Giáo trình Kế toán quản trị - Trần Nhật Thiện

Nội dung text: Giáo trình Kế toán quản trị - Trần Nhật Thiện

1. Kế toán quản trị - 11 - đó hình thành các báo cáo kế toán để phản ánh quá trình hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Tuy nhiên việc làm này có tính nghiệp vụ sâu sắc của kế toán; vì vậy, đã tồn tại hai chuyên ngành của kế toán là kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhằm cung cấp thông tin phù hợp và hữu ích cho người quản lý, quản trị doanh nghiệp. Ngành kế toán bắt đầu hình thành nên hai thái cực cơ bản và phát triển nhanh chóng: - Cung cấp thông tin về trách nhiệm vật chất - pháp lý của một doanh nghiệp, tổ chức. - Cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Đây chính là nền tảng hình thành nên sự tách rời chuyên ngành kế toán thành kế toán tài chính và kế toán quản trị, đồng thời sự phát triển nhanh chóng và hữu ích của kế toán quản trị ở những nước phát triển, ở những doanh nghiệp có quy mô lớn, có sự phân cấp quản lý sâu rộng. Kế toán quản trị tồn tại và phát triển chính trong môi trường này. Như vậy, bản chất của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính của một tổ chức cho người sử dụng thông tin; Kế toán tài chính là một chuyên ngành cung cấp các thông tin kinh tế - tài chính gắn liền với trách nhiệm vật chất - pháp lý của một tổ chức; Kế toán quản trị là một chuyên ngành kế toán cung cấp các thông tin kinh tế - tài chính gắn liền với quan hệ dự báo, đánh giá, kiểm soát và trách nhiệm trong việc điều hành tổ chức hàng ngày của nhà quản trị ở các bộ phận trong doanh nghiệp. II. VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình. Từ kế hoạch chung của doanh nghiệp, các bộ phận triển khai thành các mục tiêu thực hiện và kiểm tra kết quả thực hiện các mục tiêu này. Đó chính là kiểm tra quản lý - kiểm tra hướng hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra cần phải quản lý các quy trình cụ thể, chi tiết. Kế toán quản trị là công cụ đánh giá việc thực hiện những mục tiêu thông qua việc phân tích các chi phí, là công cụ kiểm tra quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã đề ra từ đó có những quyết định hợp lý để hoạt động ngày càng đạt hiệu quả cao hơn. Do đó kế toán quản trị là công cụ chủ yếu để điều hành quản lý, là một bộ phận quan trọng trong tiếp thị để quyết định sản xuất kinh doanh. Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
2. Kế toán quản trị - 12 - SƠ ĐỒ VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ LẬP KẾ HOACH TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ RA QUYẾT ĐỊNH ĐIỀUHÀNH KIỂM TRA SƠ ĐỒ: VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ KIỂM TRA QUẢN LÝ KẾ HOẠCH SXKD KTQT: CÔNG CỤ ĐÁNH GIÁ KIỂM TRA PHÂN TÍCH CHI PHÍ QUẢN LÝ CÁC QUY TRÌNH HÀNH ĐỘNG III. PHÂN BIỆT KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ ™ Kế toán tài chính. Mục tiêu của kế toán tài chính là sắp xếp, ghi nhận, phân tích và diễn đạt các sự kiện kinh tế, pháp lý và giao dịch thương mại bằng đơn vị đo lường là tiền tệ nhằm cung cấp các dữ kiện cần thiết cho việc lập các báo cáo tài chính. - Các báo cáo tài chính này được lập nhằm cung cấp những thông tin về một thực thể kinh doanh cho một lớp người rộng rãi sử dụng như những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp là những người đang đầu tư vào doanh nghiệp, những người cung cấp tín dụng, những người phân tích tài chính, các viên chức quản lý Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
3. Kế toán quản trị - 13 - nhà nước Đồng thời thông tin của kế toán tài chính cũng được những nhà quản trị bên trong doanh nghiệp sử dụng. Nhưng kế toán tài chính cung cấp thông tin chủ yếu cho những người bên ngoài doanh nghiệp. - Thông tin của kế toán tài chính được thiết lập trên cơ sở tuân thủ một cách nghiêm ngặt các chuẩn mực, các nguyên tắc và thông lệ kế toán được thừa nhận và bị chi phối bởi định chế pháp luật của nước sở tại. ™ Kế toán quản trị. Là phương pháp xử lý các dữ kiện kế toán để đạt được mục tiêu thiết lập các thông tin cho việc lập dự toán ngân sách về chi phí, doanh thu và kết quả trong một thời kỳ hoạt động; kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Và được thể hiện qua các chức năng sau: - Chức năng dự toán lập kế hoạch: mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương trình định trước trong các kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch tác nghiệp. Nhà quản trị phải thiết lập dự toán ngân sách, đây chính là tài liệu xác lập các bước thực hiện mục tiêu của tổ chức. Ví dụ thông qua dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung giúp nhà quản trị tiên liệu, liên kết các nguồn lực để đảm bảo lợi nhuận trong kỳ. Kế toán quản trị phải được tổ chức để thu thập những thông tin phục vụ cho mục đích trên. - Chức năng tổ chức và điều hành: để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần một lượng thông tin rất lớn, đặc biệt là những thông tin phát sinh hàng ngày để kịp thời điều chỉnh tổ chức hoạt động như: thông tin về giá thành ước tính, thông tin về giá bán, về lợi nhuận từ các phương án sản xuất kinh doanh chính những thông tin này phải do kế toán đảm trách. - Chức năng kiểm tra: kế toán quản trị đóng vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh. Việc kiểm soát của kế toán quản trị được thực hiện chủ yếu thông qua kế hoạch đã được lập. Khi kế hoạch đã được lập, để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch đòi hỏi phải so sánh với thực tế. Kế toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thực tế, thông tin chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch, những thông tin kết hợp giữa thực tế với dự báo để nhà quản trị kịp thời điều chỉnh, đảm bảo tiến độ kế hoạch. - Chức năng ra quyết định: thông tin kế toán là nhân tố chính trong việc ra quyết định của nhà quản trị, do đó kế toán có trách nhiệm thu thập các số liệu về chi phí, lợi nhuận và truyền đạt cho người quản lý thích hợp. Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
4. Kế toán quản trị - 14 - Có thể tóm tắt nhu cầu của kế toán quản trị đối với các nhà quản trị theo sơ đồ tổng quát sau: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC KIỂM TRA RA QUYẾT SXKD ĐIỀUHÀNH ĐỊNH MỤC TIÊU THÔNG TIN THÔNG TIN SAI SÓT VÀ BÁO CÁO CỦA KẾ HOẠCH THỰC TẾ NGUYÊN NHÂN TÓMTẮT TỔ CHỨC PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ DỰ BÁO CHÊNH LỆCH TRÁCH NHIỆM DỰ TOÁN SO SÁNH GIỮA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 1. Những điểm giống nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính Mặc dù tính chất và đặc điểm thông tin của kế toán quản trị và kế toán tài chính khác nhau nhưg giữa hai chuyên ngành có những điểm giống nhau cơ bản sau: - Cả hai ngành kế toán quản trị và kế toán tài chính có cùng một đối tượng nghiên cứu là các sự kiện kinh tế - tài chính và pháp lý diễn ra trong quá trình tồn tại và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức. - Cả hai ngành kế toán quản trị và kế toán tài chính đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán ( đều sử dụng thông tin kế toán ban đầu ). - Cả hai ngành kế toán quản trị và kế toán tài chính đều thể hiện thông tin kinh tế tài chính trong mối quan hệ trách nhiệm của nhà quản trị. Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
5. Kế toán quản trị - 15 - 2 Những điểm khác nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính Kế toán quản trị và kế toán tài chính có những điểm khác nhau sau: ™ Đối tượng sử dụng thông tin Đối tượng sử dụng thông tin khác nhau là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự khác nhau của kế toán quản trị và kế toán tài chính. Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị là những nhà quản trị ở bên trong doanh nghiệp trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, còn đối tượng mà kế toán tài chính cung cấp thông tin chủ yếu là những người bên ngoài doanh nghiệp quan tâm đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. ™ Đặc điểm thông tin và yêu cầu thông tin - Đặc điểm thông tin + Kế toán quản trị đặt trọng tâm cho tương lai nhiều hơn, vì thế thông tin của kế toán quản trị chủ yếu hướng về tương lai. Nhiệm vụ của kế toán quản trị là lựa chọn các phương án, đề án dự trù cho một sự kiện sắp xảy ra và ra quyết định một cách nhạy bén, để nắm bắt nhanh cơ hội kinh doanh. + Ngược lại, kế toán tài chính đặt trọng tâm thông tin quá khứ, phản ánh những sự kiện đã xảy ra và tuân thủ theo những nguyên tắc của kế toán. - Yêu cầu thông tin + Phần lớn công việc và nhiệm vụ của nhà quản trị phải làm thuộc về kế hoạch định hướng. Do vậy, nhu cầu thông tin của kế toán quản trị cũng gắn liền với những yêu cầu này và thông tin cung cấp cho kế toán quản trị thường mang tính linh hoạt, tốc độ và thích hợp với từng quyết định, không tuân thủ theo những nguyên tắc kế toán và không đòi hỏi cần phải có độ chính xác gần như tuyệt đối. + Còn yêu cầu thông tin của kế toán tài chính đòi hỏi phải phản ánh một cách trung thực các sự kiện kinh tế đã diễn ra trong quá trình kinh doanh, chú trọng đến tính chính xác, trung thực và chuẩn mực của thông tin do đó thông tin của kế toán tài chính mang tính khách quan, thẩm tra được và có sự chính xác gần như tuyệt đối. ™ Phạm vi cung cấp thông tin và các loại báo cáo Kế toán quản trị chú trọng đến thông tin kinh tế tài chính ở từng bộ phận của doanh nghiệp, tổ chức, do đó kế toán quản trị có các báo cáo kế toán đặc biệt để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý từng phần, từng bộ phận trong doanh nghiệp. Ngược lại, kế toán tài chính chú trọng đến thông tin ở phạm vi toàn doanh Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
6. Kế toán quản trị - 16 - nghiệp, xem doanh nghiệp là một thể thống nhất và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp do đó các báo cáo kế toán của các báo cáo tài chính cung cấp phải theo quy định của nhà nước, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo. ™ Kỳ hạn lập báo cáo Báo cáo của kế toán quản trị là những báo cáo đặc biệt, được lập thường xuyên, còn báo cáo tài chính được lập theo định kỳ. ™ Quan hệ với các ngành khác Kế toán quản trị cần rất nhiều thông tin từ nhiều ngành đem lại, do đó kế toán quản trị có quan hệ rất nhiều với các ngành khác. Còn đối với kế toán tài chính nhằm sắp xếp, ghi nhận, phân tích diễn đạt những sự kiện kinh tế pháp lý đã diễn ra trong quá trình kinh doanh bằng những phương pháp của mình, do đó kế toán tài chính ít có quan hệ với các ngành khác. ™ Tính pháp lệnh Kế toán quản trị không bị ràng buộc bởi tính pháp lệnh mà chú trọng đến việc tăng cường trách nhiệm quản lý. Tính chất của hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức và trình độ quản lý kinh doanh của từng bộ phận trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, do vậy sổ sách và báo cáo của kế toán quản trị phải mở cho phù hợp để cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định hợp lý. Ngược lại, kế toán tài chính chịu sự ràng buộc rất cao về pháp lệnh. Hệ thống kế toán tài chính quy định nghiêm ngặt về hình thức, trình tự xử lý, quy trình công việc kế toán tài chính để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý của thông tin. Ngược lại kế toán quản trị hoàn toàn không chịu sự ràng buộc của bất kỳ một cơ quan chức năng nào. Điều quan tâm của nhà quản trị là thông tin có hữu ích hay không. Những điểm giống nhau và khác nhau của kế toán quản trị và kế toán tài chính được tóm tắt qua bảng sau: Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
7. Kế toán quản trị - 17 - Căn cứ phân biệt Kế toán quản trị Kế toán tài chính ™ Giống nhau 1. Kế toán quản trị và kế toán tài chính cùng nghiên cứu và cung cấp thông tin kinh tế - tài chính gắn liền với các quan hệ kinh tế, pháp lý để quản lý, điều hành tổ chức. 2. Cùng ghi nhận và thể hiện trách nhiệm, quyền lợi vật chất pháp lý của tổ chức, nhà quản trị. 3. Cùng sử dụng hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, sử dụng thông tin đầu vào trên hệ thống thông tin kế toán căn bản. ™ Khác nhau z Đối tượng sử dụng Nhà quản trị bên trong doanh Các cá nhân và tổ chức bên trong và thông tin nghiệp (tổ chức) bên ngoài doanh nghiệp, nhưng các cá nhân và tổ chức bên ngoài doanh nghiệp là chủ yếu z Đặc điểm thông tin 1. Hướng về tương lai 1. Phản ánh quá khứ 2. Đặt nhu cầu tối ưu về tính linh 2. Tuân thủ nguyên tắc(tuân thủ hoạt, kịp thời thống nhất về mặt định tính, định lượng tông tin theo nguyên tắc chuẩn mực) 3. Biểu hiện hình thái giá trị 3. Không quy định cụ thể (được ( Chủ yếu thể hiện bằng thước đo giá đo lường bằng bất kỳ các đơn vị trị ) hiện vật, thời gian lao động, giá trị) z Yêu cầu Không đòi hỏi cao tính chính xác Đòi hỏi tính chính xác gần như tuyệt gần như tuyệt đối. đối, khách quan thông tin z Phạm vi cung cấp Từng phần, từng khâu, từng bộ Toàn doanh nghiệp thông tin phận trong doanh nghiệp z Các loại báo cáo Báo cáo đặc biệt. Báo cáo tài chính nhà nuớc quy định. z Kỳ hạn lập báo Thường xuyên Định kỳ cáo z Quan hệ với các Quản hệ nhiều với các ngành học, Ít quan hệ với các ngành học, các lĩnh ngành học khác các lĩnh vực khác. vực khác. z Tính pháp lệnh Không có tính pháp lệnh. Có tính pháp lệnh. Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
8. Kế toán quản trị - 18 - IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP NGHIỆP VỤ CƠ SỞ DÙNG TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Thông tin kế toán quản trị chủ yếu nhằm cung cấp cho các nhà quản trị đề ra những quyết định, do đó kế toán quản trị phải sử dụng một số phương pháp nghiệp vụ để xử lý thông tin cho phù hợp với nhu cầu quản trị. Có 4 phương pháp nghiệp vụ cơ bản sau: 1. Thiết kế thông tin thành dạng so sánh được Để có quyết định tối ưu, nhất thiết kế toán quản trị phải dùng dạng so sánh. Với các số liệu thu thập được, kế toán quản trị sẽ phân tích chúng thành dạng so sánh được. Các số liệu thu thập sẽ vô dụng nếu thiếu các tiêu chuẩn để so sánh. 2. Phân loại chi phí Để quản lý chi phí các nhà quản trị phải phân loại chi phí sao cho hữu ích, thích hợp với nhu cầu quản trị. Ví dụ như phân loại chi phí của doanh nghiệp thành định phí và biến phí để từ đó phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận 3. Trình bày mối quan hệ giữa các thông tin kế toán dưới dạng phương trình Cách trình bày này rất tiện dụng cho việc tính và dự đoán một số quá trình chưa xảy ra trên cơ sở những dữ kiện đã có và mối quan hệ đã xác định. Do đó phương pháp này được dùng làm cơ sở để tính toán và lập kế hoạch. 4. Trình bày thông tin dưới dạng đồ thị Cách trình bày này giúp ta thấy rõ ràng nhất mối quan hệ và xu hướng biến động của thông tin. Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
9. Kế toán quản trị - 19 - CHƯƠNG II: CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ Đối với những người quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó vấn đề được đặt ra là làm sao kiểm soát được các khoản chi phí, nhận diện, phân tích các hoạt động sinh ra chi phí, điều mấu chốt để có thể quản lý chi phí, từ đó có những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm trong công tác hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức, tiên liệu một cách đúng đắn, khoa học về chi phí là tiền đề để các nhà quản trị đi đến các quyết định hợp lý A. KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ - Chi phí được định nghĩa theo nhiều phương diện khác nhau. Chi phí có thể nhìn nhận một cách trừu tượng chính là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động quá khứ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. - Hoặc chi phí là những phí tổn chứng minh bằng những chứng cứ nhất định phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Hoặc chi phí là những phí tổn ước tính thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh. Những quan điểm trên có thể khác nhau về hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung là: Chi phí là phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích kinh doanh. B. PHÂN LOẠI CHI PHÍ I. PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG Theo tiêu thức này, chi phí trong kỳ kế toán của doanh nghiệp tồn tại dưới các yếu tố sau: 1. Chi phí sản xuất Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh
10. Kế toán quản trị - 20 - Bao gồm toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất và liên quan đến việc sản xuất sản phẩm. Chi phí sản xuất còn được gọi là các yếu tố chi phí trong mối quan hệ với một sản phẩm. Một doanh nghiệp sản xuất gắn liền với sự chuyển biến của nguyên liệu thành phẩm thông qua sự nổ lực lao động, làm việc của công nhân và việc sử dụng trang thiết bị công nghệ sản xuất, do đó chi phí của một sản phẩm được tạo thành từ ba yếu tố cơ bản: a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( Direct material costs ) ™ Nguyên vật liệu trực tiếp: - Nguyên vật liệu trực tiếp là những yếu tố vật chất, những nguyên vật liệu chủ yếu tạo thành thực thể của sản xuất. - Hay nguyên vật liệu trực tiếp là những yếu tố vật chất tạo nên thành phần chính của sản xuất sản xuất ra. ™ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (621) là chi phí của nguyên vật liệu được xuất ra sử dụng trực tiếp vào việc chế tạo, sản xuất sản phẩm, cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp này thường chiếm một tỷ trọng cao trong chi phí sản phẩm và thường không thể thay thế được trong hoạt động sản xuất kinh doanh. ™Ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( chi phí nguyên vật liệu chính), thì trong quá trình sản xuất còn phát sinh những chi phí nguyên vật liệu phụ khác, cũng tham gia trực tiếp trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, nó kết hợp với nguyên vật liệu chính để sản xuất ra sản phẩm, hoặc chỉ tham gia để tạo ra màu sắc, mùi vị của sản phẩm, hoặc làm rút ngắn chu kỳ sản xuất của sản phẩm. Chẳng hạn như: nhiên liệu, các chất phụ gia trong chế biến dầu nhờn, màng nhôm trong sản xuất dược phẩm, sơn trong sản xuất các dụng cụ cơ khí, vẹc ni dùng để đánh bóng sản phẩm gỗ, đinh vít trong bàn ghế đồ gia dụng bằng gỗ b. Chi phí nhân công trực tiếp (Direct labour costs) ™ Nhân công trực tiếp là những người trực tiếp sản xuất sản phẩm, lao động của họ gắn liền với việc sản xuất ra sản phẩm, sức lao động của họ được hao phí trực tiếp cho sản phẩm họ sản xuất ra. Khả năng và kỷ năng của lao động trực tiếp sẽ ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng của sản phẩm. ™ Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: - Chi phí về tiền lương của công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất. Trần Nhật Thiện Khoa Quản Trị Kinh Doanh