. o Chọn vùng ô rời rạc Bạn thực hiện theo các bước sau: 1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo. 3) Nhả phím Ctrl khi kết thúc. Chọn vùng ô rời rạc. . Chọn cột o Chọn một cột: bạn nhấp chuột vào tên của cột cần chọn trên đường viền ngang. o Chọn dãy cột liên tục : 1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn. 2) Ấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy. 3) Thả phím Shift khi kết thúc. oChọn dãy cột rời rạc 1) Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi bạn nhấp chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo. 3) Thả phím Ctrl khi kết thúc. 143
5. Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F. . Chọn hàng o Chọn một hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc. o Chọn dãy dòng liền kề nhau 1) Nhấp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc d ưới cùng của dãy) trên đường viền dọc. 2) Giữ và ấn phím Shift và nhấp vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy. 3) Thả phím Shift khi kết thúc. o Chọn dãy hàng rời rạc 1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chọn hàng hoặc dãy hàng tiế p theo. 3) Kết thúc thả phím Ctrl. Chọn dãy hàng rời rạc 2,4:6, 9. . Chọn toàn bộ bảng tính Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau: 144
6. o Nhấp chuột vào nút giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc. o Bấm tổ hợp phím Ctrl + A. 2.5 THÊM, XÓA Ô, HÀNG, CỘT . Thêm hàng Bạn thực hiện các bước sau để thêm hàng: 1) Chọn số hàng bạn cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Rows (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống). . Xóa hàng Bạn thực hiện các bước sau để xóa hàn g: 1) Chọn các hàng cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống). . Thêm cột Bạn thực hiện các bước sau để thêm cột: 1) Chọn số cột bạn cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Columns (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống). 145
7. . Xóa cột Bạn thực hiện các bước sau để xóa cột: 1) Chọn các cột cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống). . Thêm ô/vùng ô Bạn thực hiện các bước sau để thêm ô hoặc một vùng ô: 1) Chọn ô hoặc vùng ô cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert và chọn Cells (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Insert trong hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Insert xuất hiện. 3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK. Giải thích các mục trong hộp thoại Insert: o Shift cells right: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí chèn sang bên phải. o Shift cells down: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô nằm dưới vị trí chèn xuống dưới. o Entire row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới. o Entire column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải. 146
8. . Xóa ô/vùng ô Bạn thực hiện các bước sau để xóa ô hoặc một vùng ô: 1) Chọn ô hoặc vùng ô cần xóa. 2) Mở thực đơn Insert và chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Delete trong hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Delete xuất hiện. 3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK. Giải thích các mục trong hộp thoại Delete: o Shift cells left: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang bên trái. o Shift cells up: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô nằm dưới vị trí xóa lên trên. o Entire row: Xóa cả dòng và đẩy các dòng từ vị trí xóa lên trên. o Entire column: Xóa cả cột và đẩy các cột từ vị trí xóa sang trái. 2.6 THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC HÀNG/ CỘT Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải. Chiều cao hàng được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới. Cạnh phải cột B Mép dưới dòng 6 1) Co giãn kích thước cột Bạn thực hiện các bước sau để có giãn kích thước cột: 147
9. 1. Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều. 2. Nhấn và giữ phím chuột rồi kéo di sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm kích thước của cột. 2) Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột cùng lúc 1. Chọn dãy các cột cần phải co, giãn kích thước. 2. Di con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều. 3. Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các cột. 3) Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột Bạn làm theo các bước sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột: 1. Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau. 2. Mở thực đơn Format, chọn Column, chọn Width Hộp thoại Column Width xuất hiện. 3. Nhập kích thước cột vào ô Column width và nhấp OK để kết thúc. . Thay đổi chiều cao hàng Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi chiều cao một hàng/nhiều hàng 1. Chọn hàng hoặc các hàng muốn thay đổi. 2. Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một hàng. 3. Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiều cao hàng. . Đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng: 1. Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau. 2. Mở thực đơn Format, chọn Row, chọn Height Hộp thoại Row Height xuất hiện. 148
10. 3. Nhập chiều cao cho hàng trong ô Row height, nhấp OK để kết thúc. 2.7 GIẤU VÀ BỎ GIẤU HÀNG/ CỘT . Giấu hàng 1. Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu. 2. Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Hide (hoặc nhấp chuột phải vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống). . Hiện hàng bị giấu 1. Chọn vùng các hàng trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trên bạn phải chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn). 2. Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống). 149
11. . Giấu cột 1. Chọn cột (hoặc dãy cột) cần giấu. 2. Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Hide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng cột vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống). . Hiện cột bị giấu 1. Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu. 2. Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng cột vừa chọn, chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống). 150
12. 2.8 CỐ ĐỊNH VÀ BỎ CỐ ĐỊNH HÀNG/CỘT TIÊU ĐỀ . Cố định hàng/cột tiêu đề Khi nhập trang tính có nhiều cột, nhiều hàng, bạn sẽ có nhu cầu cố định một số hàng và cột trên trang tính trong khi các hàng và cột tiếp theo vẫn được cuộn. Bạn thực hiện việc này như sau: 1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định. 2) Mở thực đơn Window, chọn Freeze panens. . Hủy bỏ cố định hàng/cột tiêu đề Mở thực đơn Window, chọn Unfreeze panens. 2.9 CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI TRANG TÍNH . Di chuyển giữa các trang tính Một sổ tính có nhiều trang tính. Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp chuột vào tên trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown). . Thêm trang tính Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính được đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Để thêm trang bảng tính bạn thực hiện các bước sau: 1. Nhấp chuột phải vào tên của một trang tính bất kỳ chọn Insert từ hộp lệnh thả xuống. Hộp thoại Insert xuất hiện. 151
13. 2. Chọn mẫu trang tính cần thêm mới trong thẻ General. 3. Nhấp nút OK. . Xóa trang tính 1) Nhấp chọn trang tính cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete Sheet (hoặc nhấp chuột phải vào tên trang bảng tính cần xóa, chọn Delete). Chú ý: khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ liệu trong trang tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý. . Nhân bản trang tính Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là rất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, ví dụ: bảng lương, bảng bán háng hóa, Bạn thực hiện chức năng này như sau: 1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột vào tên trang tính cần tạo bản sao, chọn Move or Copy từ hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Move or Copy xuất hiện. 152
14. 3) Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang bảng tính vừa chọn. 4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ được đặt trước trang bảng tính nào). 5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này, Excel sẽ thực hiện chức năng di chuyển trang tính). 6) Nhấp nút OK. . Đổi tên trang tính 1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên. 2) Nhập vào tên mới. 3) Ấn Enter từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính . 2.10 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ . Tìm kiếm dữ liệu 1) Mở thực đơn Edit, chọn Find (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + F từ bàn phím) Hộp thoại Find and Replace xuất hiện. 153
15. 2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ô Find what. 3) Nhấp nút Find Next để tìm kiếm. 4) Nếu tìm thấy dữ liệu, con trỏ ô sẽ tự động chuyển về ô có chứa dữ liệu đó. 5) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại. 6) Nhấp nút Close để kết thúc tìm kiếm. . Thay thế dữ liệu 1) Mở thực đơn Edit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H). Hộp thoại Find and Replace xuất hiện. 2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô Find what. 3) Nhập dữ liệu thay thế trong ô Replace with. 4) Nhấp nút Find next để tìm kiếm. 5) Nhấp Replace để thay thế lần lượt. 6) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại. 154
16. 7) Nếu chọn Replace all, Excel sẽ tự động thay thế tất cả dữ liệu tìm được bằng dữ liệu có trong ô Replace with. 8) Nhấp nút Close để kết thúc. 2.11 SẮP XẾP DỮ LIỆU Khái niệm vùng dữ liệu: Là vùng địa chỉ có ít nhất hai hàng, trong đó hàng đầu chứa tiêu đề của vùng dữ liệu, hàng tiếp theo chứa nội dung của vùng dữ liệu gọi là bản ghi (Record). Các vùng dữ liệu được cách nhau bởi một cột trống và một hàng trống. Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau: 1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp. 2) Mở thực đơn Data, chọn Sort. Hộp thoại Sort xuất hiện. 3) Nếu chọn Header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu. 4) Nếu chọn No header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp và bao gồm cả phần tiêu đề của vùng dữ liệu. 5) Trong ô Sort by, nhấp chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp chính. 155
17. 6) Trong các ô Then by, chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp tiếp theo. 7) Nếu chọn Ascending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần. 8) Nếu chọn Descending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần. 9) Kết thúc nhấp OK. TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này bạn đã học các nội dung: oTrang hiện hành và ô hiện hành oCác loại con trỏ oNhập dữ liệu vào ô oCác thao tác chọn oThêm, xoá hàng, cột oThay đổi kích thước hàng, cột oChèn, xoá ô, hàng, cột oGiấu và bỏ giấu hàng cột oCố định và bỏ cố định hàng, c ột oDi chuyển giữa các trang tính oThêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính oTìm kiếm và thay thế oSắp xếp dữ liệu CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Hình dáng con trỏ ô, con trỏ nhập như thế nào? 2. Tại một thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô? 3. Trình bày hai cách nhập số âm. 4. Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel. 5. Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel. 6. Trình bày cách thêm 5 hàng. 7. Mở Excel và tạo một bảng có nội dung như dưới đây: 156
18. Lưu ý: Bạn có thể không cần tạo đường viền (do nội dung này chưa học). 8. Dùng chức năng tìm kiếm và thay thế để thay thế “Điểm toán” bằng “Điểm lý”. 9. Sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột “Điểm Trung bình”. 10. Lưu trang tính trong tệp tin: Bai2.xls. 157
19. BÀI 3: ĐỊNH DẠNG TRANG TÍNH Trong bài này, bạn sẽ học cách định dạng văn bản, định dạng số và định dạng ngày tháng. Bạn cũng sẽ học cách thêm các đường viền quanh các ô được chọn và học cách kết hợp nhiều ô thành một ô đơn nhất. Bài học bao gồm các nội dung sau: o Định dạng số o Định dạng ngày tháng o Định dạng văn bản o Căn lề o Tạo đường viền o Hợp nhất ô Kết thúc bài học bạn có thể: oĐịnh dạng các dữ liệu trong trang tính và trình bày trang tính đẹp mắt. 158
20. 3.1 ĐỊNH DẠNG SỐ Bạn thực hiện các bước sau để định dạng dữ liệu số: 1) Chọn ô dữ liệu muốn định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cells xuất hiện. 3) Chọn thẻ Number. 4) Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category. 5) Trong ô Decimal places: nhập vào số chữ số được hiển thị sau dấu thập phân. 6) Nếu nhấp chọn vào Use 1000 sperator (,), Excel sẽ sử dụng dấu phẩy (,) để ngăn cách nhóm hàng nghìn (3 chữ số) của số có nhiều chữ số. Ví dụ: 1,000,000. 7) Nhấp nút OK Chú ý: Dù bạn đã định dạng như ở trên nhưng giá trị nhập trong ô không hề thay đổi. 3.2 ĐỊNH DẠNG NGÀY THÁNG Bạn thực hiện các bước sau để định dạng ngày tháng: 159
21. 1) Chọn các ô cần định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn mục Date trong nhóm định dạng Category. 4) Nhấp mục Locale (location) để chọn định dạng ngày cho từng khu vực. 5) Trong ô Type chọn kiểu định dạng ngày tháng cần sử dụng. 6) Nhấp nút OK. Chú ý: Để định dạng ngày tháng theo ý bạn, trong nhóm định dạng Category chọn Custom, nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy (kiểu định dạng ngày tháng của Việt Nam) vào ô Type, nhấp nút OK. 3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRONG Ô Bạn thực hiện các bước sau để định dạng văn bản trong ô: 1) Chọn các ô cần định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Font. 160
22. - Trong ô Font: bạn lựa chọn phông chữ cần sử dụng. - Trong ô Font Style: bạn chọn kiểu hiển thị cho văn bản, gồm các lựa chọn: chữ thường (Regular), chữ nghiêng (Italic), chữ đậm (Bold), chữ đậm và nghiêng (Bold Italic). - Trong ô Size: bạn nhấp chọn cỡ chữ (hoặc nhập trực tiếp giá trị độ lớn của chữ vào ô size). - Trong ô Underline: bạn chọn kiểu chữ gạch chân, mặc định là none (không sử dụng chức năng này), có hai lựa chọn thường dùng là: gạch chân đơn (Single) và gạch chân đôi (Double). - Trong ô Color: bạn chọn màu cho văn bản, mặc định là màu đen (Automatic). - Ngoài các chức năng trên, Excel còn cung cấp một số hiệu ứng trong mục Effect với các lựa chọn sau: chữ bị gạch ngang (Strikethrough), chữ chỉ số trên (Superscript), chữ chỉ số dưới (Subscript). - Để kết thúc định dạng nhấp nút OK. Chú ý: Bạn nên quan sát màn hình Preview để biết kết quả định dạng. 3.4 CANH LỀ DỮ LIỆU TRONG Ô Theo mặc định, khi nhập dữ liệu vào ô, nếu dữ liệu là văn bản, nó sẽ tự động được căn lề trái, dữ liệu là số sẽ được căn phải. Cách nhanh nhất để căn lề cho văn bản là sử dụng các nút căn lề trên thanh công cụ Formatting: 161
23. Căn lề trái Căn lề giữa Căn lề phải Nếu chọn phương pháp căn lề thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ, bạn chỉ có thể căn lề theo chiều ngang của ô, để căn lề theo chiều dọc của ô bạn thực hiện như sau: 1) Chọn các ô cần căn lề. 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Alignment. 4) Nhấp vào ô Vertical để chọn kiểu căn lề theo chiều dọc, với các lựa chọn: căn lề trên (Top), căn lề dưới (Bottom), căn giữa ô (Center). 5) Nhấp nút OK. 3.5 TẠO ĐƯỜNG VIỀN BẢNG Khi quan sát một trang tính, bạn sẽ thấy có các đường kẻ ngang và dọc tạo thành các ô địa chỉ. Thực chất đây là các đường viền ảo, để tạo đường viền cho bảng tính, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn vùng ô cần tạo đường viền. 162
24. 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Border. 4) Trong ô Style nhấp chọn kiểu đường viền. 5) Trong ô Color nhấp chọn màu viền, mặc định là màu đen (Automatic). 6) Nhấp nút Outline để tạo đường viền ngoài. 7) Nhấp nút Inside để tạo đường viền trong. 8) Nhấp nút None để hủy bỏ viền. 9) Kết thúc nhấp nút OK. Chú ý: Để thêm/bớt hoặc định dạng một đường viền nào đó, bạn chỉ cần chọn lại các thông số đường viền rồi nhấp chuột vào đường viền đó tại khung Border. 3.6 HỢP NHẤT Ô Để gộp nhiều ô thành một ô, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn các ô cần gộp thành một (các ô phải liền nhau). 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Alignment. 163