Bài giảng Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nuớc - Chương 7: Phát triển tổ chức hành chính nhà nước

Nội dung text: Bài giảng Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nuớc - Chương 7: Phát triển tổ chức hành chính nhà nước

1. . Phát triển tổ chức giúp nhà QL lập kế hoạch cho những thay đổi cần thiết trong việc TC và QL nhân viên để giúp họ: + Phát triển năng lực + tăng cường hợp tác, phối hợp giữa các thành viên + tận tâm với công việc 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 11
2. . Phát triển tổ chức không chỉ nhằm nâng cao hiệu lực của tổ chức mà còn quan tâm chăm lo đến từng thành viên của tổ chức . Phát triển tổ chức can thiệp một cách có kế hoạch vào yếu tố con người của tổ chức, cơ cấu tổ chức, sử dụng các kiến thức về khoa học hành vi và một số kỹ thuật khác 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 12
3. Phát triển tổ chức là quá trình làm cho tổ chức thích ứng một cách có hiệu quả nhất đối với sự thay đổi của cả môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức, nhằm làm cho tổ chức phát triển bền vững cả trước mắt và lâu dài. 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 13
4. . Có chiến lược học tập phức tạp . Tự mình phải vận động, tự bản thân tổ chức phải phân tích và đưa ra ứng xử cần thiết. . Nghiên cứu, phê phán, nhận xét chính mình và kết hợp với nhận xét cả môi trường bên ngoài 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 14
5. . Thành viên của TC phải vẽ được cho mình bức tranh chung về tương lai của TC và kết hợp với các thành viênkhác hòan thiện bức tranh đó . Quá trình tự học tập trong tổ chức là một quá trình liên tục và của nhiều nội dung học tập, từ lắng nghe, giao tiếp, tự nghiện cứu và không chỉ cá nhân mà cảnhóm, tổ chức 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 15
6. . Được lãnh đạo và ủng hộ bởi chính các nhà quản lý cao cấp của tổ chức . Các nhà quản lý cao cấp phải chỉ đạo, khuyến khích những nỗ lực PTTC. Thay đổi tổ chức là vấn đề khó khăn, phức tạp và đòi hỏi nhiều nỗ lực. Các nhà QL cao cấp phải khuyến khích và cam kết ủng hộ 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 16
7. . Phát triển TC là quá trình của sự công tác giữa các nhà tư vấn, cố vấn,bạn hàng của tổ chức một cách bình đẳng nhằm XĐ vđề và tiến hành giải quyết vấn đề. . Tư vấn về QL chuyên sâu lĩnh vực cụ thể. Họ có cái nhìn khác với người trong cuộc và có thể tạo nên sự khởi điểm cho sự thay đổi. Nhưng lại ít khi hiểu rõ về hệ thống tổ chức cũng như không có q.lực 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 17
8. . Tạo ra môi trường làm việc mà trong đó quyền lực chính thức đựơc bổ sung bằng quyền lực dựa trên cơ sơ kiến thức và kỹ năng . Tăng cường sự thỏa mãn công việc và lòng nhiệt tình của các thành viên và khuyến khích sự trao đổi thông tin một cách cởi mở. 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 18
9. . Tăng cường trách nhiệm của các cá nhân và các nhóm trong việc hoạch định và thực hiện các hoạt động . Khuyến khích việc đối đầu vớivấn đề của tổ chức hơn là cứ che dấu chúng 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 19
10. . Phát triển TC trước hết đòi hỏi tổ chức phải thay đổi để thích ứng với môi trường( cấp độ, tốc độ, mức độ; chỉ ra cho nhà QL và thành viên nhìn nhận thay đổi như hiện tượng KQ chứ kg phải đe dọa .Là quá trình của sự cộng tác giữa các nhà tư vấn, cố vấn, bạn hàng để XĐ vđề và giải quyết vấn đề 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 20
11. . Văn hóa tổ chức(giá trị, niềm tin):mang lại cho TC bản sắc riêng, ngày càng phong phú và có khả năngquy định hành vi của thành viên trong TC. Giá trị của TC: + Năng lực của từng cá nhân;Sự thay đổi giá trị do yếu tố N.văn;Sự hiểu biết giữa các thành viên của nhóm và giữa các nhóm;Giải quyết mâu thuẫn;Cạnh tranh; Phân quyền; công khai XD mục tiêu;16/12/2022 Con người Huu Bon-NAPA 21
12. . Chuẩn đoán : xem xét, đáng giá thực trạng để phát hiện trục trặc: Mục tiêu; nhiệm vụ; mội trường trong và ngoài; cơ cấu; phân tích SWOT(điểm mạnh,yếu, cơ hội, nguy cơ) . Hành động: là giải quyết các vấn đề trục trặc . Duy trì kết quả thay đổi 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 22
13. Chẩn đóan Xác định Xác định bệnh nguyên nhân Vấn đề Xuất hiện Mục tiêu và phương án bất ổn Phát tiển thực hiện Tổ chức Duy trì hệ thống Lập và thực hiện đã được thay đổi Chuẩn hóa và giải quyết vấn đề hợp pháp hóa 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 23
14. . Được tiếp cập theo quá trình; là quá trình hoàn thiện nhiều quá trình . Là những nỗ lực lâu dài . Những nỗ lực dài hạn, liên tục cũng đồng nghĩa với sự thừa nhận quá trình phát triển tổ chức không mang tính tình huống, có thể mất nhiều thời gian, là hành trình không kết thúc nhanh. Những nỗ lực để đưa tổ chức đến đỉnh cao mới để ra những đòi hỏi mới 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 24
15. . Áp dụng lý thuyết về khoa học hành vi . Phát triển tổ chức không nhấn mạnh khía cạnh công nghệ, kỹ thuật, có chăng chỉ đề cập đến khả năng của con người sử dụng và khai thác các loại công cụ đó như thế nào để thay đổi những giá trị của tổ chức 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 25
16. .NHỮNG TIỀN ĐỀ CHUNG: -Môi trường trong nước và quốc tế - Vai trò của nhà nước - Những đòi hỏi mới từ phía công dân, cộng đồng, nhà đầu tư NN - Hiệu lực và hiệu quả của QLHCNN - Sự thay đổi từ mô hình thư lại- hành chính cũ sang mô hình hành chính công mới 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 26
17. .MỘT SỐ XU HƯỚNG CHỦ YẾU: - Tập quyền và phân quyền - Hiệu lực và hiệu quả - Tính chuyên nghiệp hóa và quản lý phổ rộng - Kiểm soát và cam kết - Chính phủ nhỏ, nhưng hiệu quả - Sự tham gia của người dân - Công16/12/2022 dân là kháchHuu Bon hàng-NAPA 27
18. - Tập quyền và phân quyền đều không phải là xấu và không phải là sự đối lập nhau - Đó là cách thức cần thiết để tạo ra được tổ chức có cơ cấu hợp lý nhất trong điều kiện cụ thể - Ngay trong các tổ chức lớn khác, vấn đề tập trung hay PQ chỉ mang ý nghĩa tương đối - Tập trung và phân quyền đều có những điểm mạnh và yếu khác nhau 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 28
19. - Sự phối hợp rất dễ tiến hành khi biết chắc chắn một QĐ được đưa ra từ vị trí tập trung nhất định của TC - Các nhà QL cao cấp có thể nhìn nhận rộng các khía cạnh PTTC và cũng có thể bị thái quá - Tập trung sự kiểm soát và các thủ tục đựơc cung cấp thống nhất sẽ duy trì một sự cân bằng chung các yếu tố của tổ chức( tài chính, nhân sự, hành chính ) 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 29
20. - Hợp lý hóa phân bổ chi phí quản lý cũng như tránh được sự trùng lắp chi tiêu và hoạt động - Các nhà QL cao cấp tập trung nghiên cứu những vị trí cao cấp trong tổ chức - Trong trường hợp khủng hoảng, khó khăn, tập trung kiểm soát nguồn lực để điều hành 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 30
21. - Có thể hạn chế căng thẳng đối với nhà QLCC. Trong những t63 chức lớn, tập trung quá có thể làm cho các nhà QLCC đưa ra các QĐ không hợp lý và phân quyền cho các cấp làm cho họ dễ chịu - Người lao động cảm thấy họ hơn khi các QĐ của họ có thể ảnh hưởng trực tiếp dến công việc của họ. Nhiều cơ hội để tham giavà dính líu vào các QĐ có thể gia tăng sự hài lòng 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 31
22. - Trong các tổ chức lớn, luôn có nhiều điều không chắc chắn có thể xảy ra, và nếu chỉ để 1 người hoặc 1 nhóm người sẽ khó thích úng với sự thay đổi - Tạo sự linh hoạt ở cấp tác nghiệp - Hoàn thiện việc kiểm soát hoạt động và trách nhiệm báo cáo có thể được XĐ cụ thể hơn - Chuyển từ một mô hình thứ bậc cứng nhắc sang mô hình có sự tham gia và hợp tác của nhiều người 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 32
23. - Các nhà QL tập trung nhiều hơn vào vấn đề hiệu lực, thực thi quyết định QLHCNN hơn là hiệu quả.Điều này thể hiện ở nhiều vấn đề - Khi tập trung vào tính thực thi hơn tính hiệu quả thì lực chọn những những người biết thừa hành hơn là sáng tạo. - Khi tập trung nhiều hơn về hiệu quả, th2 phài thiết kế, xây dựng tổ chức thích ứng nhanh hơn với môi trường bên ngoài đang thay đổi 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 33
24. - Thông thường phải kết hợp cả 2 ytố - Tính chuyên nghiệp trong tổ chức HCNN luông phải đạt trong sự cân bằng đối với quản lý phổ rộng - Những nhà hành chính chuyên nghiệp và những nhà hành chính bổ nhiệm phải kết hợp với nhau trong tổ chức hành chính hiệu quả 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 34
25. - Một tổ chức càng chịu sự kiểm soát của nhiều cấp càng khó có thể hoạt động một cách linh hoạt trong môi trường thay đổi - Thay thế kiểm soát bằng sự cam kết cũng là mô hình phát triểnTC - Không chỉ cam kết trong nội bộ TCHCNN mà còn cam kết cả với công dân, khách hàng, bạn hàng của các TCHCNN16/12/2022 Huu Bon-NAPA 35
26. 1.Mục đích 2.Nội dung cơ bản 3.Các bước tiến hành 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 36
27. - Là hoạt động cần thiết nhằm xác định những trục trặc làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của TC - Là khâu quan trọng trong quá trình PTTC, trách nhiệm và sự cam kết của tất cả các thành viên - Cần sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo, các chuyên gia tư vấn và các nguồn lực khác 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 37
28. 2. Nội dung cơ bản Sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ Công Cơ cấu nghệ Các nguồn lực 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 38
29. B1. Phân tích sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ B2. Phân tích cơ cấu tổ chức B3. Phân tích các nguồn lực B4. Phân tích công nghệ B5. Xác định các yếu tố cần thay thế 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 39
30. 1. Cơ quan/tổ chức của bạn đã có bản tuyên bố về sứ mệnh chưa 2. Lý do tồn tại của TC là gì? Có xuất phát từ nhu cầu thực tế không? 3. Cơ sở PL về chức năng, nhiệm vụ được thê hiện ở những văn bản nào? 4. Các chức năng, nhiệm vụ đã thể hiện đựợc sứ mệnhcủaTC chưa? 5. Môi trường bên ngoài(KT-XH, Chính sách, văn hóa, )hiện nay có ủng hộ việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của TC không? 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 40
31. 6. Có nhiệm vụ nào được thực hiện ở 2 hay nhiều bộ phận? 7. Có nhiệm vụ nào cần để thực hiện sứ mệnh nhưng chưa được đề cập 8. Có nhiệm vụ nào đươc đề cập nhưng khôngcần thực hiện trong thực tế bởi nó đương nhiên từ việc thực hiệncác nhiệm vụ khác 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 41
32. 9. Các mục tiêu hiện nay của tổ chức có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ không? 10. Các mục tiêu hiện nay có giúp đánh giá được thực thi không? 11. Các mục tiêu đã thể hiện sự cam kết của toàn bộ tổ chức đối với kết quả cuối cùng chưa? 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 42
33. 1. Cơ cấu TC hiện nay có được thể hiện nay có được thể hiện rõ ràng trên sơ đồ không? 2. Cơ cấu TC theo mô hình nào? Có bao nhiêu bộ phận? 3. Sơ đồ hiện nay có thể hiện được cơ cấu chính thức củaTCkhông? 4. Cơ cấu hiện nay có bảo đảm tính hệ thống chưa? Có khó khăn gì khi phối hợp giữa các bộ phận không? 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 43
34. 5. Cơ cấu tổ chức có được hình thành từ quá trình chuyên môn hóa và quy nhóm nhiệm vụ hợp lý chưa? Có gì trục trặc? 6. Cơ cấu hiện nay có cho phép thực hiện phân quyền quản lý không? 7. Mức độ kiểm soát được thực hiện theo cơ chế nào? Số lượng quy chế, nghị quyết, cam kết điều chỉnh hành vi hoạt động của cá nhân, các bộ phận ? 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 44
35. 8. Có sự nhất quán trong việc tiếp cận đến các mục tiêu chung giữa các bộ phận trong tổ chức không? 9. Liệu có tồn tại cơ cấu tổ chức không chính thức trong TC không? Lý do hình thành các quan hệ khg chính thức là gì? 10. Mối tương quan giữa cơ cấu chính thức và không chính thức trong tổ chức hiện nay như thế nào? Có kiểm soát được các nhóm không chính thức không? 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 45
36. 1. Định biên của tổ chức hiện nay có giúp đảm bảo nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ hiện nay không? 2. Tổ chức đã có bảng mô tả công việc cho các vị trí công tác chưa? Bảng công việc hiện nay có giúp cho việc xác định các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ chưa? 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 46
37. 3. Các nguồn lực cần cho việc thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ A, B, C là gì? Số lượng? Chất lượng? Thời gian? Cơ cấu hợp lý chưa? 4. Các nguồn lực hiện nay đã đủ để thực hiện cácnhiệm vụ chưa? 5. Những thử thách đối với các nguồn lực hiện nay là gì? 6. Có cách nào khắc phục được những thử thách về nguồn lực hiện nay của tổ chức 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 47
38. . Cách thức thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ . Quá trình vận hành của hệ thống là toàn bộ các hoạt động được thực hiện để chuyển giao các yếu tố đầu vào thành sả phẩm đầu ra. Quá trình của hệ thống gồm: đầu vào, sự biến đổi, đầu ra, phản hồi 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 48
39. Quá trình vận hành của hệ thống ĐẦU VÀO SỰ BIẾN ĐỔI ĐẦU RA PHẢN HỒI 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 49
40. . CÁC NGUYÊN TẮC VẬN HÀNH HỆ THỐNG - Phân chia các bộ phận hợp lý - Khả năng liên kết, phối hợp giữa các BP - Sự thống nhất của các QĐQL và cách thức điều hành - Tính liên tục theo kiểu dây chuyền của các mệnh lệnh - Phạm vi kiểm soát hợp lý; - Chuyên môn hóa - Sự cân bằng giữa trách nhiệm vàT.quyền - Khả năng uy quyền và tham gia cao - Khả năng linh hoạt và thích ứng với môi trường thay đổi 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 50
41. 1.Sản phẩm đầu ra của công nghệ là gì? 2. Yêu cầu hiện nay đối với TC có gì thay đổi?VS? 3. Các ytố đầu vào có đáp ứng được ycầu của đầu ra không? Thách thức hiện nay là gì? 4. Hoạt động của TC có đáp ứng được nguyên tắc vận hành hệ thống không?có gì trục trặc? Ơû khâu nào? 5. Môi trường chính sách có ảnh hưởng gì đến yếu tố đầu ra? 6. Môi trường bên trong của tổ chức: văn hóa, phong cách lãnh đạo, không khí tâm lý có thuận lợi không? Nếu không, các thức thách 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 51
42. 7. Cơ quan đã thiết lập được hệ thống phản hồi từ phía đối tác, khách hàng, các nhân viên về hoạt động thực hiện chức năng, hiêm vụ của mình chưa? 8. Cơ quan đã áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ chưa?nếu rồi, điểm mạnh của việc áp dụng CNTT là gì? Nếu chưa, vì sao? Có khả năng áp dụng trong thực tế không 9. Điều kiện tiên quyết nào để đưa CNTT vào áp dụng rộng rãi trong hoạt động của cơ quan? 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 52
43. 1. Về chức năng, nhiệm vụ 2. Về cơ cấu tổ chức 3. Về nguồn nhân lực 4. Về cơ chế vận hành của toàn bộ hệ thống 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 53
44. Từng bước điều chỉnh Điều chỉnh chức năng Những công việc mà Chính Đến năm 2005, về cơ bản Nhiệm vụ của Chính Phủ, các Bộ, cơ quan ngang ban hành xong và áp Phủ, các Bộ, Co quan Bộ, cơ quan thuộc Chính Dụng các quy định mới Ngang Bộ, cơ quan Phủ và chính quyền địa Về phân cấp Trung ương Thuộc Chính phủ và chính Phương đảm nhận để khắc Địa phương, các cấp chính Quyền ĐP các cấp Phục chồng chéo về chức quyền ĐF. Gắn phâncấp Năng, nhiệm vụ, chuyển Tài chính, tổ chức ô5 Giao dịch vụ cho các TC khác CẢI CÁCH TỔ CHỨC Bố trí lại cơ cấu BỘ MÁY CHÍNH QUYỀN tổ chức của CẢI CÁCH TỔ ĐỊA PHƯƠNG Chính phủ CHỨC BỘ MÁY . Tiêu chí từng loại đơn vị cho hợp lý HÀNH CHÍNH Hành chính . Phân biệt chức năng, nhiệm vụ chính quyền Ơû đô thị và nông thôn. Tổ chức hợp lý HĐND Điều chínhCCTC bộ máy Bên trong của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan Thuộc Chính phủ Cải tiến phương thức . Bộ phận Tham mưu; Bộ phận Thực hiện từng bước Quản lý, lề lối làm việc thực thi CS; Bộ phận cung Hiện đại hóa Của các cơ hành chính Cấp dịch vụ công Nền hành chính Các cấp 16/12/2022 Huu Bon-NAPA 54