Bài giảng Tin học - Bài: Hàm trong excel

Nội dung text: Bài giảng Tin học - Bài: Hàm trong excel

1. 5. Hàm thống kê và thống kê có điều kiện n COUNT(đối1, đối2, ): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số. q Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền. Ví dụ 1 Ví dụ 2 3/3/2007 Bài giảng Excel 11
2. 5. Hàm thống kê và thống kê có điều kiện n COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện. Ví dụ 1 Ví dụ 2 3/3/2007 Bài giảng Excel 12
3. 5. Hàm thống kê và thống kê có điều kiện n SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28) 3/3/2007 Bài giảng Excel 13
4. 6. Hàm logic n IF (bt logic, trị đúng, trị sai): q Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True q Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) Ø - Hàm IF có thể viết lồng nhau. VD: = IF(C6 400,3,2)) - Hàm trên cho kết quả của phép thử sau: nếu [dữ liệu trong ô C6] 300 nếu 300 400 3/3/2007 Bài giảng Excel 14
5. 6. Hàm logic n AND (đối 1, đối 2, , đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. VD: = AND (B3>=23,B3 =25,D3<23) 3/3/2007 Bài giảng Excel 15
6. 7. Hàm tìm kiếm và tham số n VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3. VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True) - Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A. - Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1): + Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần. + Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng g/t tra cứu. 3/3/2007 Bài giảng Excel 16
7. 7. Hàm tìm kiếm và tham số 3/3/2007 Bài giảng Excel 17
8. 7. Hàm tìm kiếm và tham số n HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP 3/3/2007 Bài giảng Excel 18
9. CSDL 3/3/2007 Bài giảng Excel 19
10. Cơ sở dữ liệu (CSDL) 1) Khái niệm n CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record). n Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định. n Bản ghi là một hàng dữ liệu. n Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi. 3/3/2007 Bài giảng Excel 20
11. 2) Sắp xếp - Menu Data/Sort n Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu. n DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế. n Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3. n Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort 3/3/2007 Bài giảng Excel 21
12. Chọn khoá thứ nhất Sắp xếp tăng dần [Chọn khoá thứ hai] Sắp xếp giảm dần [Chọn khoá thứ ba] Ko có dòng Dòng đầu là tên trường tên trường (sắp xếp cả (ko sắp xếp) dòng đầu) Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái sang phải 3/3/2007 Bài giảng Excel 22
13. 3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter n Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định. n Có thể lọc theo 2 cách: q AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc q Advanced Filter : người sử dụng tự định điều kiện lọc. 3/3/2007 Bài giảng Excel 23
14. a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter n Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường n Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách n Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống: q All: để hiện lại mọi bản ghi q Top 10 : các giá trị lớn nhất q Custom : tự định điều kiện lọc q Các giá trị của cột 3/3/2007 Bài giảng Excel 24
15. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp) n Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: VD: Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng (120,400] 3/3/2007 Bài giảng Excel 25
16. b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 1. B1: Định miền điều kiện: q Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. q Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. n VD với miền CSDL như trên: 3/3/2007 Bài giảng Excel 26
17. MiềnMiền đ/kđ/k đểđể lọclọc cáccác bảnbản MiềnMiền đ/kđ/k đểđể lọclọc cáccác bảnbản ghighi cócó sốsố SPSP bánbán rara trongtrong ghighi cócó sốsố SPSP bánbán rara trongtrong thángtháng 11 =400=400 thángtháng 11 >>150150 MiềnMiền đ/kđ/k đểđể lọclọc cáccác bảnbản MiềnMiền đ/kđ/k đểđể lọclọc cáccác bảnbản ghighi cócó sốsố SPSP bánbán rara trongtrong ghighi cócó sốsố SPSP bánbán rara trongtrong thángtháng 11 150150 >150150 hoặchoặc trongtrong thángtháng 22 200200 3/3/2007 Bài giảng Excel 27
18. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp) 2. B2: Thực hiện lọc n Vào menu Data/Filter/Advanced Filter Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp 3/3/2007 Bài giảng Excel 28
19. Các hàm dùng với CSDL n Tên_hàm(MiềnCSDL,“tên_trường”,miền_tiêu_chuẩn): tính toán trên trường ở đối số thứ 2 của miền CSDL thoả mãn miền tiêu chuẩn. q Đối số thứ 2 có thể được thay thế bằng số thứ tự của cột chứa trường đó trong CSDL n Tên_hàm gồm: q DSUM q DMAX q DMIN q DAVERAGE q DCOUNT 3/3/2007 Bài giảng Excel 29
20. DSUM 3/3/2007 Bài giảng Excel 30
21. DMAX 3/3/2007 Bài giảng Excel 31
22. DAVERAGE 3/3/2007 Bài giảng Excel 32
23. DCOUNT 3/3/2007 Bài giảng Excel 33
24. Tính toán theo nhóm số liệu n B1: Sắp xếp CSDL với khoá là trường phân nhóm n B2: Chọn CSDL, gồm cả dòng tên trường n B3: vào menu Data/Subtotal Chọn trường phân nhóm Chọn hàm cần tính Chọn những trường cần tính toán Nên để 2 lựa chọn mặc định như hình vẽ 3/3/2007 Bài giảng Excel 34
25. Đồ thị n Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie. n Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: 1. Định kiểu đồ thị 2. Định dữ liệu 3. Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải 4. Chọn nơi hiện đồ thị 3/3/2007 Bài giảng Excel 35
26. Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn: + Column: cột dọc + Line: đường so sánh + Pie: bánh tròn + XY: đường tương quan Chọn một dạng của kiểu đã chọn 3/3/2007 Bài giảng Excel 36
27. Bước 2: Định dữ liệu Tiêu đề cột làm chú giải Miền DL vẽ đồ thị Tiêu đề hàng hiện tại đây Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột 3/3/2007 Bài giảng Excel 37
28. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 3/3/2007 Bài giảng Excel 38
29. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend Chú giải Hiện/ẩn chú giải Chú giải Vị trí đặt chú giải 3/3/2007 Bài giảng Excel 39
30. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels Nhãn dữ liệu Không hiện Nhãn dữ liệu Hiện g/t Hiện phần trăm Hiện nhãn Hiện nhãn và phần trăm 3/3/2007 Bài giảng Excel 40
31. Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại 3/3/2007 Bài giảng Excel 41
32. Khi đồ thị đã được tạo, có thể: 1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop. 2. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột. 3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên. 4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền, ) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 3/3/2007 Bài giảng Excel 42
33. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi tỷ lệ trên trục Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Chuột phải Khoảng cách trên trục, các điểm chia chọn Format Axis 3/3/2007 Bài giảng Excel 43
34. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel. 3/3/2007 Bài giảng Excel 44
35. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa. 3/3/2007 Bài giảng Excel 45
36. Chú ý: Với đồ thị dạng XY n Phải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần. n Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, không chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải. n Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai. n Đồ thị dạng XY không có chú giải, nếu khi vẽ xong mà có thì cần xoá đi. Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ nhãn trên các trục. 3/3/2007 Bài giảng Excel 46