Bài giảng Tin học đại cương - Bài: Soạn thảo văn bản Microsoft Word

Nội dung text: Bài giảng Tin học đại cương - Bài: Soạn thảo văn bản Microsoft Word

1. Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX n Cách gõ các ký tự đặc biệt: n aw ă, ow ơ n w ư, aa â n ee ê, oo ô n dd đ n Cách gõ các dấu: n s: sắc, f: huyền, r: hỏi, n x: ngã, j: nặng, z: thôi bỏ dấu 11
2. Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp) n Có thể bỏ dấu ngay sau khi gõ nguyên âm hoặc sau khi đã gõ xong từ. n Ví dụ, để gõ dòng chữ “Trường Trung học Địa chính Trung ương II”: n Truwowngf Trung hocj DDiaj chinhs Trung uwowng II n Muốn gõ tiếng Anh mà không muốn chuyển chế độ gõ, có thể gõ thêm ký tự đặc biệt 1 lần nữa, ví dụ: gõ từ “New York” như sau: Neww Yorrk 12
3. II-Một số thao tác soạn thảo 1-Một số phím hỗ trợ khi soạn thảo n Tab: tạo 1 khoảng trống (ngầm định 0.5 inch), thường dùng để thụt đầu dòng đoạn văn bản. n Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa. n Shift: - giữ Shift và gõ ký tự chữ sẽ cho chữ in hoa - giữ Shift và gõ các phím có 2 ký tự sẽ cho ký tự ở trên. - giữ Shift và ấn các phím di chuyển sẽ bôi đen (chọn) đoạn văn bản. n Delete: xoá 1 ký tự đứng sau con trỏ n Back Space: xoá 1 ký tự đứng trước con trỏ 13
4. n Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới. n Home: đưa con trỏ về đầu dòng. n End: đưa con trỏ về cuối dòng. n Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình n Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình n Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản n Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản n Ctrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới) 14
5. 2-Một số quy tắc chuẩn n Không có khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;) n Có 1 khoảng trắng sau các dấu trên. n Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đóng ngoặc phải ôm sát văn bản. n VD gõ sai: Các ký tự in thường : a , b , , z( 26 ký tự ) . n VD gõ đúng: Các ký tự in hoa: A, B, , Z (26 ký tự). 15
6. III-Định dạng văn bản 1) Định dạng ký tự a) Sử dụng thanh công cụ Formatting: - Bôi đen đoạn văn bản (dùng chuột hoặc dùng phím Shift kết hợp với các phím dịch chuyển) Chọn font chữ Chọn kích thước chữ Chữ in đậm (Ctrl+B) Chữ in nghiêng (Ctrl+I) Chữ gạch chân (Ctrl+U) 16
7. b) Sử dụng menu Format/Font : - Bôi đen đoạn văn bản. Vào menu Format/Font  Chọn kích Chọn font chữ thước chữ Chọn màu chữ Chọn dáng chữ (bình thường, Chọn kiểu đậm, nghiêng, gạch chân Khung xem trước định dạng 17
8. 2) Định dạng đoạn văn bản a) Sử dụng thanh công cụ Formatting - Bôi đen đoạn văn bản Căn lề trái Căn giữa Căn lề phải Căn đều 2 lề (Ctrl+L) (Ctrl+E) (Ctrl+R) (Ctrl+J) 18
9. b) Sử dụng menu Format/Paragraph - Bôi đen đoạn văn bản, vào menu Format/Paragraph  Chọn cách căn lề Khoảng cách tính từ lề trái và phải Khoảng cách Khoảng cách với giữa các dòng đoạn trước và sau Khung xem trước định dạng 19
10. 3-Gõ chỉ số và số mũ n Để gõ chỉ số, sử dụng tổ hợp phím Ctrl và = để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ chỉ số. Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau: x, Ctrl và =, 1, n Để gõ số mũ, sử dụng tổ hợp phím Ctrl và Shift và = để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và 2 chế độ gõ số mũ. Ví dụ gõ x như sau: x, Ctrl+Shift+=, 2, 20
11. 4-Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move) 1. Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển 2. - Nếu sao chép: Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) - Nếu chuyển: Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) 3. Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bản 4. Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) 21
12. 5-Phân cột cho văn bản (Columns) a-Chọn đoạn văn bản cần tạo cột b- C1: Nhấn vào nút columns - C2: Chọn menu format\columns 22
13. 5-Tạo ký tự lớn đầu dòng a-Chọn đoạn văn bản cần tạo ký tự lớn đầu dòng. b-Chọn menu format\Drop cap 23
14. 6-Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang -Chọn Menu View/ Header and footer thanh công cụ xuất hiện 24
15. Bài 3: Một số thao tác chèn 1-Chèn số trang văn bản: Từ menu chọn Format/ Page number xuất hiện hộp thoại Page number 25
16. Các lựa chọn: Chọn vị trí số trang xuất hiện ở đầu hoặc cuối trang Vị trí số trang ở bên trái, phải hoặc giữa. Số trang xuất hiện ở trang đầu tiên Định dạng số trang 26
17. 2-Chèn ký tự đặc biệt (Symbol): -Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn. -Từ MENU chọn Insert / Symbol khung thoại Symbol xuất hiện. Chọn ký tự cần chèn rồi nhấn Insert 27
18. 3-Chèn hình ảnh vào văn bản (Picture): -Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn -Từ MENU chọn Insert / Picture /Clip art hoặc form file chọn ảnh cần chèn. 28
19. 4-Chèn Dòng chữ nghệ thuật (WordArt) -Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn -Từ MENU chọn Insert / Picture / wordArt hoặc nhấn vào nút công cụ Xuất hiện bảng 29
20. 5-Chèn hộp văn bản (text box) -Từ MENU chọn Insert / text box hoặc nhấn vào nút công cụ Xuất hiện bảng -Nhấn phím Delete để xóa hộp thông báo này. -Giữ chuột trái kéo tạo ô để nhập Text vào. 30
21. 6-Chèn công thức toán (EQUATION) -Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn -Từ MENU chọn Insert / Object Xuất hiện bảng -Nhấn chọn Microsoft Equation / OK xuất hiện hộp công thức 31
22. -Nhấn chọn công thức mình cần. -Nhập công thức. Rồi đóng cửa sổ EQUATION lại 32
23. Bài 4: Làm việc với bảng biểu (Table) 1) Tạo bảng n Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng n Vào menu Table/Insert/Table  Nhập số cột Nhập số hàng Chọn độ rộng các cột Độ rộng cột tự động Chọn các bảng biểu vừa khít nội dung đã thiết kế sẵn Độ rộng cột vừa với Lấy các thông số trang giấy cũng như trên thiết lập cho vừa với nội dung bảng biểu mới 33
24. 2) Dịch chuyển và chọn miền v Dịch chuyển: n Dùng chuột n Dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên v Chọn miền: n Chọn cả bảng: đặt trỏ chuột trong bảng, vào menu Table/Select/Table n Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng, ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn lại. n Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên, con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại. 34
25. 3) Thay đổi kích thước hàng/cột v Thay đổi độ rộng cột: n Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều n Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn (có thể kích đúp chuột để Word tự điều chỉnh) v Thay đổi chiều cao hàng: § Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng. 35
26. 4) Nhập ô, chia ô v Nhập các ô thành 1 (Merge cells) n Chọn các ô cần nhập n Nháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table/Merge Cells) v Chia 1 ô thành nhiều (Split cells) n Chọn (các) ô cần chia n Nháy chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells (hoặc menu Table/Split Cells ) n Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows. 36
27. 5) Thêm cột/hàng vào bảng n Chọn các cột hoặc hàng, không cần chọn tất cả các ô (số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn) n Vào menu Table/Insert/ Thêm cột vào bên trái cột hiện tại Thêm cột vào bên phải cột hiện tại Thêm hàng vào bên trên hàng hiện tại Thêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại 37
28. 6) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột n Chọn các cột hoặc hàng n Vào menu Table/Delete/ Xoá cả bảng Xoá các cột đã chọn Xoá các hàng đã chọn 38
29. 7) Các thao tác định dạng đường kẻ v Sử dụng menu Format/Border and Shading n Chọn các ô trong bảng n Vào menu Format/Border and Shading Kiểu đường kẻ Không kẻ khung Chỉ kẻ khung Khung xem biên ngoài trước Kẻ khung bao Màu đường kẻ quanh tất cả ô Tự kẻ khung Các nút kẻ từng theo ý muốn Độ dày đường kẻ đường khung 39
30. 8) Các thao tác định dạng đường kẻ v Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders n Vào menu Table/Draw Table để xuất hiện thanh công cụ Tables and Borders Bút Tẩy để xoá Độ dầy Merge Split Chiều cao Chiều rộng kẻ đường kẻ đường kẻ Cells Cells các hàng các cột khung bằng nhau bằng nhau Kiểu đường kẻ Màu đường kẻ 1. Chọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ , chọn bút kẻ khung để con trỏ chuột thành hình cái bút. 2. Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng. Ø Thường dùng pp này để xoá hoặc làm đậm đường kẻ. 40
31. 9) Sắp xếp trong bảng n Chọn cột (một hoặc nhiều) cần sắp xếp. Chọn kiểu dữ liệu n Vào menu Table/Sort của cột Tiêu chí sắp xếp đầu tiên Sắp xếp tăng dần Chọn cột cần Sắp xếp giảm dần sắp xếp Tiêu chí sắp xếp thứ hai Không sắp xếp Có sắp xếp hàng đầu tiên hàng đầu tiên được chọn được chọn n Khi có nhiều dữ liệu bằng nhau theo tiêu chí Sort by thì sẽ sắp xếp các dữ liệu đó theo tiêu chí Then by. 41
32. 10) Đánh số thứ tự trong bảng n Chọn các ô cần đánh số thứ tự. n Vào menu Format/Bullets and Numbering Tab Numbered Khoảng cách tới lề trái của ô (Lưu ý là các số thứ tự này không thể căn lề như bình Định dạng số thường tăng/giảm k/c này (xóa dấu chấm) để được như ý) ===> Có sắp xếp Kiểu đánh số hàng đầu tiên Bắt đầu tại số được chọn Sắp xếp giảm dần 42
33. 11) Tính toán trong bảng n Ta có thể sử dụng các công thức để tính toán với dữ liệu số trong các ô của bảng. n Khi tạo bảng, các ô được gán ngầm định địa chỉ như sau: n Địa chỉ của mỗi ô được xác định bằng tên hàng đi kèm với tên cột, VD: A1, B2, n Đặt con trỏ chuột tại ô muốn sử dụng công thức. n Vào menu Table/Formula Trong công thức Khung nhập công thức có thể sử dụng các hàm số có sẵn, các Chọn đinh dạng phép toán +, -, *, /, hiển thị kết quả các hằng số Chọn hàm số cho công thức 43
34. 12) Tính toán trong bảng (tiếp) v Một số hàm số Công thức Kết quả SUM( ) Tổng của các tham số, VD: =SUM(E3:E5,D4,5) AVERAGE( ) Trung bình cộng của các tham số MIN( ) Giá trị nhỏ nhất của các tham số MAX( ) Giá trị lớn nhất của các tham số PRODUCT( ) Tích của các tham số ROUND(x,y) Giá trị làm tròn của x với số chữ số thập phân y v Một số tham số đặc biệt, ví dụ với hàm SUM: SUM(ABOVE) Tổng của các ô bên trên cùng cột SUM(BELOW) Tổng của các ô bên dưới cùng cột SUM(LEFT) Tổng của các ô bên trái cùng hàng SUM(RIGHT) Tổng của các ô bên phải cùng hàng 44
35. 13-Định dạng trang giấy n Vào menu File/Page Setup Tab Margins (lề)  Khoảng cách các lề: trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right) Khoảng cách đầu trang (header) và chân trang (footer) Thiết lập làm kích thước ngầm định cho mọi văn bản 45
36. Định dạng trang giấy (tiếp) n Tab Paper Size (kích thước trang giấy) Kích thước trang giấy (bình thường chọn A4) Chọn hướng trang giấy: Portrait (thẳng đứng) hoặc Landscape (nằm ngang) 46
37. 14-In văn bản n Vào menu File/Print Preview để xem văn bản trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ý n Vào menu File/Print (Ctrl+P) Nút này để chọn các thông  số máy in: khổ Chọn máy in giấy in (chọn A4), độ phân In tất cả giải, In trang hiện tại đặt con trỏ Số bản in In các trang được nhập vào 47