Giáo trình Những kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông cho lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước - Phần 7: Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án công nghệ thông tin và truyền thông

Nội dung text: Giáo trình Những kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông cho lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước - Phần 7: Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án công nghệ thông tin và truyền thông

1. 4. Thực hiện và kiểm soát dự án: Nguyên tắc, các vấn đề và thực tiễn 97 4.1 Thực hiện các quy trình quản lý dự án ICT 98 4.2 Quản lý thời gian 99 4.3 Quản lý chi phí 102 4.4 Quản lý chất lượng 103 4.5 Quản lý thay đổi 104 4.6 Kế hoạch truyền thông: chiến lược cho việc quản lý thay đổi . . 106 4.7 Quản lý rủi ro 108 4.8 Quản lý mua sắm . 111 4.9 Quản lý chấp nhận . 114 5. Kiểm soát và giám sát dự án: Nguyên tắc, các vấn đề và thực tiễn 117 5.1 Tiến trình giám sát . 117 5.2 Tiến trình báo cáo 119 6. Kết thúc dự án: Nguyên tắc, các vấn đề và thực tiễn . 123 6.1 Nghiệm thu kết quả của dự án 123 6.2 Đánh giá dự án 124 6.3 Rút ra bài học kinh nghiệm 127 7. Những hoạt động sau khi kết thúc dự án: Đưa hệ thống ICT vào hoạt động và các vấn đề về tính bền vững của dự án 131 7.1 Môi trường chính sách 132 7.2 Khả năng bảo trì và nâng cấp 132 7.3 Sự ủng hộ liên tục 133 Danh mục các trường hợp nghiên cứu 1. Hệ thống tự động back office cải thiện hiệu quả hoạt động 19 2. Dự án mạng đô thị ở Brazil 26 3. Chương trình giáo dục điện tử của Chile 45 Danh mục các hộp Hộp 1. Định nghĩa của dự án 17 Hộp 2. Định nghĩa quản lý dự án 24 Hộp 3. Bài học từ các dự án ICTD 37 Hộp 4. Những thói quen về sáng kiến phát triển có khả năng cho ICT hiệu quả cao 40 Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 11
2. Danh mục các hình Hình 1. Chương trình chiến lược giảm nghèo, các dự án ICTD và ICT 21 Hình 2. Chu trình dự án 32 Hình 3. Vòng đời của các hệ thống ICT 33 Hình 4. Con người, quy trình và công nghệ với quản lý dự án 36 Hình 5. Các giai đoạn của quá trình lập kế hoạch dự án 61 Hình 6. Ví dụ biểu đồ vấn đề hình cây 75 Hình 7. Lược đồ phân tích vấn đề 78 Hình 8. Biểu đồ vấn đề hình cây liên kết với ma trận LFM 79 Hình 9. Phạm vi của hoạch định quản lý dự án 89 Hình 10. Ví dụ cấu trúc tổ chức của một dự án 96 Hình 11. Các hoạch động quản lý dự án trong pha thực hiện 97 Hình 12. Chuỗi các hoạt động quản lý trong pha thực hiện dự án ICT 99 Hình 13. Mô tả sơ lược về rủi ro 109 Hình 14. Kết hợp giữa hoạt động đánh giá, giám sát/quan sát với thứ bậc LFA của các mục tiêu 118 Danh mục các bảng Bảng 1. Một vài điểm khác nhau giữa những dự án thông thướng và những dự án ICT 18 Bảng 2. Các thời điểm quan trọng trong các loại hình dự án 28 Bảng 3. Định nghĩa các giai đoạn quản lý dự án theo loại dự án 29 Bảng 4. Sự thiết kế lý tưởng và thực tế của quản lý dự án ICT 39 Bảng 5. Tóm tắt những phẩm chất và kỹ năng của một người quản lý dự án có hiệu quả 51 Bảng 6. Mẫu phân tích các bên liên quan 57 Bảng 7. Bảng tính toán ngân sách cho trung tâm viễn thông 69 Bảng 8. Một số khoản lợi nhuận/kết quả đầu ra có thể thu được từ dự án trung tâm viễn thông 71 Bảng 9. Phương pháp mô thức luận 73 Bảng 10. Ma trận mô thức luận 82 Bảng 11. Mô tả ma trận LFM theo cấp độ 83 Bảng 12. Ví dụ về một logframe hoàn chỉnh 86 Bảng 13. Bản liệt kê mẫu về mốc thực hiện và sản phẩm bàn giao của dự án 90 Bảng 14. Lập kế hoạch các hoạt động, nhiệm vụ và kết quả đầu ra 93 Bảng 15. Ví dụ về biểu đồ Gantt cho pha sản xuất 100 Bảng 16. Ví dụ về kế hoạch thực hiện công việc 101 Bảng 17. Ví dụ các tiêu chuẩn chất lượng 104 Bảng 18. Xác định lợi ích 126 12 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
3. Danh mục từ viết tắt APCICT Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Châu Á Thái Bình Dương Asian-Pacific Training Center for Information and Communication Technology for Development AusAID Cơ quan phát triển quốc tế Úc Australian Agency for International Development CIDA Cơ quan phát triển quốc tế Canada Canadian International Development Agency CPM Phương pháp phân tích đường tới hạn Critical Path Analysis Method EC Ủy ban Châu Âu European Commission ESCAP Ủy ban kinh tế và xã hội Châu Á Thái Bình Dương Economic and Social Commission for Asia and the Pacific FAO Tổ chức nông lâm Food and Agricultural Organization ICT Công nghệ thông tin và Truyền thông Information and Communication Technology ICTD Công nghệ thông tin và truyền thông phục vụ phát triển Information and Communication for Development IDRC Trung tâm nghiên cứu phát triển quốc tế International Development Research Center IPPP Chương trình hợp tác người bản địa Indigenous Peoples Partnership Program LDC Nước chậm phát triển Least Developed Country LFA Phê chuẩn khung logic Logical Framework Approach LFM Ma trận khung logic Logical Framework Matrix MDG Mục tiêu phát triển thiên nhiên kỷ Millennium Development Goal MSF Khung giải pháp Microsoft Microsoft Solutions Framework NGO Tổ chức phi chính phủ Non-Governmental Organization OGC Phòng Thương mại Chính phủ, Vương Quốc Anh Office of the Government of Commerce, UK P3M3 Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model PCM Quản lý chu trình dự án Project Cycle Management PERT Kỹ thuật xem xét đánh giá dự án Project Evaluation Review Technique PM Người quản lý dự án Project Manager Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 13
4. PMBOK Sách về quản lý dự án Project Management Book of Knowledge PMI Viện quản lý dự án Project Management Institute PMO Văn phòng quản lý dự án Project Management Office PRSP Chương trình chiến lược giảm nghèo Poverty Reduction Strategy Paper QA Bảo hiểm chất lượng Quality Assurance RUP Rational Unified Process SDC Cơ quan phát triển và hợp tác Thụy Sỹ Swiss Agency for Development and Cooperation SLA Tiêu chuẩn mức độ dịch vụ Service Level Standard SMART Chi tiết, đo được, có thể thực hiện được, có liên quan, có khả năng kiểm tra Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Testable SRS Trình bày yêu cầu hệ thống System Requirement Statement UK Vương quốc Anh United Kingdom UML Unified Modelling Statement UN Liên hợp quốc United Nations USA Liên bang Mỹ United States of America USAID Cơ quan phát triển quốc tế Hoa Kỳ United Sates Agency for International Development USDA CADI Phòng thẩm tra cơ sở dữ liệu kế toán trung tâm nông nghiệp Hoa Kỳ United States Department of Agriculture Central Accounting Database Inquirer 14 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
5. 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT&TT Phần này nhằm mục đích: • Trình bày tổng quan về quản lý dự án trong khuôn khổ CNTT&TT phục vụ sự phát triển; • Định nghĩa những khái niệm cơ bản về quản lý dự án, bao gồm phạm vi kiến thức, các bước và quy trình cơ bản để thực hiện dự án, những yếu tố quan trọng và những biến số trong việc quản lý dự án CNTT&TT. Hầu hết những cơ quan nhà nước đều lập kế hoạch và thực hiện các chương trình phát triển. Những dự án dù phạm vi lớn hay nhỏ đều là một phần của một chương trình lớn. Chúng liên quan tới các kế hoạch, mục tiêu của một tổ chức. Dự án hoàn thành dù chỉ một lần cũng có thể trở thành hoạt động của tổ chức. Theo hướng này, dự án đóng góp vào mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Với lý do này, một khung bao quát trong bối cảnh sự tồn tại và thi hành của dự án là cần thiết. Chuỗi Học thuật ICT cần thiết cho nhà lãnh đạo cơ quan nhà nước là một sự phát triển đầy ý nghĩa được sự chấp nhận, đặc biệt khi thực hiện Mục tiêu Thiên nhiên kỷ (MDGs), khung của kế hoạch, thi hành và đánh giá dự án có hỗ trợ ICT. Phần 1 – Liên kết giữa ứng dụng ICT và sự phát triển ý nghĩa của chuỗi này kết nối với khung sử dụng ICT trong phát triển quốc gia. Những học phần sẽ tập trung vào việc quản lý trong các dự án ICT. Quản lý dự án ICT đang là một thách thức. Quản lý dự án cần tập trung vào tất cả các nội dung trong kế hoạch và thực hiện dự án, bao gồm thiết lập mục tiêu, tổ chức, nguồn lực, và quản lý chi phí, và xử lý đầu ra của dự án và chuyển giao cho chủ dự án. Nhiệm vụ của người quản lý dự án trở nên phức tạp hơn khi các dự án ICT được triển khai trong các cơ quan nhà nước. Nhà nước có mục tiêu phát triển tổng thể và cơ quan nhà nước có kế hoạch để thi hành mục tiêu và nhiệm vụ. Các dự án và chương trình ICT cần hướng theo mục tiêu và nhiệm vụ đó. Ngoài ra, cũng cần quan tâm tới những người rất quan tâm tới dự án, đó là những đối tượng liên quan tới dự án và chương trình ICT. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 15
6. Những thách thức đáng chú ý của việc lập kế hoạch và thi hành các dự án ICT được nêu bật trong học phần này. Nội dung quan trọng trong quản lý dự án ICT, cũng như các giai đoạn và quy trình quản lý dự án tại mỗi phần cũng được thảo luận. 1.1 Quản lý dự án và ICT phục vụ phát triển Dự án là gì? Từ “dự án” là đã trở nên quá phổ biến và không chỉ có một định nghĩa. Trước khi xem xét một vài định nghĩa trong bài giảng, hãy hoàn thành một vài yêu cầu dưới đây. Một vài việc cần làm Trên cơ sở kinh nghiệm và sự am hiểu của bạn, viết vắn tắt một vài điểm về: a. Dự án b. Dự án ICT Dưới đây là một vài định nghĩa về cụm từ “Dự án”: 16 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
7. Hộp 1. Định nghĩa của dự án “Dự án là công việc tạm thời, có giới hạn về điểm khởi đầu và kết thúc với mục tiêu là tạo một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” (Sách trắng về khung giải pháp Microsoft: Phương pháp Quản lý dự án MSF v.1.1 (6/2002), 8, ec7582723169/MSF%20Project%20Management%20Discipline%20v.%201.1.pdf) “Dự án là nỗ lực tạm thời để tạo một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Dự án thường bao gồm tiến độ và chi phí rủi ro, danh mục và kết quả thực hiện.” (James R. Chapman (1997), “Dự án là một sự thiết lập hoạt động hợp tác đáng chú ý, với việc xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc, được đảm trách bởi một cá nhân hay một nhóm để đáp ứng những mục tiêu cụ thể với các tham số về thời gian, chi phí và thực hiện, diễn ra chủ yếu trong các hoạt động kinh doanh.” (Phòng Thương mại Chính phủ, Quản lý dự án”, “Dự án là môt chuỗi các hoạt động nhắm đến một mục tiêu rõ ràng trong giới hạn về thời gian và nguỗn quỹ.” (Ủy ban Châu Âu, Phương pháp chuyển phát cứu trợ: tập 1 – Định hướng quản lý quy trình dự án (Brussels: Ủy ban Châu Âu, 2004), 8, europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf) Tóm lại, dự án là hoạt động mang tính tạm thời mà sử dụng các nguồn lực và chi phi hạn chế và sản xuất các sản phẩm trong một khoảng thời gian xác định để đạt được mục tiêu đặc biệt. Dự án tồn tại dưới nhiều hình thức, quy mô và phạm vi rộng hay phức tạp. Theo Ciano, “Dự án tương tự các hoạt động vận hành và xây dựng chương trình để sản xuất sản phẩm, sử dụng nguồn lực và có giới hạn chi phí.” Những hoạt động thường mang liên tục và lặp lại trong khi trong dự án thì không như vậy. “Theo một cách hiểu khác thì chương trình lớn hơn nhiều dự án; phức tạp hơn; có các hoạt động lặp đi lặp lại như bảo dưỡng và quản lý phương tiện. Chương trình thường được hạch toán trong năm tài khóa. Với những dự án thường cần nhiều thời gian hơn chương trình. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 17
8. Ba thập kỷ cuối cùng của thế kỷ 20, dự án ICT đã được đề cập. Với mục đích là xác định dự án ICT như những giải pháp về ứng dụng ICT phục vụ yêu cầu về hoạt động và chiến lược của chính phủ. Những dự ân này giới thiệu các quy trình và phương pháp mà ICT có thể hỗ trợ. Sự thay đổi công nghệ trong tổ chức cũng được giới thiệu nhằm phục vụ cho những lợi ích và khách hàng mục tiêu của nó. Sự khác nhau giữa những dự án không ICT và ICT Bảng 1. Một vài điểm khác nhau giữa những dự án thông thường và những dự án ICT Dự án thông thường/không ICT Dự án ICT • Trực tiếp đáp ứng nhu cầu dịch vụ • Trực tiếp đáp ứng nhu cầu dịch vụ và chiến lược của chính phủ và chiến lược của chính phủ • Có sự hỗ trợ từ chủ đầu tư • Có sự hỗ trợ từ chủ đầu tư • Thời gian hoàn thành • Thời gian hoàn thành • Xác định và ghi nhận quy mô • Xác định và ghi nhận quy mô • Nguồn quỹ hạn chế • Nguồn quỹ hạn chế • Kết quả cuối cùng • Kết quả cuối cùng • Cam kết chất lượng • Cam kết chất lượng • Phân bổ nguồn lực • Phân bổ nguồn lực • Sử dụng giải pháp trên cơ sở ICT để đáp ứng hoạt động và nhu cầu chiến lược của chính phủ • Giới thiệu quy trình và phương pháp được hỗ trợ từ công nghệ thông tin Source: John Macasio, ICT Project Management Practitioner Network (2008), Một vài điều cần làm Bạn có thể nghĩ một vài điểm khác giữa dự án thông thường và dự án ICT? Bổ sung ý tưởng vào bảng 1. 18 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
9. Mục đích của dự án là gì? Một dự án thường hình thành do thôi thúc của nhu cầu, một vấn đề phát sinh hay theo cách nói quản lý dự án, một “trường hợp kinh doanh” trong một tổ chức. Trong khi mục tiêu của một dự án là một đáp ứng nhu cầu ngay lập tức, thì dự án cần thiết để bám chặt vào các mục tiêu lớn hơn. Dự án ICT thường đảm trách bởi chính phủ để bù đắp những khoảng trống từ các quy trình thiếu hiệu năng và hiệu quả của chính phủ. Một vài dự án ICT hướng đến hỗ trợ những mục tiêu lớn hơn như các Mục tiêu thiên nhiên kỷ. Bất kể quy mô hay chi phí của một dự án như thế nào, điều quan trọng cho người quản lý dự án phải biết và hiểu được cơ sở hợp lý cho việc thi hành dự án và nó liên quan thế nào tới mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Bên dưới là những ví dụ trong chương trình chính phủ điện tử mà được rút ra từ các dự án ICT được thi hành như những kế hoạch phát triển quốc gia trung và dài hạn. Hệ thống tự động Back Office: Cải thiện hiệu quả hoạt động Quy trình chính phủ tự động có thể đang thách thức những nước đang phát triển, nhiều quốc gia trở nên khó khăn hơn khi tham nhũng tràn lan và quan chức kém hiệu quả. Trong trường hợp như vậy, phát triển hệ thống điện tử dựa trên công nghệ thông tin, bao gồm đánh giá và cấu trúc lại phương thức quản lý nhà nước, giữ gìn bản ghi và quản lý tri thức. Quy trình này quyết định thành công hay thất bại của dự án chính phủ điện tử. Bất chấp những khó khăn, chính phủ các quốc gia và các bang trực thuộc như Brazil, Chile, Ấn Độ và Philippines đã thi hành quy trình tự động toàn bộ quá trình đấu thầu, quản lý thuế và hệ thống chính phủ khác. Những hệ thống này đã nâng cao trách nhiệm và sự tin tưởng về khả năng của chính phủ để cung cấp dịch vụ công tới công dân. Chính phủ Karnataka, Ấn Độ đã xây dựng hệ thống đăng ký đất đai Bhoomi và nhận được nhiều khen ngợi. Sử dụng công nghệ nhận dạng sinh trắc học, quét văn bản và phân tán điểm thông tin, hệ thống đã tự động thực hiện cho 20 triệu bản ghi đất kể từ khi bắt đầu vào năm 1998. Ngoài ra, Bang Bihar đã thi hành Mạng thông tin quản lý thuế kinh doanh, cải thiện việc thu thập thuế kinh doanh và giúp ngăn ngừa sự trốn thuế. Nhờ đó thuế mà bang thu được tăng nhanh chóng kể từ năm 2001. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 19
10. Hệ thống tự động Back Office: Cải thiện hiệu quả hoạt động (tiếp) Ở Philippine, hệ thống đấu thầu điện tử đã được triển khai và cho phép đăng ký và đấu thầu trực tuyến, xác nhận giá và danh mục cung cấp và giá hợp đồng. Mô hình cổng thông tin chính phủ tại địa chỉ thương mại điện tử Ủy ban Hải quan đã cung cấp mạng hậu cần điện tử 24 giờ cho công nghiệp vận chuyển. Một dự án bởi Cơ quan Cảnh sát Quốc gia khuyến khích việc sử dụng tin nhắn đã tạo thuận tiên hơn cho trợ giúp khẩn cấp, cảnh sát và cơ quan chính quyền khác có thể tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra tính xác thực một cách dễ dàng. Tại Chile, cổng Compra Chile bao gồm thông tin của các cơ quan công quyền tại một địa chỉ trực tuyến duy nhất để truy nhập thông tin về hàng hóa và dịch vụ. Địa chỉ bao gồm bảng thông báo về nhu cầu của chính phủ hiện tại, đăng ký trực tuyến của các công ty tư nhân khi hợp tác với chính phủ và cập nhật những chính sách và điều chỉnh đấu thầu. Ngoài ra, diễn đàn thảo luận trực tuyến cho phép những người cung cấp và cơ quan chính phủ học hỏi nhiều hơn về kinh nghiệm triển khai, những thông tin về hợp đồng có khả năng và liên quan tới đấu thầu. Nguồn: Abridged from John paul, Robert Katz and Sean Gallagher, Bài học từ các lĩnh vực. Tổng quan về sử dụng công nghệ thông tin hiện tại cho phát triển (World, Resource Institute, 2004), 33, Những dự án miêu tả ở trên đã mang những thay đổi quan trọng trong hệ thống và quy trình chính phủ trong các nước, cải thiện sự trao đổi hoạt động trong và giữa các cơ quan chính phủ, tới các doanh nghiệp và công dân. Dự án ICTD là gì? Công nghệ đang thay đổi một cách lạc quan, đặc biệt là trong lĩnh vực ICT, có thể giúp các nước phát triển đạt được những mục tiêu và thúc đẩy cải cách hành chính. Nhiều nghiên cứu đề nghị rằng đầu tư sản xuất ICT và đầu tư trong thiết bị ICT giúp đẩy mạnh tăng trưởng kinh tế. Tuy nhiên, ICT vẫn chưa vươn tới được những người nghèo ở vùng nông thôn mà chiếm một phần lớn dân số ở các nước đang phát triển. Thuật ngữ ‘khoảng cách số’ được đặt ra để miêu tả khoảng trống giữa những lợi ích thu được từ những người truy cập ICT một cách dễ dàng và những người không có khả năng để tiếp cận. Tại những nước đang phát triển khoảng cách số rất rộng. 20 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
11. Các tổ chức phát triển xã hội và các cơ quan hợp tác phát triển quốc tế đã đưa ra sáng kiến và chương trình phát triển nhằm cho phép những người dân tiếp cận và đạt được lợi ích của việc sử dụng ICT. Trong khi đó một vài nghiên cứu khoa học cũng chứng minh mối quan hệ trực tiếp giữa giảm nghèo và tăng trưởng và sử dụng ICT trong các nước đang phát triển, bằng chứng và thí dụ điển hình của cộng đồng có sáng kiến đổi mới trên cơ sở ICT đã minh chứng cho các niệm về sự dịch chuyển phát triển nhờ ICTD. Phần 1 trong chuỗi đào tạo đề cập đến những thí dụ về sáng kiến của cộng đồng mà thể hiện sự thay đổi cuộc sống của người ngheo nhờ những dự án có sự hỗ trợ của ICT. Kể từ giữa năm 1990, nhiều cơ quan hợp tác quốc tế đã hỗ trợ dự án ICTD với mong muốn cải thiện chất lượng cuộc sống của những nhóm người đang bị cô lập. Mục tiêu của ICTD là bình đẳng hóa những ảnh hưởng tích cực ICT đem lại cho người nghèo – với phương pháp được sử dụng lần đầu tiên và mang tính đổi mới nhằm làm giảm khoảng cách chênh lệch giữa các tầng lớp về điều kiện và mức độ sử dụng ICT. Hình 1 biểu diễn : 1) Mối quan hệ lý tưởng giữa các chính sách giảm nghèo, 2) chương trình và chiến lược ICTD, và 3) quản lý dự án ICT thành công 4) cải thiện chất lượng cuộc sống của con người. Hình 1. Chương trình chiến lược giảm nghèo, các dự án ICT (1) Mục tiêu và ưu tiên quốc tế và quốc gia Ví dụ. MDGs và chính sách giảm nghèo (2) Chương trình và (3) Dự án: Quản lý dự chiến lược ICTD án ICT thành công (4) Kết quả: Thay đổi chất lượng cuộc sống ở Citizens Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 21
12. Chính phủ ở các nước đang phát triển tiếp tục đầu tư nhiều hơn trong ICT. Tuy nhiên, các dự án ICT luôn mang nhiều rủi ro. Các nghiên cứu đề nghị rằng các công ty , chính phủ và các tổ chức xã hội trong những nước kém phát triển (LDCs) gặp phải những khó khăn trong việc khai thác ICT phù hợp với tiềm năng của họ. Nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới năm 2005 đánh giá chương trình ứng dụng ICT trong chính phủ ở các nước kém phát triển không thất bại hoàn toàn thì cũng có một phần nào đó. Thất bại được quy cho sự yếu kém trong sự thiết kế dự án, thiếu điều kiện để truy cập tới hạ tầng, vấn đề luật pháp và quy định, chính phủ không hiệu quả và điều kiện thị trường. Liên quan tới chi phí cơ hội của việc đầu tư dự án ICT và ICTD, dự án cần phải được thiết kế chi tiết, rõ ràng ngày từ bước khởi đầu trên cơ sở thực nghiệm thành công. Như đề cập ở phần trước, dự án không quan trọng về mặt quy mô vẫn nên liên quan tới môi trường lớn hơn của tổ chức. Những dự án cần có sự cam kết đào tạo kỹ năng, hay đảm bảo về cuộc thử nghiệm đầu tiên. Những dự án này thường có một mục tiêu chung là giới thiệu và xúc tiến sự thay đổi trong tổ chức và trong môi trường lớn hơn. Mục tiêu của tổ chức hướng đến cung cấp dịch vụ ở mức độ tốt hơn cho các cử tri của họ. Quá trình xúc tiến chính phủ điện tử hướng tới cung cấp các dịch vụ tốt hơn và hợp lý hơn cũng có thể ứng dụng ICT để cải thiện. Những sáng kiến này tốn kém chi phí bởi chúng yêu cầu sử dụng công nghệ và những nguồn lực khác. Thực hành quản lý tốt được yêu cầu để đảm bảo sự an toàn về mặt tài chính. Phương pháp chiến lược là chia các kế hoạch và khung thành một vài phần công việc và hay dự án. Việc thi hành những dự án này cần yêu cầu bố trí kế hoạch và tuân thủ quy trình hợp lý trong quản lý dự án. Danh sách 7 kinh nghiệm thành công trong quản lý dự án: 1. Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án – biết điều gì cần đạt được 2. Xác định đầu ra – biết về sản phẩm sẽ được tạo ra ở cuối của dự án và được sự đồng ý của các đối tượng liên quan 3. Kế hoạch dự án – xác định kết quả thu được của dự án và lựa chọn đầu vào cần có, chẳng hạn con người, nguồn lực (công cụ), hoạt động và quỹ để dự án hiệu quả 4. Truyền thông và kế hoạch truyền thông – xây dựng kế hoạch để truyền thông hiệu quả tới các đối tượng liên quan 22 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước