Bài giảng Kỹ năng đàm phán

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng đàm phán

1. Các kiểu đàm phán ✓ Dựa trên kết quả đàm phán: “Thắng – thua”: ▪ Quan niệm như một cuộc chiến ▪ Một bên đạt được lợi ích, một bên không ▪ Tiềm ẩn nguy cơ trục trặc khi thực hiện hợp đồng 11
2. Các kiểu đàm phán ✓ Dựa trên kết quả đàm phán: “thua – thua”: ▪ Không đạt được kết quả cho cả 2 bên ▪ Mất thời gian, phí tổn, không đem lại lợi ích ▪ Nằm ngoài mong muốn của các bên 12
3. Đàm phán không phải là trận đánh, vì vậy mục tiêu không phải là tiêu diệt hoặc đưa đối phương vào đất chết 13
4. Các kiểu đàm phán ✓ Dựa trên kết quả đàm phán: “Thắng - Thắng”: ▪ Cùng nhau tìm ra và thừa nhận lợi ích của nhau ▪ Lấy sự hợp tác lâu dài làm mục đích ▪ Các bên đều thu được lợi ích ▪ Là kiểu thành công nhất 14
5. Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu Làm việc cùng nhau là sự tiến bộ Giữ được nhau mới là thành công Henry Ford 15
6. Cùng nhau phát triển là tuyệt vời 16
7. Các kiểu đàm phán ✓ Dựa vào phong cách và mô hình: ▪ Kiểu “mặc cả lập trường”: • Đàm phán kiểu mềm: – Tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ – Coi trọng quan hệ, xem nhẹ hiệu quả kinh tế – Coi đối tác như bạn bè, thân hữu – Thuận lợi khi đối tác cùng kiểu – Bất lợi khi đối tác cứng – Chỉ sử dụng khi có mối quan hệ sẵn có tốt đẹp 17
8. Các kiểu đàm phán ✓ Dựa vào phong cách và mô hình: ▪ Kiểu “mặc cả lập trường”: • Đàm phán kiểu cứng: – Đưa lập trường cứng rắn, bằng mọi cách bảo vệ – Tốt khi đối tác kiểu mềm, bất lợi khi cùng kiểu – Thắng chỉ là bề ngoài, thất bại mất thêm quan hệ – Không phải là tối ưu 18
9. Các kiểu đàm phán ▪ Kiểu nguyên tắc/ thuật Havard: • Con người: Tách con người ra khỏi vấn đề • Lợi ích: Tập trung vào lợi ích, xem nhẹ lập trường • Phương án: Có các phương án lựa chọn thay thế • Kết quả: Dựa trên các tiêu chuẩn khách quan (Có nhiều ưu thế, thường áp dụng, nhưng phải có người đàm phán giỏi) 19
10. So sánh kiểu đàm phán Mềm Cứng Nguyên tắc Coi đối tác Coi đối tác như Coi đối tác như như bạn bè địch thủ cộng sự Nhượng bộ Ép đối tác Tách con người khỏi nhượng bộ vấn đề Dễ đổi lập Bám chặt lập Tập trung vào lợi ích trường trường Chấp nhận Đòi lợi ích đơn Tạo các phương án thiệt phương cùng đạt mục đích Cố gắng đạt Cố giữ Kết quả dựa trên tiêu thỏa thuận lập trường chuẩn khách quan 20
11. Biết nhiều không bằng biết điều 21
12. Kỹ năng đàm phán ✓ Tổng quan về đàm phán ✓ Kỹ năng đàm phán ✓ Văn hóa trong đàm phán 22
13. Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại 23
14. Chuẩn bị đàm phán ✓ Ngôn ngữ: ▪ Tiếng mẹ đẻ ▪ Ngoại ngữ ▪ Phiên dịch và kinh nghiệm dùng phiên dịch 24
15. Chuẩn bị đàm phán ✓ Thông tin về hàng hoá: ▪ Tính chất thương phẩm, lý hoá ▪ Yêu cầu của thị trường ▪ Tình hình sản xuất ▪ Chu kỳ sống ▪ Giá cả của đối tác cạnh tranh 25
16. Chuẩn bị đàm phán ✓ Thông tin về thị trường: ▪ Thông tin chung về đất nước ▪ Thông tin kinh tế cơ bản ▪ Cơ sở hạ tầng ▪ Chính sách ngoại thương ▪ Hệ thông ngân hàng, tín dụng ▪ Điều kiện vận tải, giá cước ▪ Điều kiện khác có liên quan 26
17. Chuẩn bị đàm phán ✓ Thông tin về đối tác: ▪ Thực lực đối tác ▪ Nhu cầu và ý định ▪ Lực lượng đàm phán ▪ Thông tin về cạnh tranh ▪ Xu hướng biến động của giá cả ▪ Họ biết gì về công ty mình 27
18. Chuẩn bị đàm phán ✓ Năng lực của từng chuyên gia: ▪ Về kiến thức ▪ Phẩm chất tâm lý ▪ Các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ ▪ Các kỹ năng đàm phán hiệu quả 28
19. Chuẩn bị đàm phán ✓ Năng lực đoàn đàm phán: ▪ Thành phần ▪ Thuê chuyên gia ▪ Tổ chức nghiên cứu 29
20. Chuẩn bị đàm phán ✓ Thời gian: ▪ Lịch làm việc ▪ Phương án dự phòng 30
21. Chuẩn bị đàm phán ✓ Địa điểm: ▪ Đảm bảo tâm lý thoải mái, tiện nghi phù hợp ▪ Tại nước chủ nhà ▪ Tại nước đối tác ▪ Tại nước thứ 3 31
22. Chuẩn bị đàm phán ✓ Thiết lập những mục tiêu cần đạt được: ▪ Mục đích tối đa ▪ Mục tiêu tối thiểu ▪ Mục tiêu chính: Cái cần hướng tới 32
23. Chuẩn bị đàm phán ✓ Giới hạn của sự thoả thuận: ▪ Giới hạn cuối cùng ✓ Giải pháp tốt nhất khi không đạt thoả thuận ▪ Giải pháp thay thế tốt nhất của ta và đối tác 33
24. Biên độ thương lượng Biên độ thương lượng Biên độ của bên A thương lượng Biên độ của bên B thương lượng chung Điểm mục Điểm mục tiêu của Điểm dừng Điểm dừng tiêu của bên A của bên B của bên A bên B 34
25. Biên độ thương lượng Biên độ thương lượng Không có Biên độ của bên A Biên độ thương lượng thương lượng của bên B chung Điểm mục Điểm mục tiêu của Điểm dừng Điểm dừng tiêu của bên A của bên A của bên B bên B 35
26. Chuẩn bị đàm phán ✓ Đánh giá lại đối tác: ▪ Mục tiêu đối tác muốn đạt được ▪ Mối quan tâm nào ẩn sau yêu sách ▪ Trao đổi thông tin cần thiết khi chuẩn bị ▪ Lập luận, lý lẽ đối tác có thể sử dụng ▪ Ảnh hưởng có thể đến hướng đi và kết quả 36
27. Chuẩn bị đàm phán ✓ Đánh giá điểm mạnh, yếu của chính mình: ▪ Quyền ▪ Thế ▪ Lực ▪ Thời gian 37
28. Chuẩn bị đàm phán ✓ Lập phương án kinh doanh: ▪ Đánh giá tổng quát: • Thị trường, thương nhân, phân tích SWOT ▪ Lựa chọn: • Mặt hàng, thời cơ, điều kiện, phương thức KD ▪ Đề ra mục tiêu ▪ Biện pháp thực hiện ▪ Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh tế 38
29. Chuẩn bị đàm phán ✓ Xây dựng chiến lược đàm phán và thử: ▪ Cách mở đầu, đặt câu hỏi ▪ Dự kiến câu hỏi của đối tác và cách trả lời ▪ Dữ kiện và thông tin để trả lời ▪ Người dẫn dắt? 39
30. Chuẩn bị đàm phán ✓ Xây dựng chiến lược đàm phán và thử: ▪ Người kiểm tra cơ sở lập luận? ▪ Người đặt và trả lời câu hỏi? ▪ Người làm giảm căng thẳng? ▪ Đàm phán thử 40
31. Thương trường là chiến trường Thao trường đổ mồ hôi, chiến trường đỡ đổ máu 41
32. Kỹ thuật mở đầu ✓ Nguyên tắc mở đầu: ▪ Tạo được sự hấp dẫn, chú ý lắng nghe ▪ Tác động vào tâm hồn, đôi khi tạo chống đối ▪ Làm sôi động đối tác nhưng phải bình tĩnh ▪ Phù hợp với nội dung chính cần đàm phán ▪ Không quá dài, không để đối tác nghi ngờ 42
33. Vạn sự khởi đầu nan 43
34. Kỹ thuật mở đầu Không nên Nên Tôi muốn Các anh muốn Tôi đi đến kết luận Các anh sẽ rất thú vị khi biết Điều đó làm tôi thích thú Vấn đề của các anh là ở chỗ Dù anh không biết điều đó Như các anh đã biết Tất nhiên các anh không biết Tất nhiên như đã biết 44
35. Trong đàm phán, thông tin là sức mạnh Jean - Hiltrop và Sheila Udall 45
36. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ Hữu thanh Vô thanh Ngôn từ Từ nói Từ viết Điệu bộ, dáng Giọng nói, tiếng vẻ, trang phục, thở dài, kêu la, Phi ngôn từ nét mặt, ánh chất giọng (âm mắt, lượng, độ cao ) đi lại, mùi 47
37. Im lặng với: Đàn ông - đang nghĩ Đàn bà - không bàn nữa 48
38. No question is stupid question 49
39. Lời nói không mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau 50
40. Kỹ năng trả lời câu hỏi ✓ Kéo dài thời gian: ▪ Không trả lời ngay ▪ Hỏi lại: “Xin lỗi tôi chưa nghe rõ, xin nhắc lại” ✓ Đánh trống lảng: ▪ Khi không muốn trả lời câu hỏi của đối tác ✓ Hỏi lại đối tác: ▪ Hỏi lại để họ nói rõ quan điểm trước 51
41. Kỹ năng trả lời câu hỏi ✓ Mập mờ: ▪ Gặp vấn đề khó, chưa thể khẳng định / phủ định ✓ Trả lời một số vấn đề: ▪ Khi đối tác đưa nhiều điểm ▪ Chỉ trả lời một số điểm có lợi 53
42. Thành công lớn với các bước nhỏ hơn là thành công nhỏ với một bước lớn 54
43. Kỹ năng trả lời câu hỏi ✓ Hỏi một đằng trả lời một nẻo: ▪ Khi muốn lảng tránh ✓ Nhún vai (không có gì để nói): ▪ Khi vấn đề không tiện nói ✓ Chú ý: ▪ Chưa rõ, phải hỏi lại ▪ Chưa rõ câu trả lời, tìm cách kéo dài t/gian ▪ Không hấp tấp, kể cả khi đã sẵn sàng 55
44. Phản ứng? hay Hồi đáp? 56
45. Lời chưa nói ra, ta là chủ nó Lời nói ra rồi, nó là chủ ta 57
46. Nói là gieo, nghe là gặt 58
47. Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương 59
48. A B C Always Be Closing 60
49. Các cách chốt vấn đề ✓ Khai thác các phản đối tiềm ẩn: Sao, anh còn có gì vướng mắc thế? (Câu hỏi của nhà tâm lý vĩ đại Sigmund Freud) ✓ Tổng hợp các lợi ích: Anh có biết là anh sẽ lợi được bao nhiêu tiền nếu cộng tác với tôi không? (Câu hỏi của siêu người mẫu Cindy Crawford) 61
50. Các cách chốt vấn đề ✓ Thử đóng giao dịch: ▪ Vậy là về cơ bản chúng ta đã thống nhất để ký hợp đồng nhé? ✓ Mượn oai người khác: ▪ Anh có muốn biết thêm về một đối tác tin cậy đã sử dụng dịch vụ của chúng tôi không? (Giáo Hoàng Paul II: Và Chúa đã nói ) 62
51. Các cách chốt vấn đề ✓ Giả định về việc kết thúc: Anh muốn kết thúc giao dịch này ở chỗ anh hay ở chỗ chúng tôi? ✓ Tạo sức ép về thời gian Chắc anh sẽ không từ chối cơ hội ngàn năm có một như thế này chứ? Nó sẽ không lặp lại đâu! 63
52. Các cách chốt vấn đề ✓ Tạo các lợi ích phụ trội: Anh có nhận ra lợi ích phụ trội của chúng tôi không? ✓ Lật bài ngửa (Được ăn cả, ngã về không): Tóm lại tôi phải làm gì để anh chấp nhận vụ này? (Câu hỏi của ngôi sao phim cao bồi Clint Eastwood) 64
53. Từ chối không có nghĩa là không, mà nghĩa là chưa phải bây giờ. 65
54. Sai lầm nghiêm trọng nhất là sợ phạm sai lầm 66
55. Người thành công nhận ra cơ hội trong khó khăn Kẻ thất bại nhìn thấy khó khăn trong cơ hội 67
56. Kỹ năng đàm phán ✓ Tổng quan về đàm phán ✓ Quá trình đàm phán ✓ Văn hóa trong đàm phán 68
57. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá ✓ Văn hoá dân tộc: ▪ Khả năng chịu rủi ro ▪ Khoảng cách quyền lực ▪ Chủ nghĩa cá nhân ▪ Nam tính 69
58. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá ✓ Văn hoá tổ chức: ▪ Hướng ngoại / hướng nội ▪ Tập trung vào nhiệm vụ / xã hội ▪ Tuân theo chuẩn mực / cá nhân ▪ An toàn / mạo hiểm ▪ Tuỳ cơ ứng biến / hoạch định 70
59. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá ✓ Tính cách: Các kiểu người thường gặp ▪ Kiểu hợp tác ▪ Kiểu thoả hiệp ▪ Kiểu dàn xếp ▪ Kiểu điều khiển ▪ Kiểu tránh né 71
60. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá ✓ Khác biệt về ngôn ngữ và phi ngôn từ ✓ Khác biệt về quan niệm giá trị ✓ Khác biệt về tư duy và ra quyết định 72
61. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá Văn hoá gốc nông nghiệp Văn hoá gốc du mục Đông nam, nóng D Tây bắc, lạnh A Định cư A Du cư D Tôn trọng & hoà hợp A Coi thường & chế ngự D Trọng tình A Trọng sức mạnh D Hiếu hoà bao dung A Hiếu thắng, độc tôn D Linh hoạt D Nguyên tắc A Tổng hợp, trọng quan hệ A Phân tích, trọng yếu tố D Văn hoá trọng tĩnh Văn hoá trọng động 73
62. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá Loại văn hoá Phương Đông Phương Tây Nhu cầu xã hội Trọng ổn định Trọng phát triển Trọng tình, mềm Đặc tính xã hội Trọng lý, cứng rắn dẻo Tương quan xã Tập thể cộng Cá nhân hội đồng Khoảng cách Nhỏ (dân chủ, Lớn (quyết đoán, quyền lực bình đẳng) bất bình đẳng) Ứng xử văn hoá Linh hoạt Nguyên tắc 74
63. Ảnh hưởng của yếu tố văn hoá Loại văn hoá Phương Đông Phương Tây Về đối tượng Ưa tìm hiểu Ghét tò mò Về bản thân Trọng danh dự Trọng lý, lợi ích Cách thức giao Rõ ràng, dứt Vòng vo, giữ ý tiếp khoát Phong cách giao Hay cười, hài Nghiêm trang tiếp hước Nghi thức giao Phong phú Đơn giản tiếp 75
64. Đàm phán với Nhật ✓ Bước khởi đầu đàm phán: ▪ Xác định đối tượng • Thu thập thông tin chung • Địa vị và tiềm năng ▪ Các kênh thu thập thông tin ▪ Xác định cách tiếp cận thích hợp • Nên qua người hay tổ chức có uy tín 76
65. Đàm phán với Nhật ✓ Chuẩn bị đàm phán ▪ Tìm hiểu thị trường Nhật ▪ Chuẩn bị những đủ thông tin cần thiết về mình (Người Nhật thích xem hàng cụ thể trực tiếp) ✓ Đàm phán ▪ Bắt đầu bằng giới thiệu SF mẫu ▪ Thảo luận các điều kiện giao dịch ▪ Lưu ý tiến trình ra quyết định: Bản đề nghị chuyển lần lượt qua các phòng ban 77
66. Đàm phán với Nhật ✓ Hậu đàm phán ▪ Sau ký kết, nên nghiêm túc thực hiện ▪ Cố gắng duy trì, phát triển quan hệ kinh doanh 78
67. Đàm phán với Nhật ✓ Những lưu ý: ▪ Tuổi đồng nghĩa với khôn ngoan, kinh nghiệm ▪ Không chú ý nhiều vào người nói tiếng Anh ▪ Đưa từng vấn đề ra bàn, không đem hết 1 lúc ▪ Đừng nhân nhượng giá quá nhanh ▪ Tránh nhìn lâu vào mắt ▪ Không nên phá vỡ sự im lặng ▪ Coi trọng chữ tín, cam kết miệng hơn văn bản 79
68. Đàm phán với Nhật ✓ Chiến thuật thuyết phục tại bàn : ▪ Đặt câu hỏi ▪ Tự đề nghị ▪ Dùng chiến thuật xuất phát từ thực tế ▪ Im lặng 80
69. Đàm phán với Nhật ✓ Chiến thuật thuyết phục tại bàn: ▪ Thay đổi đề tài ▪ Giải lao và trì hoãn ▪ Nhượng bộ và cam kết ✓ Khai thác thông tin nội bộ / khi có thế mạnh: ▪ Nhóm chiến thuật xuất phát từ tính hiếu thắng 81
70. Đàm phán với Mỹ ✓ Giai đoạn tiền đàm phán ▪ Chuẩn bị thật kỹ lưỡng: • Thông tin, lực lượng • Thời gian, địa điểm • Trang phục, giao tiếp ✓ Giai đoạn đàm phán ▪ Loại bỏ lời lẽ rườm rà, vào ngay mục đích ▪ Thường dồn trí tuệ ngay sau xã giao ▪ Đưa nhiều vấn đề ngược là dấu hiệu bất thành 82
71. Đàm phán với Mỹ ✓ Giai đoạn đàm phán ▪ Đừng bị mê hoặc bởi các lợi ích lớn, hoặc ban ơn ▪ Số lượng lớn, chất lượng cao và cần giấy CN ▪ Hợp đồng thường soạn sẵn ▪ Điều khoản số chất lượng,TG giao hàng rất chặt chẽ ▪ Chú ý các điều khoản pháp lý 83
72. Đàm phán với Mỹ ✓ Giai đoạn hậu đàm phán ▪ Thường dùng hợp đồng hoặc giao kèo in sẵn ▪ Cần đọc, hiểu kỹ, có thể yêu cầu sửa ▪ Hợp đồng thường dài và phức tạp ✓ Phong cách đàm phán Mỹ ▪ Tôi có thể làm một mình ▪ Cứ gọi tôi là John ▪ Tiếng Pháp của tôi tệ lắm ▪ Xin ý kiến cấp trên: Khó chịu 84
73. Đàm phán với Mỹ ✓ Phong cách đàm phán Mỹ ▪ Đi thẳng vào vấn đề ▪ Đặt danh thiếp lên bàn: Trung thực ▪ Đừng ngồi đó im lặng, hãy nói đi ▪ Đừng bỏ cuộc giữa chừng ▪ Thường tách ra nhiều phần nhỏ ▪ Công việc là công việc 85
74. Đàm phán với Mỹ ✓ Chiến thuật xuất phát từ thực tế đàm phán: ▪ Lời hứa: Hứa hẹn kết quả tốt đẹp ▪ Lời khuyên: Khuyên để có kết quả tốt đẹp ▪ Các lợi ích: Đưa các lợi ích, để thuyết phục ▪ Đưa ra tiêu chuẩn thực tế. 86
75. Đàm phán với Mỹ ✓ Chiến thuật xuất phát từ tính hiếu thắng: ▪ Lời đe doạ: Đe doạ gặp kết quả xấu ▪ Lời cảnh báo: Báo trước kết quả xấu ▪ Đưa ra hình phạt: Đưa hình phạt để bắt buộc ▪ Chỉ các mục tiêu không thể thực hiện: Chỉ các mục tiêu vi phạm tiêu chuẩn ▪ Yêu cầu thực hiện lời hứa:Yêu cầu thực hiện 87
76. Đàm phán với Mỹ ✓ Chiến thuật trao đổi thông tin: ▪ Hứa hẹn: Hứa hẹn kèm điều kiện ▪ Tự đề nghị: Tự đề nghị các tiêu chuẩn ▪ Câu hỏi: Dùng câu hỏi để biết thông tin và khẳng định lập trường 88
77. So sánh Nhật - Mỹ Các giai đoạn Nhật Mỹ Làm quen Nhiều thời gian Ít thời gian hơn và chi phí Trao đổi thông Quan trọng nhất Ngắn gọn, trực tin tiếp, nhanh chóng Thuyết phục Thành công chủ Quan trọng nhất. yếu sau hậu Nhanh, áp đảo trường Nhượng bộ và Gần cuối mới Nhượng bộ và cam thoả thuận nhượng bộ kết xuyên suốt 89
78. Đàm phán với Nhật như cha và con trai, còn với Mỹ như hai anh em trai. 90
79. Giao tiếp với người Anh ✓ Bắt tay ✓ Giới thiệu và xưng hô ✓ Coi trọng riêng tư ✓ Không tin tưởng đàn ông dùng trang sức ✓ Làm việc 9h - 17h, tiệc buổi tối ✓ Không được đùa về Nữ hoàng Anh 91
80. Giao tiếp với người Pháp ✓ Thói quen dùng ngôn ngữ cơ thể khi nói ✓ Đừng đút tay vào túi khi nói chuyện ✓ Thói quen bắt tay khi đến và về ✓ Nghiêm túc trong công việc ✓ Cẩn trọng với đề nghị làm ăn đột ngột 92
81. Giao tiếp với người Pháp ✓ Tốt nhất nên có giới thiệu ✓ Phải hẹn trước, có thể phải xác nhận ✓ Cần tế nhị thong thả ✓ Mời ăn tối phải là nơi sang trọng, đắt tiền 93
82. Giao tiếp với người Đức ✓ Chào hỏi và bắt tay ✓ Coi trọng sự lịch thiệp với phụ nữ ✓ Trọng chức vị ✓ Không nên bàn chuyện chính trị ✓ Tặng hoa phải tự mang đến và bỏ gói giấy ✓ Rất coi trọng pháp luật 94
83. Những điều nên làm ✓ Coi đề nghị của đối tác mới là bước đầu ✓ Trích dẫn các kết quả nghiên cứu nếu cần ✓ Sử dụng thông tin của bên thứ ba ✓ Xoá bỏ sự im lặng ✓ Thúc đẩy thiện chí của đối tác 95
84. Những điều không nên làm ✓ Chào giá mình muốn trong lần đầu ✓ Để đối tác biết biên độ thương lượng ✓ Phỏng đoán ✓ Đề xuất cái gì mình không thể thực hiện ✓ Ra quyết định khi tức giận hoặc xúc động 96
85. Kỹ năng đàm phán ✓ Tổng quan về đàm phán ✓ Kỹ năng đàm phán ✓ Văn hóa trong đàm phán 97
86. Biết giấu ý định, mà không bị coi là nói dối. Tạo được sự tin cậy, mà không cả tin. Nhún nhường, quả quyết, mê hoặc người khác, mà không bị mê hoặc. Muốn nhiều tiền và vợ đẹp, nhưng vẫn dửng dưng trước phụ nữ và tiền. Đó là nhà đàm phán. 98
87. Dẫu tại bãi chiến trường Thắng hàng ngàn quân địch Không bằng tự thắng mình Chiến công ấy kỳ tích Kinh Pháp Cú – Bài 103 99
88. Suy cho cùng, cả cuộc đời là một chuỗi liên tục các đàm phán. Vì vậy, nghệ thuật đàm phán của ta quyết định hạnh phúc đời ta. 100