Bài giảng Kỹ năng điều hành hội thảo

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng điều hành hội thảo

1. Quy trình cuộc họp ✓ Cách làm việc dể cùng hoàn thành nhiệm vụ. ✓ Các kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ đề ra. ✓ Cải tiến quy trình giải quyết 90% vấn đề Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 11
2. Người điều hành là người lãnh đạo/ quản lý một cuộc họp/ hội thảo/ cuộc thảo luận/ một diễn biến/ hay sự kiện tương tự. Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 12
3. Phân biệt ✓ Người tổ chức ✓ Người điều hành ▪ Nội dung sự kiện ▪ Quản lý diễn biến ▪ Mục tiêu cần đạt ▪ Phương pháp ▪ Mời người tham dự ▪ Kỹ thuật sử dụng Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 13
4. Các nguyên tắc điều hành 1. Thực hiện đúng những phần việc của mình 2. Tránh bị lợi dụng ▪ Làm sai chức năng ▪ Làm những việc đã hoàn tất 3. Không cho phép dùng uy tín để lấn át 4. Không giải quyết vấn đề một mình Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 14
5. Các nguyên tắc điều hành 5. Tạo môi trường làm việc bình đẳng 6. Không cho phép chỉ trích người vắng mặt 7. Phải luôn luôn: ▪ Khách quan ▪ Tìm giải pháp và kết quả rõ ràng 8. Làm cho mọi người hiểu và chấp nhận Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 15
6. Nhiệm vụ khi điều hành 1. Khai mạc, tóm tắt cuộc họp 2. Tuyên bố mục đích, mục tiêu cuộc họp 3. Giải thích và cung cấp chương trình 4. Nêu các quy tắc cơ bản 5. Bám sát chương trình đã định Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 16
7. Nhiệm vụ khi điều hành 6. Duy trì nguyên tắc, kỷ luật 7. Điều khiển/ hướng cuộc họp đúng mục tiêu 8. Văn bản hoá các kết quả 9. Bàn giao tài liệu, kết quả, trách nhiệm 10.Xem xét các sự kiện xảy ra và đánh giá Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 17
8. Nội dung ✓ Khái niệm và nguyên tắc ✓ Chuẩn bị cho một cuộc họp ✓ Kỹ năng điều hành họp ✓ Phương pháp động não Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 18
9. Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 19
10. Chuẩn bị ✓ Mời người tham dự ✓ Chuẩn bị chương trình ✓ Chọn địa điểm ✓ Chuẩn bị các thiết bị Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 20
11. Mời người tham dự ✓ Chọn người tham dự ▪ Người tham dự sẽ làm việc như thế nào? ▪ Chi phí và thời gian cho việc đi lại? ▪ Có phải đổi lịch nếu họ không tham dự được? Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 21
12. Mời người tham dự ✓ Đánh giá mức độ đóng góp: ▪ Có thông tin gì để chia sẻ? ▪ Có thể đưa ra lời khuyên hay thông tin? ▪ Chuyên môn của họ có ích gì không? ▪ Có thể thực hiện được các hoạt động không? Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 22
13. Mời người tham dự ✓ Thông báo với những người tham dự về: ▪ Ngày, giờ, địa điểm, mục đích cuộc họp ▪ Phải tham gia xây dựng cuộc họp ▪ Chương trình cuộc họp ▪ Những phương tiện sẵn có (OHP, LCD, ) Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 23
14. Chuẩn bị chương trình ✓ Biên soạn chương trình ▪ Tránh thời gian có hiệu suất thấp ▪ Soạn ngắn gọn và đơn giản ▪ Báo cho người điều hành về mọi thay đổi Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 24
15. Chuẩn bị chương trình ✓ Khi sắp xếp cấu trúc chương trình cần nhớ: ▪ Chi tiết ngày, giờ, địa điểm ▪ Mục đích chính của cuộc họp phải cụ thể ▪ Để người tham dự biết mình phải làm gì ▪ Thời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiên ▪ Thời gian phân bổ rộng rãi hơn cho mỗi phần Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 25
16. Chuẩn bị chương trình ✓ Phân bổ chương trình ▪ Xác định vấn đề gì cần đưa ra trong cuộc họp ▪ Gửi bản thảo chương trình để lấy ý kiến ▪ Điều chỉnh chương trình và gửi lại ▪ Yêu cầu sửa và thông qua chương trình Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 26
17. Chọn địa điểm ✓ Đánh giá yêu cầu thực tế ✓ Chọn địa điểm tại chỗ hay bên ngoài ✓ Đánh giá môi trường xung quanh ✓ Xác định kích thước, vị trí phòng họp ✓ Kiểm tra mức độ vọng của âm thanh ✓ Sự sẵn có của các thiết bị hỗ trợ Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 27
18. Chọn địa điểm ✓ Địa điểm xa: ▪ Đến trước để kiểm tra ▪ Hướng dẫn chi tiết cho người tham gia ▪ Bố trí các biển chỉ dẫn Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 28
19. Chuẩn bị các thiết bị ✓ Máy chiếu đa năng (LCD) ✓ Đèn chiếu (Overhead Projector) ✓ Phim đèn chiếu (Transparency) ✓ Bảng kẹp giấy (Flipchart) ✓ Bảng trắng, bảng mềm Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 29
20. Chuẩn bị các thiết bị ✓ Bàn ghế ✓ Hệ thống âm thanh ✓ Máy quay phim, Tivi, VCD, màn hình ✓ Dây dẫn, phích chuyển ✓ Bút viết, giấy A0, A4, thẻ màu Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 30
21. Nội dung ✓ Khái niệm và nguyên tắc ✓ Chuẩn bị cho một cuộc họp ✓ Kỹ năng điều hành họp ✓ Phương pháp động não Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 31
22. Họp hiệu quả ✓ Mỗi thành viên có trách nhiệm đảm bảo cho: ▪ việc chuẩn bị, ▪ tiến hành cuộc họp ▪ thực hiện kết quả một cách hiệu quả nhất. Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 32
23. Họp hiệu quả Các hành vi hướng nhiệm vụ: ▪ Biên bản - Ghi lại các ý kiến và dữ liệu ▪ Thời gian - Kiểm soát thời gian ▪ Ưu tiên - tập trung vào các vấn đề chính trước. ▪ Tóm tắt - tập hợp ý tưởng. Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 33
24. Họp hiệu quả Các hành vi hướng nhiệm vụ: ▪ Giải thích - giải thích nhầm lẫn và khẳng định lại ▪ Dữ liệu - tập trung vào sự kiện, dữ liệu, thông tin ▪ Quyết định - xác định sẵn sàng quyết định chưa Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 34
25. Họp hiệu quả ✓ Các hành vi hướng quy trình: ▪ Tạo điều kiện thực hiện chương trình nghị sự. ▪ Tập trung mục tiêu và bước tiếp theo. ▪ Điều phối giao tiếp giúp mọi người tham gia. Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 35
26. Họp hiệu quả ✓ Các hành vi hướng quy trình: ▪ Xây dựng đồng thuận • Tìm kiếm lĩnh vực có thể đạt được thoả thuận ✓ Kiểm tra sự đồng thuận ✓ Khen ngợi - thừa nhận đóng góp Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 36
27. Có hai giai đoạn không thể thống nhất được: trước và sau cuộc họp Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 37
28. Nguyên tắc làm việc ✓ Chọn một người điều hành ✓ Chỉ định người theo dõi thời gian ✓ Cử một người trình bày kết quả ✓ Khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến riêng Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 38
29. Nguyên tắc làm việc ✓ Giới hạn thời gian phát biểu của mỗi ý kiến ✓ Lắng nghe các ý kiến một cách cẩn thận ✓ Hỏi kỹ cho đến khi hiểu rõ ý kiến đóng góp ✓ Không phản đối ý kiến của người khác ✓ Không áp đảo tinh thần người khác Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 39
30. Người điều hành làm gì khi ✓ Người có quyền cố chỉ đạo/kiểm soát cuộc họp ▪ Rời vị trí và xuống ngồi cùng các thành viên ▪ Từ chối đề nghị của họ ▪ Hỏi xem liệu anh/ chị có muốn tiếp tục ▪ Hỏi ý kiến của nhóm (nếu nhóm ủng hộ mình) Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 40
31. Người điều hành làm gì khi ✓ Mâu thuẫn cá nhân nảy sinh ▪ Yêu cầu mọi người bình tĩnh và kiềm chế ▪ Để nhóm ra quyết định ▪ Tập trung vào vấn đề chứ không phải quan hệ Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 41
32. Người điều hành làm gì khi ✓ Đi qua sâu vào chi tiết và xa rời vấn đề chính ▪ Cắt ngang và lưu ý về nhiệm vụ và mục tiêu ▪ Yêu cầu viết ra ý tưởng/ ý kiến của họ ▪ Đưa vào danh sách vấn đề chưa giải quyết Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 42
33. Người điều hành làm gì khi ✓ Những thoả thuận được lặp đi lặp lại ▪ Lưu ý họ sự lặp lại đang xa rời mục đích ▪ Nêu vấn đề kế tiếp cần giải quyết ▪ Yêu cầu tập trung vào nhiệm vụ, mục tiêu Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 43
34. Người điều hành làm gì khi ✓ Nhóm thảo luận lạc khỏi chủ đề ▪ Can thiệp ngay lập tức ▪ Đưa vào phần chưa giải quyết (quan trọng) ▪ Yêu cầu sẽ thảo luận vào buổi khác Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 44
35. Người điều hành làm gì khi ✓ Không khí hỗn loạn đang hình thành ▪ Cho giải lao ▪ Chơi trò chơi nhóm ▪ Tạo điều kiện cho việc đổi chỗ ngồi Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 45
36. 20 cách duy trì sự thích thú 1. Sử dụng giọng nói hiệu quả 2. Kể các giai thoại 3. Di chuyển trong khi nói 4. Thay đổi tốc độ (cách) thuyết trình 5. Phân phát tài liệu Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 46
37. 20 cách duy trì sự thích thú 6. Kết hợp tên thành viên vào chủ đề thảo luận 7. Sử dụng các công cụ trực quan 8. Đặt câu hỏi đối với các thành viên 9. Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ 10.Khác biệt hoá bài trình bày Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 47
38. 20 cách duy trì sự thích thú 11.Các ý nghĩ hài hước 12.Sử dụng các cách giao tiếp phi ngôn từ 13.Xen kẽ các phương pháp 14.Sử dụng các cách tiếp cận theo nhóm 15.Khuyến khích cạnh tranh giữa thành viên Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 48
39. 20 cách duy trì sự thích thú 16.Thử tiếp cận bằng một cách khác thường 17.Đi lệch chủ đề của bạn 18.Sử dụng âm nhạc 19.Cho nghỉ giải lao một cách linh động 20.Thể hiện sự nhiệt tình Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 49
40. Nội dung ✓ Khái niệm và nguyên tắc ✓ Chuẩn bị cho một cuộc họp ✓ Kỹ năng điều hành họp ✓ Phương pháp động não Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 50
41. Phương pháp động não ✓ Giúp các thành viên thảo luận bằng cách: ▪ Xây dựng ý kiến theo kinh nghiệm của họ ▪ Tìm cách khác nhau để giải quyết một vấn đề ✓ Dùng để khởi tạo ý tưởng Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 51
42. Mục đích ✓ Lập danh mục các giải pháp lựa chọn ✓ Thảo luận, phân tích điểm mạnh, điểm yếu ✓ Tìm giải pháp tối ưu Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 52
43. Nguyên tắc ✓ Khuyến khích càng nhiều ý tưởng càng tốt ✓ Khuyến khích sáng tạo ý tưởng mới lạ ✓ Không nhận xét hoặc phê bình các ý kiến Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 53
44. Các bước tiến hành ✓ Trình bày vấn đề ✓ Đề nghị đưa ra các giải pháp ✓ Nêu 3 nguyên tắc của PP động não ✓ Bài tập khởi động phương pháp động não Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 54
45. Các bước tiến hành ✓ Tiến hành động não, thu thập ý tưởng ✓ Phân tích: ▪ Các thành viên phân tích các dữ kiện đưa ra ▪ Phân loại ý kiến ▪ Loại bỏ các ý kiến thừa, không liên quan ✓ Kết thúc: Đưa ra các kết quả Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 55
46. Ưu điểm Nhược điểm ✓ Dựa trên kinh ✓ Tốn nhiều thời gian nghiệm ✓ Cần duy trì định ✓ Tự lựa chọn giải pháp hướng ✓ Mức độ tham gia ✓ Sáng tạo sai mục cao ✓ Vấn đề sinh động đích hơn ✓ Dễ sinh mâu thuẫn ✓ Khích lệ các ý kiến Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 56
47. Nội dung ✓ Khái niệm và nguyên tắc ✓ Chuẩn bị cho một cuộc họp ✓ Kỹ năng điều hành họp ✓ Phương pháp động não Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 57
48. Vấn đề cốt lõi của cuộc họp? ✓Nghị quyết ✓Kế hoạch triển khai Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 58