Giáo trình hướng dẫn sử dụng Outlook 2010

Nội dung text: Giáo trình hướng dẫn sử dụng Outlook 2010

1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam d. Thanh công cụ mini Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn. 1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối, sau đó Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra. 2 Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu bạn trỏ đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng văn bản. e. Calendar- lịch làm việc Tính năng Calendar cần thiết cho ai thƣờng xuyên phải sắp xếp thời gian gặp khách hàng, hội họp. Ngƣời dùng còn có tùy chọn nhắc lịch làm việc theo giờ, theo ngày (dòng nhắc nhở hiện trên màn hình theo lịch hẹn) Thông tin lịch làm việc của từng cá nhân trên thƣ mục dùng chung còn giúp ngƣời dùng biết đồng nghiệp khi nào bận công tác, nghỉ ốm 10
2. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam f. Tác dụng của Contacts Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa chỉ của từng người. Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts. 2. Các thao tác cơ bản a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC 11
3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Show Profiles Nhấn nút Add 12
4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 13
5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 14
6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam b. Một số khái niệm: Các giao thức gửi và nhận Email a. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) hay là giao thức chuyển thƣ đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đƣờng trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng nhƣ là lo việc chuyển thƣ điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thƣ điện tử gửi thƣ qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể đƣợc lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP. b. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này ngƣời dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời 15
7. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thƣ mà không cần phải tải các thƣ về. c. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tƣơng tự nhƣng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ đƣợc phát triển bởi đại học Standford năm 1986. d. POP (từ chữ Post Office Protocol) hay là giao thức phòng thƣ. Giao thức này đƣợc dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP. Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể đƣợc dùng mà không cần tới SMTP. - Mục Inbox: Là hộp thƣ đến, cho biết số lƣợng thƣ đã gửi đến, khi chọn mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung, hộp thƣ của ngƣời gửi đến. - Mục Drafts: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã soạn nhƣng chƣa hoàn chỉnh và không gởi đi. - Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi (chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu). - Mục Sent Items: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã gởi đi thành công - Mục Deleted Items: Các thƣ đã xóa, khi xóa thƣ thì địa chỉ và nội dung thƣ đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chƣa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn 16
8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam xóa hẳn khỏi mail thì click phải chuột tại mục này và chọn Empty Deleted Items. - Mục Junk E-mail: lọc các email quảng cáo, Spam hay những thƣ điện tử không mời mà đến - Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi (chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu). - Mục RSS Feeds: RSS (Really Simple Syndication) Dịch vụ cung cấp thông tin cực kì đơn giản. Dành cho việc phân tán và khai thác nội dung thông tin Web từ xa (ví dụ như các tiêu đề, tin tức). Sử dụng RSS, các nhà cung cấp nội dung Web có thể dễ dàng tạo và phổ biến các nguồn dữ liệu ví dụ như các link tin tức, tiêu đề, và tóm tắt. Một cách sử dụng nguồn kênh tin RSS được nhiều người ưa thích là kết hợp nội dung vào các nhật trình Web (weblogs, hay "blogs"). Blogs là những trang web mang tính các nhân và bao gồm các mẩu tin và liên kết ngắn, thường xuyên cập nhật. c. Gởi email cho nhiều ngƣời nhƣng dấu tên ngƣời nhận Thƣ điện tử (email) có 1 điểm ƣu việt so với thƣ thƣờng là ta có thể gởi 1 thƣ cho rất nhiều ngƣời cùng lúc mà thời gian gởi đi cũng không khác gởi cho 1 ngƣời. Thông thƣờng, ta để tất cả địa chỉ email của ngƣời nhận vào mục To hay CC nhƣng nhƣ vậy thì những ngƣời nhận thƣ đều thấy toàn bộ danh sách ngƣời nhận, khá là bất tiện nếu có ngƣời muốn giấu địa chỉ email của mình. Dƣới đây là một cách gởi thƣ cho nhiều địa chỉ nhƣng giấu danh sách địa chỉ này không cho ngƣời nhận thƣ xem. Một thƣ điện tử thƣờng có các mục: địa chỉ ngƣời nhận (To); chủ đề của thƣ (Subject); bản sao đồng gởi thƣờng (Cc - Carbon Copy), bản sao đồng gởi bí mật (Bcc - Blind Carbon Copy). Khi bạn gởi thƣ đi, tất cả những gì ghi trong mục To, Cc và Subject sẽ đƣợc hiển thị đầy đủ trong e-mail của ngƣời nhận. Riêng nội dung trong mục Bcc sẽ không đƣợc hiển thị trong thƣ khi nhận. Chú ý: khi có nhiều địa chỉ trong các mục To, Cc, Bcc; các địa chỉ phải cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Không nên gởi cho quá nhiều địa chỉ cùng lúc vì các nhà cung cấp dịch vụ sẽ ngăn chặn vì tƣởng là bạn đang gieo rắc thƣ rác. Tất cả các dịch vụ Web mail đều cung cấp sẳn tính năng Bcc trong cửa sổ soạn thảo email. - Trong cửa sổ soạn thảo emai của Outlook, bạn mở menu Options rồi chọn View Bcc. 17
9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam d. Đính kèm file vào Email Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter. 18
10. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi, sau đó nhấn vào nút Send, Email đã được gửi đi cùng file đính kèm. e. Chèn hình ảnh vào nội dung Email - Tạo email mới - Chọn Tab Insert, click chọn Picture trong nhóm Illustrations Chọn một hoặc nhiều hình để chèn vào trong nội dung email 19
11. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam f. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bƣớc sau: 1 Chọn hình ảnh bạn đã đƣa vào trong email. 2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó. 3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc tin nhắn. 20
12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam g. Quan sát các file đính kèm trƣớc khi gửi email Trong Outlook 2010s7, khi bạn nhận đƣợc các tài liệu đính kèm ta có thể quan sát các file này trƣớc khi mở chúng hoặc lƣu về ổ đĩa. Nó giúp cho máy tính của bạn an toàn hơn, tránh lƣu về các mã độc. Để xem đƣợc các file này ta nhấn vào biểu tƣợng file đó (nhƣ hình trên). Bạn có thể quan sát các file đó ở cửa sổ đọc (cột bên trái Outlook). h. Tạo email trả lời tự động (auto reply) Khi bạn đi công tác không check mail được, nếu nhận được thư mà bạn muốn tự động gửi thư trong Inbox đến một địa chỉ thư định trước, trong MS Outlook không hỗ trợ nhưng có thể cài thêm chương trình để có chức năng này là Auto Reply File >Info > Automatic Replies 21
13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Hiển thị hộp thoại Automatic Replies > Chọn I am currently Out of the Office Nhập nội dung vào khung “AutoReply only once to each sender with the following text”. Nếu muốn sử dụng thêm điều kiện để trả lời email tự động chọn vào nút Add Rule 22
14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Sau cùng nhấn nút OK i. Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook Cách khôi phục các file bị xoá ở mức lƣu trữ mailbox và trong Public Folders trong môi trƣờng Exchange Server. Chú ý: Phƣơng thức này không chỉ đƣợc dùng để phục hồi thƣ hay tin nhắn bị xoá. Đây có thể đƣợc coi là một chƣơng trình phục hồi, giảm thời gian khôi phục cho các phần tử bị xoá dù không phải là giải pháp sao lƣu hoàn chỉnh. Chƣơng trình này có thể đƣợc dùng với các giải pháp sao lƣu Exchange Server hoặc thành phần khác nhƣ Recovery Storage Groups (Các nhóm lƣu trữ khôi phục), Restore online and offline (Khôi phục trực tuyến và phi trực tuyến). Hiểu về xoá mềm và xoá cứng trong môi trƣờng Exchange Server Có hai kiểu xoá dữ liệu trong môi trƣờng Exchange Server: xoá mềm và xoá cứng Xoá mềm: là khi dữ liệu bị xoá bằng phím DELETE và các dữ liệu đó sẽ bị chuyển vào thƣ mục Deleted Items. Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động đƣợc loại bỏ khỏi ổ cứng máy. Các thƣ thƣờng bị xoá cứng trong trƣờng hợp: Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thƣ. Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thƣ bị xoá vào thƣ mục Deleted Items. Chuyển thƣ sang định dạng file PST. Cấu hình Exchange Server Trƣớc khi nghĩ về khôi phục dữ liệu thì chuẩn bị cách thức duy trì nó nhƣ thế nào cũng hết sức quan trọng. Mặc định Exchange Server cho phép lƣu lại các thƣ bị xoá trong 7 ngày và tất cả các tài khoản bị xoá trong 30 ngày. Bạn có thể tự chỉnh lại thời gian giới hạn nếu thấy cần, nhƣng phải đảm bảo có đủ dung lƣợng đĩa trống để lƣu trữ các file đã bị xoá cùng với lƣợng ngày tăng lên. 23
15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Tất cả các thiết lập này ở mức lƣu trữ mailbox, có thể thực hiện theo các bƣớc sau: 1. Mở Exchange System Manager 2. Vào Administrative Groups 3. Mở rộng 4. Vào Servers 5. Mở rộng 6. Mở rộng 7. Kích phải chuột lên , chọn Properties > Limits Hình 1: Các thuộc tính trong Mailbox Store, xác định số ngày lƣu các file bị xoá trong hộp lƣu trữ mailbox. Thiết lập này đƣợc đặt ở mức lƣu trữ mailbox. Nhƣ thế có nghĩa là ngƣời dùng sẽ có 7 ngày để phục hồi các thƣ bị xoá cứng. Nhƣng nhiều trƣờng hợp nếu ngƣời dùng là những ngƣời đặc biệt nhƣ các 24
16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam nhà quản lý, các giám đốc công nghệ , bạn có thể thay đổi giá trị thông số nhƣ sau: Mở Active Directory Users and Computers, kích đúp vào ngƣời dùng, chọn tab Exchange General > Storage Limits. Trong hộp thoại Storage Limits mở ra (hình 2), chúng ta có thể thay đổi các giá trị ngày khác cho từng đối tƣợng ngƣời dùng. (Trong ví dụ này số ngày đƣợc đƣa ra cao hơn). Thay đổi các thiết lập mặc định cho từng ngƣời dùng cụ thể Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook Mặc định, tất cả các message đã bị xoá và đƣa vào thƣ mục Deleted Items có thể đƣợc phục hồi ở client Outlook (máy của ngƣời dùng). Chƣơng trình này đƣợc gọi là xoá mềm. Để làm điều đó, bạn vào Tab Folder > "Recover deleted items" 25
17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Hiển thị hộp thoại "Recover deleted items" Trong hộp thoại hiện tất cả các phần tử bị xoá bên trong thƣ mục Deleted Items. Bạn sẽ thấy hai lựa chọn: xoá vĩnh viễn các message đƣợc chọn (nút thứ ba) hoặc phục hồi chúng (nút thứ hai) trở lại thƣ mục ban đầu (thƣ mục Deleted Items). Mặc định, thành phần trên chỉ làm việc với thƣ mục Deleted Items (xoá mềm). Nếu một message bị xoá bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xoá cứng) từ thƣ mục khác, nó sẽ không xuất hiện trong phần Recover Deleted Items của thƣ mục Deleted Items. Một trƣờng hợp phổ biến khác: khi ngƣời dùng chuyển các message từ mailbox (Inbox, Sent Items) thành dạng file ".pst", các message này cũng không đƣợc lƣu trong thƣ mục xoá tạm thời. Trong trƣờng hợp đó bạn có thể phục hồi lại bằng cách chỉnh sửa thanh ghi: bổ sung thêm thành phần DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho phép thực hiện khôi phục các phần tử bị xoá (Recover Deleted Items ) trên tất cả thƣ mục Outlook. Để chỉnh sửa thanh ghi, thực hiện theo những bƣớc sau: 1. Vào Start, chọn Run, gõ regedit rồi chọn OK. 2. Vào HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Cli ent\Options 3. Kích phải chuột lên khung bên phải rồi vào New, chọn DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điền giá trị 1 vào để kết thúc (Hình 5). 26
18. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 4. Khởi động lại Outlook. Bổ sung thêm giá trị DumpsterAlwaysOn Sau khi thay đổi lại thanh ghi bạn có thể dùng thành phần Recover Deleted Items cho tất cả các thƣ mục Outlook. Chú ý: Khi các message trong hộp Inbox của bạn đƣợc để dƣới dạng file *.pst, những message nào đƣợc chuyển đi trong chƣơng trình đều đƣợc coi là xoá cứng. Một số mẹo khi sử dụng thành phần Recover Deleted Items Dƣới đây là trả lời cho một số câu hỏi thƣờng đƣợc đặt ra về Recover Deleted Items. Mẹo 1: Có thể khôi phục các phần tử bị xoá cứng trong thư mục có dấu cách như thế nào? Không có khó khăn gì, chỉ cần dùng ký tự "%20" giữa các từ. Dƣới đây là một số ví dụ: Một ngƣời Brazin có hộp Inbox gọi là: “Caixa de Entrada” có thể phục hồi các phần tử đã bị xoá bằng cách dùng cú pháp sau: http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=Sh owDeleted Mẹo 2: Những phiên bản nào của Microsoft Outlook có chức năng Recover Deleted Items 27
19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Đó là phiên bản từ Microsoft Outlook 97 trở về sau Mẹo 3: Tôi có thể phục hồi các Note và Contact bằng chức năng Recover Deleted Items không? Có, nhƣng bạn sẽ phải dùng Outlook 2000 hoặc phiên bản mới hơn. Nếu bạn đang dùng một phiên bản cũ (Outlook 97 hoặc 98) bạn chỉ có thể khôi phục đƣợc các phần tử mail. Các message đã xoá bị đưa ra ngoài nơi lưu trữ tạm thời Keep deleted Items trong trường hợp: Khi các message đã xoá hết thời gian lƣu trữ tạm thời trong Keep deleted Items. Bạn nên dùng chức năng Recovery Storage Group để phục hồi lại dữ liệu. j. Triệu hồi và sửa thƣ trót gửi với MS Outlook Chỉ cần một cú click chuột là bạn đã có thể gửi thông điệp qua email đến cho ngƣời khác. Tuy vậy, đôi khi sự nhanh nhạy đó lại làm cho bạn phải khổ sở khi đã lỡ tay gửi đi nội dung thƣ không mong muốn, gửi nhầm thƣ quan trọng cho ngƣời khác mà không thể nào chỉnh sửa hay lấy lại đƣợc. Nhƣng bạn không phải lo lắng, MS Outlook sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn đó trong nháy mắt. Gọi về lá thƣ trót gửi Trong MS Outlook, bạn có thể gọi về một lá thư đã (trót) gửi bằng một thủ tục rất đơn giản. Trước tiên, cần bấm vào mục Mail, Chọn Sent Items. Khung bên phải sẽ liệt kê các lá thư đã gửi đi. Bạn bấm kép lên lá thư muốn thu hồi để mở nó lên. Bây giờ, bạn hãy vào mục Actions > Recall This Message 28
20. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Cửa sổ hiện lên cung cấp các tuỳ chọn để bạn thu hồi lá thư đã gửi. Tại mục “Are you sure you want to”, bạn đánh dấu chọn “Delete unread copies of this message” để hệ thống tự động thu hồi lại lá thư kia cho bạn. Tuy nhiên, không phải lá thư nào cũng có thể thu hồi được, vì MS Outlook hiện chỉ có khả năng thu hồi các lá thư mà người nhận chưa đọc. Vì thế, bạn cũng nên thiết lập để hệ thống báo cho bạn trong trường hợp thư đã được thu hồi hay chưa thu hồi, bằng cách đánh dấu chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”. Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận. Sửa thƣ đã gửi Đôi khi, bạn viết một lá thư mà sau khi gửi mới nhận ra đã gửi nhầm người hay nhầm nội dung. Những thao tác dưới đây sẽ giúp bạn thay đổi nội dung cho lá thư đó: - Bạn mở lá thư muốn sửa nội dung, rồi vào Action > Resend This Message. 29
21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Sau khi nội dung lá thư hiện ra trong phần cửa sổ biên tập, bạn tha hồ chỉnh sửa lại nội dung rồi gửi đi thay thế lá thư cũ trước đó. Xoá thƣ đã gửi Bạn muốn xoá lá thư đã gửi lầm cho người khác, hay sửa lại nội dung thư đã gửi đi? Chuyện chẳng có gì là khó với MS Outlook! Đầu tiên, bạn cũng mở lá thư đã gửi, rồi vào Action > Recall This Message Trong cửa sổ hiện ra, bạn đánh dấu chọn “Delete unread copies and replace with a new message” để hệ thống thu hồi lại thư đã gửi và thay thế bằng lá thư mới; đánh dấu chọn thêm “Tell me if recall succeeds or fail for reach recipient” để nhận thông báo về kết quả chỉnh sửa thư đã gửi đi. Cuối cùng, nhấn OK. Ngay sau đó, cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra và bạn viết lại nội dung mới cho lá thư dã gửi đi. Cuối cùng, bấm Send để gửi lại. Lá thư cũ sẽ được thu hồi và thay thế bằng lá thư mới. Huỷ thƣ 30
22. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Dĩ nhiên, đây không phải là thư rác như bạn có thể hiển lầm. Việc huỷ thư sẽ giống một dạng thư điện tử có lệnh huỷ trong nó. Tưởng tượng như bạn đặt một “quả bom” hẹn giờ trong thư, và nó sẽ “nổ tung” để “phá huỷ” bức thư khi đến thời gian bạn đặt lệnh “gây nổ”. Sau khi gõ xong nội dung lá thư, bạn nhấn nút Options ; trong dòng Delivery opitions, Bạn đánh dấu chọn Expires after rồi định thời gian huỷ thư – tương tự như định thời gian gửi thư trong tương lai vậy. Chọn xong, bạn nhấn OK để xác nhận và nhấn Send để gửi thư đi. Khi đến đúng ngày hẹn, thư sẽ tự huỷ và không còn dấu vết để thu hồi. 31
23. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam k. Sử dụng nút voting Thu hồi đáp từ một nhóm ngƣời là một cái gì đó rất phổ biến trong môi trƣờng văn phòng. Cho dù bạn đang cố gắng để yêu cầu loại bánh pizza để đặt hàng cho một cuộc họp, hoặc đi bỏ phiếu về ai sẽ bỏ kế tiếp, những gì bạn cần là một cuộc thăm dò. Những gì bạn có thể không nhận ra đƣợc rằng nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 và Exchange tại nơi làm việc, bạn đã có mọi thứ bạn cần để gửi ra một cuộc bầu chọn thông qua email. Soạn một email mới trong Outlook, chọn tab Options và chọn Use Voting Buttons. Ở đây bạn có thể chọn mặc định hoặc tạo ra các câu trả lời của riêng bạn cho câu hỏi thăm dò ý kiến. 32
24. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Nếu bạn chọn Custom chỉ cần gõ vào các trả lời bạn muốn xuất hiện trong lĩnh vực Sử dụng các nút biểu quyết, cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Bây giờ bạn có các tùy chỉnh liệt kê các câu trả lời. Khi ngƣời nhận mở email, sẽ có một thông báo tƣ vấn cho họ để đáp ứng bằng cách sử dụng nút bình chọn bao gồm các phản ứng tùy chỉnh. 33
25. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Sau khi ngƣời nhận đã có những sự lựa chọn của mình một hộp sẽ bật lên xác minh, các cuộc thăm dò phản ứng và tùy chọn để thêm thông tin bổ sung trong email. Khi họ trả lời bạn sẽ có một lá cờ vào email tƣ vấn cho họ có đƣợc trả lời các cuộc thăm dò tƣơng tự nhƣ một nhận đọc. Để xem các số tổng cộng của các cuộc thăm dò, bạn có thể mở thƣ gốc trong thƣ mục tin nhắn gửi của bạn, và sau đó nhấp vào nút Theo dõi. You'll 34
26. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam see a list of totals underneath the ribbon, and then a list below that of all the responses. Bạn sẽ thấy một danh sách các số tổng cộng bên dƣới ribbon, và sau đó một danh sách dƣới đây là của tất cả các phản ứng. l. Theo dõi e-mail gửi đi Đã bao giờ bạn gặp trƣờng hợp này chƣa: bạn có một e-mail quan trọng gửi cho một ngƣời bạn, thế nhƣng đợi mãi chẳng thấy hồi âm. Bạn thật sốt ruột và nóng lòng muốn biết họ có đọc e-mail của mình chƣa, hay là e-mail mình gửi đi đã bị thất lạc, bị máy chủ mail chặn lại rồi Nếu bạn dùng chƣơng trình Microsoft Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 để gửi nhận thƣ và ngƣời bạn của bạn cũng dùng chƣơng trình này thì việc theo dõi e-mail gửi đi thật đơn giản vô cùng. Với tính năng Email Tracking của Microsoft Outlook, bạn có thể biết đƣợc chính xác ngày giờ e-mail đến đƣợc hộp thƣ của bạn mình và ngày giờ ngƣời đó đọc thƣ của mình. Theo mặc định, tính năng này không có hiệu lực. Để sử dụng nó, bạn vào Tab Options. Nhắp chọn 2 checkbox: - Request a Delivery Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận đƣợc một e-mail thông báo ngày, giờ khi mail đến đƣợc hộp thƣ ngƣời nhận. Tuy nhiên, nếu mailserver của ngƣời nhận không hỗ trợ tính năng này thì cũng đành chịu thua. - Request a Read Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận 35