Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

1. Chương trình cuộc họp Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày. Thời gian dự kiến cho mỗi nội dung. Tính chất mỗi phần (ra quyết định, thông báo, lấy ý kiến, ) và cách thức triển khai (thảo luận chung, phát ý tưởng, cá nhân trình bày, ). Tên người ghi biên bản cuộc họp Các hướng dẫn về việc chuẩn bị trước cuộc họp.
2. Chương trình cuộc họp Các lưu ý khi lên chương trình cho một cuộc họp: - Hạn chế số lượng các nội dung. - Đừng quá tập trung thảo luận những chuyện đã xảy ra trong quá khứ. - Trình bày các vấn đề dưới gốc độ các cơ hội tiềm tàng. - Cho phép một khoảng thời gian đủ rộng. - Nêu được những chi tiết hữu ích.
3. Vai trò của người chủ tọa ✓ Bảo đảm cuộc họp diễn ra theo đúng các thủ tục. ✓ Bảo đảm cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề trong chương trình trong khoảng thời gian đã ấn định. ✓ Tạo cơ hội cho mọi người trình bày ý kiến hữu ích, không nên để người nào nói quá dông dài hoặc lấn át người khác. ✓ Hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm.
4. Vai trò của người chủ tọa ✓ Giúp cho cuộc họp giải quyết các vấn đề và ra quyết định một cách hiệu quả. ✓ Cung cấp những thông tin hữu ích mà chỉ ở cấp của mình mới nắm được. ✓ Đảm bảo các quyết định đạt được bằng những hình thức như đã thỏa thuận (bỏ phiếu, nhất trí chung, ) và được hiểu thấu đáo. ✓ Có tiếng nói quyết định trong một số trường hợp cần thiết.
5. Vai trò của người chủ tọa ✓ Đoán biết trước các khả năng bất đồng hay xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận, tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hòa giải nếu cần.
6. Vai trò của người chủ tọa Một số kỹ thuật có thể giúp người chủ tọa kiểm soát tốt tình huống trong cuộc họp: - Tiên đoán trước những câu hỏi hoặc tranh cãi có thể xảy ra. - - Trả lời - Trả lời - Trả lời - Lưu ý người tham dự về thời gian.
7. Vai trò của người chủ tọa - Kiểm soát những thành viên đang chiếm quá nhiều thời gian của cuộc họp và mời gọi ý kiến từ các thành viên tỏ ra rụt rè. - Ứng phó với các quan điểm cá nhân. - Xử lý các tin đồn. - Thông báo những tin xấu. - Ứng phó những người tham dự hay ngắt lời - Ứng phó những người tham dự có thái độ chống đối.
8. Vai trò của người tham dự Sự tham gia và hợp tác của người tham dự là một trong những yếu tố khiến cuộc họp thành công. Người tham dự không chỉ đơn thuần là có mặt trong cuộc họp và xem việc chuẩn bị là trách nhiệm của người tổ chức. Trái lại người tham dự cần: - Chuẩn bị trước khi đến cuộc họp. - Lắng nghe người khác trong cuộc họp. - Phát biểu ý kiến trong cuộc họp.
9. Vai trò của người ghi biên bản Người ghi biên bản sẽ có trách nhiệm ghi lại những ý kiến, những quyết định hay những hành động được thông qua trong cuộc họp. Biên bản chỉ cần ghi những chi tiết sau: - Thời gian và địa điểm. - Thành phần tham dự. - Các nội dung đã được thảo luận. - Những quyết định đã được đưa ra và những công việc phải thực hiện.
10. Vai trò của người ghi biên bản Người ghi biên bản cuộc họp cần nhớ: - Biên bản cuộc họp là công cụ tối cần thiết để giúp theo dõi việc thực hiện các công việc do cuộc họp đề xuất. - Phải ghi những nội dung chính xác, khách quan. - Không chen vào biên bản các chính kiến, quan điểm của người ghi biên bản.
11. Vai trò của người ghi biên bản - Nên đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp cho mọi người cùng nghe trước khi kết thúc cuộc họp. - Phải gửi bản sao biên bản họp cho các thành viên tham dự họp và những người liên quan trong thời gian sớm nhất.